Patrycja Rojek-Socha: Panie Dyrektorze, MS jest w trakcie realizacji projektu cyfrowy sąd. Jakie są priorytety na najbliższy rok?
Grzegorz Polak: Przede wszystkim czekają nas pilotaże w obszarze spraw frankowych oraz Sądu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Prace nad nimi już się rozpoczęły. W ramach usprawnienia spraw frankowych uruchomiliśmy pilotaż Digitalnego Asystenta Sędziego oraz cyfryzacji pracy SOKiK . Są to projekty częściowo przenikające się zakresem. Kompleksowo analizujemy możliwość pracy w oparciu o dane cyfrowe – to jak je przetwarzać, jak dalej z nich korzystać i jak je automatyzować. Równolegle od wielu miesięcy prowadzimy projekt budowania nowego Elektronicznego Postępowania Upominawczego (EPU), jednej z tych kategorii postępowań, które już w polskim sądownictwie są prowadzone elektronicznie. Polskie sądownictwo wciąż bazuje na papierze, ale na szczęście mamy pewne wyspy, które są już cyfrowe.
Możemy podać przykłady?
Częściowo postępowanie rejestrowe, Krajowy Rejestr Sądowy, Krajowy Rejestr Zadłużonych. Elektroniczne Postępowanie Upominawcze jest pierwszym kompleksowym przykładem miejsca, gdzie całość spraw prowadzonych jest w wersji elektronicznej. W projekcie EPU 3.0 nie tylko budujemy system od nowa, ale dokładamy też te funkcjonalności, których nie było. Przede wszystkim nasz projekt zakłada automatyzację czynności, które są powtarzalne. Dążymy do poprawy jakości danych przez eliminację możliwości wprowadzania niepoprawnych wartości przez integrację z rejestrami zewnętrznymi i zastosowanie słowników. Dodatkowo system wymusza podanie wszystkich wymaganych danych. Usprawnieniu objęte są czynności z obszaru digitalizacji korespondencji przesłanej w formie papierowej, obejmujące automatyzację rozpoznania kategorii dokumentów oraz pobrania danych z zeskanowanych dokumentów. Kolejną kwestią, którą poprawiamy – bo postulowali o to użytkownicy – jest wprowadzenie kalendarza, funkcji przypomnień, powiadomień (również za pośrednictwem dedykowanych interfejsów systemowych) dla podmiotów realizujących w systemie liczne sprawy. Takie rozwiązania zostaną umieszczone w EPU najpóźniej w perspektywie połowy przyszłego roku. EPU jest dla nas dobrą podstawą do dalszych analiz. Bardzo istotne jest zbudowanie narzędzia, które pozwoli każdemu pracownikowi sądu, pracować na cyfrowym dokumencie. Takiego narzędzia do tej pory nie było. Zresztą wynika to z tego, że w sądach pracuje się głównie na papierze. My chcemy, by było odwrotnie. Zasadą powinna być praca na cyfrowych dokumentach. Budujemy więc taką przeglądarkę w ramach EPU i to będzie moduł, który następnie będzie mógł być wykorzystywany w kolejnym projekcie pilotażowym, czyli SOKiK.
Czytaj w LEX: Elektronizacja postępowania administracyjnego – sądownictwo administracyjne 2.0>
Czytaj: AI kusi prawników - brakuje jednak edukacji, szkoleń i dobrych przepisów>>
Jest szansa, że jeszcze w tym roku sąd ten będzie w pełni cyfrowy?
Jeszcze w tym roku chcemy umożliwić pilotażowo w SOKiK realizowanie większości czynności w formie cyfrowej. Zresztą przyznam, że mamy spore ułatwienie, bo SOKIK mieści się przy ul. Czerniakowskiej, gdzie na co dzień pracujemy – w związku z czym mamy też dosyć łatwy i szybki kontakt z wydziałem i możemy na bieżąco współpracować.
Czyli w praktyce, jak to będzie wyglądać?
