Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 17 kwietnia 2025 r. w sprawie zasad ustalania przez kierowników niektórych urzędów rozkładu czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiaru w poszczególnych dniach tygodnia określa zasady ustalania przez kierowników urzędów rozkładu czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiaru w poszczególnych dniach tygodnia. Obejmuje urzędników państwowych oraz innych pracowników zatrudnionych w:

  • Biurze Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców;
  • Urzędzie Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej ;
  • Regionalnych Izbach Obrachunkowych;
  • IPN;
  • Urzędzie Państwowej Komisji do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15;
  • Biurze Rady Fiskalnej,
  • urzędach wymienionych w art. 1 ust. 2 ustawy o pracownikach urzędów państwowych (m.in. w Kancelarii Prezesa RM, urzędach ministrów, urzędach wojewódzkich, komendach, inspektoratach i innych jednostkach organizacyjnych stanowiących aparat pomocniczy kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich oraz kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży);
  • jednostkach wojskowych,
  • Komendzie Głównej Żandarmerii Wojskowej i innych jednostkach organizacyjnych Żandarmerii Wojskowej.

 

Rozkład a wymiar – dwa pojęcia, różne znaczenia

W dotychczasowym rozporządzeniu z 25 kwietnia 2007 r., dyrektor generalny urzędu (kierownik urzędu) ustalał rozkład i wymiar czasu pracy, biorąc pod uwagę, że praca powinna być wykonywana od poniedziałku do piątku w godzinach między 8.15 a 16.15. Dopiero jeżeli było to uzasadnione koniecznością zapewnienia sprawnej pracy urzędu i zróżnicowanym charakterem wykonywanych zadań, mógł ustalić inny rozkład i wymiar czasu pracy pracowników, obejmujący nieprzerwanie osiem godzin na dobę między godzinami 7.00 a 18. 00.

Nowe rozporządzenie odchodzi od sztywnej zasady, że praca ma być wykonywana między 8.15 a 16.15. Kierownik urzędu ustala rozkład czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiar w poszczególnych dniach tygodnia w taki sposób, aby praca w urzędzie była:

  1. wykonywana od poniedziałku do piątku, nieprzerwanie przez 8 godzin każdego dnia;
  2. rozpoczynana nie wcześniej niż o godzinie 7.00 i nie później niż o godzinie 10.00.


Ważne! Za normę odnośnie rozkładów przyjęto to, co do tej pory było wyjątkiem – na podstawie dotychczasowych przepisów dyrektor generalny urzędu (kierownik urzędu) mógł ustalić rozkład i wymiar czasu pracy pracowników, obejmujący nieprzerwanie osiem godzin na dobę między godzinami 7.00 a 18.00, jeżeli było to uzasadnione koniecznością zapewnienia sprawnej pracy urzędu i zróżnicowanym charakterem wykonywanych zadań.

Wskazuje się tutaj na dwa pojęcia:

  • rozkładu czasu pracy, które obejmuje w tym ujęciu godziny pracy,
  • wymiar czasu pracy, które odnosić należałoby do stosowanego systemu czasu pracy.

Przykład: Jeżeli kierownik planuje ustalić dzień np. 9-godzinnej pracy, to nie może jednocześnie zobowiązać pracowników objętych systemem podstawowym do pracy przez te 9 godzin. Konieczne jest ustalanie rozkładów harmonogramowych, przewidujących różne pory wykonywania pracy poszczególnych pracowników. 9-godzinna praca może być przewidziana jedynie w systemie równoważnym.

Przykład: Ustalając w systemie równoważnym stały rozkład czasu pracy, w którym w stałych dniach tygodnia będą stosowane wydłużenia ponad i skrócenia czasu pracy poniżej 8 godzin (np. poniedziałki z 10 godzinną pracą i piątki z 6 godzinną, wt. - czw. praca po 8 godzin) należy pamiętać, że wymiar czasu pracy ustalany jest nie dla tygodnia, ale dla okresu rozliczeniowego. Układ dni kalendarzowych i świąt w okresie rozliczeniowym wymuszać będzie analizę takiego rozkładu i dokonywanie stosownych korekt tak, by zachować wymiar czasu pracy dla okresu rozliczeniowego, np. poprzez skrócenie pracy w jeden z poniedziałków okresu rozliczeniowego do 8 godzin, planując takie skrócenie w różnych terminach dla różnych osób co pozwoli na zachowanie ciągłości wykonywania pracy.

