Ministerstwo Finansów finalizuje prace nad projektem nowelizacji ustawy o VAT, wprowadzającej obowiązkowy KSeF. W najnowszej wersji dokumentu, przedstawionej 11 kwietnia, resort uwzględnił wiele postulatów zgłoszonych w trakcie poprzednich konsultacji. Do tej wersji projektu można zgłaszać uwagi do 25 kwietnia. Jednym z rozwiązań, które uwzględnia wnioski przedsiębiorców, będzie możliwość przesyłanie do KSeF faktury z załącznikiem. Prawnicy zwracają jednak uwagę, że to rozwiązanie ma wiele ograniczeń.
Czytaj komentarz praktyczny w LEX: Kubiesa Patrycja, Struktura Krajowego Systemu e-Faktur>
Czytaj również: Rząd wprowadza kolejne zmiany w KSeF - jest projekt
Załącznik w określonej formie i po zgłoszeniu
- Po pierwsze, by skorzystać z możliwości przesłania do KSeF załącznika, trzeba będzie wcześniej zgłosić taki zamiar w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia te będzie można składać od 1 stycznia 2026 r., a szczegółowe warunki zostaną określone w rozporządzeniu do ustawy. Po drugie, Ministerstwo Finansów przyznaje w uzasadnieniu, że mimo iż rozwiązanie będzie dostępne dla wszystkich, to zostało zaprojektowane z myślą o konkretnych branżach. Chodzi przede wszystkim o firmy z branży energetycznej, paliwowej, gazowej i telekomunikacyjnej, które w załączniku do faktury zamieszczają powtarzalne, ujednolicone informacje (dotyczące jednostki miary, ilości i ceny). Nie będzie więc można dodać takich załączników, jak np. harmonogram prac, kosztorys czy protokół odbioru w formacie PDF czy JPG. Dotychczas było to częstą praktyką, m.in. w branży budowlanej, ułatwiającą ustalenie, czego dotyczy płatność na fakturze, a także zweryfikować, czy kwota podane na fakturze odpowiada cenie ustalonej w umowie. To oznacza, że wielu przedsiębiorców będzie musiało inaczej zorganizować obieg dokumentów - mówi Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Chojnacka & Łagowski.
Czytaj także w LEX: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie>
Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, funkcjonalność przesyłania faktur z załącznikiem będzie dostępna dla użytkowników systemu po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Ma to związek z "koniecznością ochrony systemu przed potencjalnymi zagrożeniami, w tym wzmożoną aktywnością cyberprzestępczą". Przetwarzanie danych w jednym pliku ma zminimalizować cyberzagrożenia.
Resort wyjaśnia też, że załącznik będzie stanowił integralną część e-faktury. Z tego względu struktura logiczna FA(3) zostaje rozbudowana o dodatkowy, fakultatywny węzeł Zalacznik. Dane w załączniku do faktury będą miały więc postać ustrukturyzowaną. Z drugiej jednak strony, dane te będą prezentowane w sposób elastyczny (gdyż podatnicy będą mieć możliwość samodzielnego definiowania zawartości niektórych pól) oraz uniwersalny (ponieważ możliwe będzie wskazywanie danych specyficznych dla różnych branż). Treści w załączniku będą pogrupowane w bloki danych, w ramach których znajdą się tabele wraz z ich opisami.
Zobacz szkolenie w LEX: Kowalski Radosław, Wystawianie faktur w KSeF w praktyce>
Część firm utrzyma podwójny obieg faktur
Również Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP, zwraca uwagę, że na nowych rozwiązaniach skorzystają przede wszystkim branże energetyczna, paliwowa, gazowa i telekomunikacyjna, w przypadku wystawiania zbiorczych faktur np. dla wielu punktów odbioru.