Chcemy dać możliwość przeprowadzenia całej sprawy w wersji elektronicznej. Oczywiście dużym ułatwieniem jest to, że gros spraw, które już trafiają do SOKiK są w wersji cyfrowej. Ze względu jednak na to, że nie ma systemu, nie ma rozwiązań legislacyjnych, nie ma narzędzi, te dokumenty są drukowane i doręczane papierowo. Chociaż sprawa – zanim trafi do SOKiK jest procedowana przez Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów elektronicznie. To zmieniamy. Docelowo chcemy stworzyć centralny system repertoryjno-biurowego dla wszystkich sądów w sądownictwie powszechnym. W pierwszej kolejności chcemy stworzyć przeglądarkę akt, która będzie umożliwiała dostęp do dokumentów, możliwość oznaczania, możliwość tagowania, dołączania notatek, filtrowania. Żeby to było możliwe, te dokumenty muszą być przetworzone, czyli muszą być z dokumentu cyfrowego wyciągnięte dane, które możemy później zapisać.
Czy ministerstwo analizuje, jak rozwiązać problem tych akt papierowych, które już w sądach zalegają a np. są to dokumenty w toczących się sprawach? Digitalizacja?
Dokładnie tak. Współpracujemy w tym zakresie bardzo intensywnie z Sądem Apelacyjnym w Katowicach. Przygotowujemy kompleksowy materiał, który zdefiniuje, jak taka digitalizacja ma wyglądać. Zresztą chodzi o kilka obszarów. Pierwszy obejmuje akta bieżące, które już są w sądach. Trzeba zdecydować, kiedy i w jaki sposób zmienić ich formę z papierowej na cyfrową. Drugi obszar to dokumenty, które nieustannie wpływają. Jeżeli ktoś będzie chciał złożyć dokument w wersji papierowej, nawet wtedy gdy e-system będzie funkcjonował, to będzie miał taką możliwość. Musimy więc zdecydować, jak to będzie się odbywać i jak wersja papierowa będzie przekształcana w wersję cyfrową. Trzeci obszar to archiwa. Przechowywanie dziesiątek, jeśli nie setek kilometrów akt, generuje łącznie w całym sądownictwie ogromne koszty. Jeżeli bylibyśmy w stanie to masowo zdigitalizować i archiwizować już wyłącznie dokumenty cyfrowe, to będą to realne korzyści. Generalne założenie jest takie, że masowa digitalizacja ma jak najmniej obciążyć sądy. Wypracowanie rozwiązania skanowania akt i ich archiwizacji powierzyliśmy właśnie apelacji katowickiej, ale uzgadniamy szczegóły z wszystkimi dyrektorami, z wszystkimi apelacjami. To musi być ujednolicone i przeprowadzone dokładnie w ten sam sposób w całym kraju.
Czytaj także w LEX:Archiwizacja dokumentacji elektronicznej w zamówieniach publicznych>
Jak rozumiem założenie jest takie, że nawet w sytuacji, gdy sądy zostaną w pełni scyfryzowane, będzie opcja dla osób wykluczonych cyfrowo?
Przyjmujemy, że większość dokumentów wpływająca do sądów będzie cyfrowa. Już w tej chwili większość dokumentów, które trafiają do sądu, to są wydruki. I chodzi nie tylko o pełnomocników zawodowych, którzy w większości operują na dokumentach wytworzonych pierwotnie cyfrowo. Zakładamy, że obywatele też będą wybierać tę opcję. Przy czym zawsze musimy być przygotowani na to, że ktoś będzie chciał coś złożyć odręcznie i nasze rozwiązanie też będzie to zapewniać.
Czy digitalny asystent - bo pilotaż już trwa - sprawdza się?