 

Dłuższy dzień pracy i praca zmianowa

Tak jak dotychczas, w urzędach, w których są wykonywane zadania związane z obsługą interesantów, kierownik urzędu ustala pracownikom rozkład czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiar w poszczególnych dniach tygodnia w taki sposób, aby co najmniej w jednym dniu tygodnia zadania te były wykonywane przez urząd między godziną 8.00 a godziną 18.00.

Wydłużenie godzin pracy urzędu jednego dnia jest problematyczne w kontekście doby pracowniczej, gdyż siłą rzeczy – jeżeli dzień taki nie jest dniem bezpośrednio przed dniami wolnymi oraz pracownicy objęci są systemem podstawowym czasu pracy – poszczególni pracownicy będą rozpoczynać tego dnia pracę o różnych godzinach, często zaś wielu z nich kolejnego dnia będzie miało wcześniejszą godzinę rozpoczęcia pracy.

Postanowienie rozporządzenia samo w sobie nie pozwala na ponowne rozpoczynanie pracy w niezakończonej dobie pracowniczej. Dla ustalenia rozkładu, w którym byłoby to możliwe niezbędne jest wprowadzenie ruchomych (zmiennych) rozkładów w oparciu o przepisy art. 150 i 140(1) k.p.

Przykład: Jeżeli pracownicy rozpoczynaliby pracę np. w poniedziałki o 10.00, a we wtorki o 7.00 powstawałaby permanentna praca w godzinach nadliczbowych wynikających z samej organizacji pracy - praca od 7.00 do 10.00 we wtorki byłaby pracą w niezakończonej dobie pracowniczej, gdyż doba liczona jest jako 24 godziny od godziny rozpoczęcia pracy zgodni z rozkładem. Dla ustalenia takiego rozkładu niezbędne byłoby zawarcie porozumienia dotyczącego stosowanie ruchomych (zmiennych) rozkładów.

 

Potrzeby pracowników a potrzeby urzędu

Obecne par. 3 i 4 rozporządzenia są powtórzeniem dotychczasowych rozwiązań:

  1. ze względu na szczególny charakter zadań wykonywanych na danym stanowisku pracy kierownik urzędu może ustalić rozkład czasu pracy dla pracownika zatrudnionego na tym stanowisku pracy tak, aby przewidywał pracę zmianową, przypadającą między godziną 6.00 jednego dnia a godziną 6.00 następnego dnia, w systemie czasu pracy, który ma zastosowanie do tego pracownika;
  2. ze względu na szczególny charakter zadań wykonywanych w komórce organizacyjnej lub na danym stanowisku pracy kierownik urzędu może ustalić dniem pracy dla pracowników zatrudnionych w tej komórce organizacyjnej lub dla pracownika zatrudnionego na tym stanowisku pracy dzień tygodnia niebędący dniem pracy w urzędzie (w tym dzień wolny wyznaczony w oparciu o nowe regulacje rozporządzenia);
  3. ustalając rozkład i wymiar czasu pracy, kierownik urzędu w miarę możliwości bierze pod uwagę ważne względy osobiste lub rodzinne pracowników; w praktyce nie jest to regulacja jakikolwiek sposób wiążąca dla kierownika i tworząca roszczenia po stronie pracownika, można ją przyrównać do ogólnej wskazówki działania zgodnego z zasadami współżycia społecznego w zakresie uwzględniania potrzeb pracowników, przy podstawowym – a niedookreślonym - wyznaczniku, jakim są potrzeby urzędu („w miarę możliwości” - uwzględniając realizowane zadania, organizację pracy, obsadę pracowniczą itp.).