- Przedsiębiorcy muszą wziąć pod uwagę, że w załącznikach będzie można zamieścić tylko określone dane, zgodne ze schemą, co do zasady dotyczące elementów obowiązkowych faktury, nie może to być dowolny zakres danych. Załącznik nie będzie mógł zawierać np. zakresu i specyfikacji czasu wykonanych prac czy protokołu odbioru. W tym zakresie firmy będą musiały obsłużyć wysyłkę załączników poza KSeF - mówi Janina Fornalik.
Czytaj także komentarz w LEX: Pałys Andrzej, Pokrop Dorota, Krajowy System e-Faktur (KSeF) – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców>
Arkadiusz Łagowski wyjaśnia, że w wielu branżach wprowadzenie obligatoryjnego KSeF zautomatyzuje proces fakturowania. Jednak część firm, zwłaszcza w pierwszym okresie, będzie musiało mierzyć się z dodatkowymi obowiązkami.
- Faktury zostaną ujednolicone, co pozwoli zoptymalizować wewnętrzne procesy obiegu dokumentów. Ale część firm będzie musiało wypracować nowe rozwiązania. W niektórych branżach konieczne może być utrzymanie podwójnego obiegu dokumentów. Sprzedawcy będą więc wysyłać faktury do KSeF i dodatkowo, już poza KSeF, np. protokół odbioru. W praktyce przedsiębiorca prześle więc kontrahentowi mailem załącznik PDF, wraz z wizualizacją faktury z KSeF - mówi Arkadiusz Łagowski.
Nasz rozmówca zwraca też uwagę na ograniczoną funkcjonalność bezpłatnej aplikacji mobilnej KSeF przygotowanej przez Ministerstwo Finansów. Chodzi o narzędzia przewidziane z myślą o mniejszych przedsiębiorcach, którzy sporadycznie wystawiają faktury.
- Takie bezpłatne narzędzia nie dają możliwości wystawienia faktury w KSeF wraz z załącznikiem. W sytuacji gdy nabywcy będą wymagać od sprzedawców faktur z załącznikami, będzie to oznaczać dla sprzedawców konieczność skorzystania z programów komercyjnych - dodaje Arkadiusz Łagowski.
Dobrowolne faktury dla konsumentów
Przedsiębiorcy chwalą też rozwiązania, pozwalające na dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów. Decyzja będzie należała do sprzedawcy.
Jak wyjaśnia MF, sprzedawca będzie decydował, czy wystawia dla konsumenta e-fakturę w KSeF, czy decyduje się na wystawienie faktury na dotychczasowych zasadach. Oznacza to, że do wystawienia e-faktury nie będzie wymagana zgoda nabywcy – konsumenta. Jednak, tak jak dotychczas, by otrzymać fakturę, konsument będzie musiał zgłosić żądanie wystawienia takiego dokumentu przez nabywcę (zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT).
Czytaj także komentarz w LEX: Bartosiewicz Adam, Faktury elektroniczne>
- Faktura dla nabywcy niezarejestrowanego do VAT, nieposługujące się NIP oraz podmiotu zagranicznego będzie udostępniana przez wystawcę w sposób z takim nabywcą uzgodniony, czyli także możliwe jest wydanie faktury poza KSeF. Faktura wydana poza KSeF dla nabywcy niezarejestrowanego do VAT, nieposługującego się NIP oraz dla podmiotu zagranicznego będzie wymagała opatrzenia jej odpowiednim kodem weryfikacyjnym QR. Drugie rozwiązanie, które zostało uwzględnione w projekcie, to możliwość wystawiania faktur w trybie offline24 i przesyłania ich niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego do KSeF. Jest ono dedykowane przedsiębiorcom, u których wymaga tego specyfika działalności lub specyfika danej transakcji, które to okoliczności należy interpretować szeroko. - wyjaśnia MF.
Czytaj także artykuł w LEX: Malinowski Dariusz M., Główne zmiany dotyczące ewidencji podatkowych na rok 2025>
Cena promocyjna: 143.1 zł
|Cena regularna: 159 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 114.48 zł
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