W mojej ocenie tak. Przede wszystkim już na tym etapie można stwierdzić, że nasza koncepcja stałego zachęcania do ścisłej współpracy z nami i konsultacji naszego projektu przynosi efekty. 16 tysięcy użytkowników odpowiedziało na nasze pytanie o potrzebę szkoleń, co w mojej ocenie jest bardzo dobrym wynikiem. Będziemy szkolić z podstawowych narzędzi informatycznych dla użytkowników w wymiarze sprawiedliwości (sędziów, pracowników sądów). Okazało się również, że szkoleń z zakresu podstawowych narzędzi takich jak Word, Excel, EZD, AI, PowerPoint potrzebuje 81 proc. respondentów. W ramach programu na próbie 3 tysięcy akt pomyślnie przeprowadziliśmy testy digitalizacyjne i wiemy, że przyjęta koncepcja działa prawidłowo. Mamy też już pozytywnie zweryfikowane wstępne założenia do kalkulatora pozwalającego rozliczyć świadczenia. Co warte podkreślenia – mam nadzieję – że przyjęta przez nas koncepcja współpracy i współdziałania – wpisze się jako dobra praktyka na przyszłość, co będzie istotną korzyścią.
Pracownicy sądów, ale też sędziowie boją się cyfrowej rewolucji.
Dlatego rozesłaliśmy ankietę z pytaniami, czego tak naprawdę w tym momencie potrzebują w zakresie szkoleń. Bo prawda jest taka, że te szkolenia będą potrzebne i to często w podstawowym zakresie. Nie chcemy robić rewolucji - założenie jest takie, że opieramy się na pilotażach, nowych narzędziach – rozwiązania najpierw testujemy, sprawdzamy, eliminujemy błędy i wprowadzamy dalej. W przyszłym roku chcemy integrować moduł do wizualizacji akt i pracy z aktami z systemami repertoryjno-biurowymi już funkcjonującymi w sądach. Powtarzam, mamy świadomość, że rewolucja w przypadku tak kruchego organizmu, jakim są polskie sądy mogłaby doprowadzić do, delikatnie to nazwijmy, zatorów i utrudnień. My chcemy zapewnić pracownikom komfort przejścia na inny sposób pracy, nie tylko przez szkolenia, ale również angażując ich w aktywne uczestnictwo w procesie przygotowania systemu.
Panie Dyrektorze, kiedy pełnomocnik będzie mógł wnieść apelacje przez portal informacyjny sądu?
Wszystko oczywiście zależy od legislacji – tutaj propozycje zmian są na bardzo zaawansowanym etapie. Zmiany w przepisach są konieczne, by można było nowe funkcjonalności wprowadzić. W praktycznym zakresie – wdrażania zmian – bardzo ściśle współpracujemy z sądem apelacyjnym we Wrocławiu. Wykonawcy, którzy wspierają rozwijanie portalu, potrzebują między 6 a 9 miesięcy na to, żeby nowe funkcjonalności wdrożyć. Więc realnie zakładam, że będzie to przełom 2025 i 2026 roku.
Czytaj: Cyfryzacja w sądach nie tylko w sprawach frankowych>>
Zmiany w obu procedurach wejdą równocześnie w życie?
W mojej ocenie tak by było najlepiej. Przy czym to nie oznacza, że i inne zmiany nie będą wprowadzane w portalu informacyjnym sądu. Chodzi m.in. o zmianę jego wyglądu, by był bardziej przyjazny, chcemy jak najszybciej doprowadzić do integracji portalu informacyjnego z takimi narzędziami jak moduł tożsamości, który funkcjonuje już w polskim sądownictwie z centralnym podpisem elektronicznym, czy z Centralnym Repozytorium Dokumentów. Z mojego punktu widzenia właśnie CRD będzie takim sercem wszystkiego, co w zakresie cyfryzacji stworzymy w sądownictwie. To będzie miejsce, gdzie będą przechowywane wszystkie dokumenty funkcjonujące w polskich sądach. Dlatego tak ważny będzie proces integracji i przeniesienia do tego miejsca plików i dokumentów przekazywanych przez portal informacyjny sądów. Już teraz ustalamy harmonogram, by jak najszybciej tę integrację przeprowadzić.
Czytaj pytanie w LEX: W jaki sposób zweryfikować prawidłowość podpisu elektronicznego?>
Kalendarz pełnomocnika?
Mamy tę funkcjonalność praktycznie gotową do wdrożenia w Portalu. Potrzeba tylko ustalić reguły wykorzystania kalendarza.
A jak zostanie rozwiązany problem bezpieczeństwa cyfrowego sądu?
Oczywiście bezpieczeństwo jest przez nas brane pod uwagę na każdym etapie realizacji projektu, jest elementem, który na bieżąco weryfikujemy, sprawdzamy. Sprawdzamy, czy oprogramowanie jest bezpieczne lub nie posiada luk, które mogą być wykorzystane. Biuro Cyberbezpieczeństwa w MS aktywnie uczestniczy w tych wszystkich pracach. Natomiast, jeżeli mówimy o bezpieczeństwie fizycznym samych danych, to rozwiązaniem jest możliwość korzystania z rozwiązań opartych o macierze obiektowe, a nie jakiegoś jednego urządzenia czy nawet urządzeń, które będą zlokalizowane w jednej serwerowni. Nie wiem, czy będzie potrzeba zaangażowania w to wszystkich jedenastu apelacji, ale na pewno, dla bezpieczeństwa takich serwerów powinno być kilka, by synchronizowały między sobą dane, zapewniały zawsze ich dostępność.
Prowadzimy również prace, które zagwarantują spójność przetwarzanych danych, jak również pełną rozliczalność realizowanych w systemie czynności. W tym celu wykorzystamy między innymi rozwiązania oparte o metody kryptograficzne takie jak stempel czasowy, pieczęć elektroniczna czy rozwiązania blockchain. Naszym celem jest budowa rozwiązań, które nie tylko usprawnią pracę w sądach, ale również wyeliminują występujące aktualnie problemy i ograniczenia. Dążymy do zwiększenia dostępu, sprawności funkcjonowania i zaufania do wymiaru sprawiedliwości.
A co z prokuraturą?
Wykonała już ogromną pracę w zakresie przygotowania do obustronnej cyfrowej wymiany dokumentów i danych. W ubiegłym roku zakończyliśmy proces integracji systemu prokuratury z infrastrukturą centralną Ministerstwa Sprawiedliwości za pośrednictwem interfejsu API. Połączenie zostało przetestowane i technicznie działa bardzo dobrze. Ale żeby to miało sens, w sądzie musi być narzędzie, które będzie mogło obsłużyć pliki cyfrowe. Dlatego nad tym pracujemy - nie chcemy doprowadzić do sytuacji, w której nagle do sądu trafi jakiś pdf mający 700 czy 800 stron, a urzędnik albo sędzia będzie ręcznie scrolował na ekranie, żeby znaleźć to, co go interesuje. Tworzymy więc funkcjonalny i ergonomiczny interfejs graficzny użytkownika umożliwiający przeglądanie dokumentów i akt oparty o Centralne Repozytorium Dokumentów - musi działać przeglądarka akt. Liczymy na to, że do końca tego roku będziemy mogli pilotażowo uruchomić takie przesyłanie akt elektronicznych między prokuraturą a wybranym jednym lub dwoma sądami w wybranej kategorii spraw. Potem będziemy mogli takie narzędzie rozszerzać na kolejne sądy i na kolejne sprawy. W mojej ocenie to powinny być początkowo sprawy mało wrażliwe czasowo, wytypowane we współpracy z Prokuraturą Krajową, np. wniosek o zwolnienie z tajemnicy bankowej.
![[E-book] RODO dla AI](/gfx/prawopl/_thumbs/produkty_foto/82725/978-83-8390-361-3_,mXqL62OeqFTLkrXdmIyYmw.jpg)
Cena promocyjna: 152.09 zł
|Cena regularna: 169 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 121.68 zł
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
