Wyznaczanie dni wolnych w urzędach państwowych a nowe rozporządzenie

Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 17 kwietnia 2025 r. w sprawie zasad ustalania przez kierowników niektórych urzędów rozkładu czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiaru w poszczególnych dniach tygodnia określiło ogólne zasady wyznaczania przez kierowników urzędów dni wolnych od pracy. Rozporządzenie odnosi się do urzędników państwowych i innych pracowników zatrudnionych w Biurze Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców, Urzędzie Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, regionalnych izbach obrachunkowych; Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu; Urzędzie Państwowej Komisji do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 oraz Biurze Rady Fiskalnej. A także do osób zatrudnionych urzędach, o których mowa w ust. 2 ustawy z 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych. Przepisy stosuje się je również do pracowników, o których mowa w art. 43 ust. 1 i 1a tej ustawy (pracowników zatrudnionych w jednostkach wojskowych oraz pracowników zatrudnionych w Komendzie Głównej Żandarmerii Wojskowej i innych jednostkach organizacyjnych Żandarmerii Wojskowej). Rozporządzenie określa, że kierownik urzędu:

wyznacza dla pracowników dni wolne od pracy z tytułu obniżenia wymiaru czasu pracy;
może wyznaczać dni wolne od pracy podlegające odpracowaniu.

Przeczytaj także: Rozkłady czasu pracy w urzędach według nowych zasad – co się zmienia?

Dzień wolny za święto

Zgodnie z art. 130 par. 2 k.p. każde święto występujące w okresie rozliczeniowym, które przypada w innym dniu niż niedziela, obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Dotyczy to również sytuacji, gdy święto przypada w dniu wolnym od pracy, o ile jest to dzień inny niż niedziela.

Przepisy nie wskazują wprost na to, że święto przypadające w dniu wolnym powiązane być musi z udzieleniem innego dnia wolnego. Taki obowiązek wynika jednak z obowiązku zapewnienia pracownikom łącznej liczby dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającej co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie.

Przykład: Jeżeli rozkład czasu pracy opiewa na stałe 5 dni pracy w tygodniu, to musi zostać wyznaczony inny dzień wolny za święto przypadające rozkładowo wolnym dniu, by zachowana została minimalna liczba dni wolnych w okresie rozliczeniowym czasu pracy.

Jeżeli jednak pracownik pracuje np. po 4 dni tygodniowo (np. będąc zatrudnionym w niepełnym wymiarze albo w systemie równoważnym), to nie jest konieczne określanie dodatkowego dnia wolnego w związku ze świętem przypadającym w dniu wolnym.

Wyznaczając dzień wolny za święto przypadające w dniu wolnym, w praktyce najczęściej w sobotę, należy zwrócić uwagę na liczbę godzin pracy, co szczególnie istotne jest przy systemie równoważnym.

Przykład: Za przypadające w sobotę święto kierownik urzędu wyznaczył piątek dniem wolnym. W tym dniu część pracowników zatrudnionych w systemie równoważnym miało zaplanowane 6 godzin pracy.

W tym przypadku został prawidłowo wyznaczony dzień wolny, ale święto obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin, co wiąże się z tym, że konieczne jest przeanalizowanie rozkładu czasu pracy tych osób i dostosowanie go, tak by w okresie rozliczeniowym zaplanowana była ilość godzin równa wymiarowi czasu pracy dla tego okresu rozliczeniowego. Sam dzień wolny obniżył bowiem w tej sytuacji wymiar czas pracy jedynie o 6 godzin, zaś w związku ze świętem wymiar czasu pracy ulega obniżeniu o 8 godzin.

Ważne! W rozporządzeniu wprost wskazano, że z tytułu Święta Narodowego Trzeciego Maja w 2025 r. kierownik urzędu, w którym nie działa jednocześnie korpus służby cywilnej, może wyznaczyć dzień wolny od pracy.

Wyznaczenie innych dni wolnych

Wskazana w rozporządzeniu (par. 5 ust. 1 pkt 2) możliwość wyznaczania innych dni wolnych za odpracowaniem nie zostało powiązane z jakimikolwiek sytuacjami, które miałyby uzasadniać takie działanie. Nie oznacza to całkowitej dowolności, priorytetem w każdym przypadku musi być właściwe wykonywanie zadań, obsługa interesantów. Może to przykładowo być wykorzystane w przypadku długi weekendów, ale też dla organizacji sobotniej pracy w związku np. z jakąś akcją informacyjną, dniem otwartym itp.

W przypadku gdy w urzędzie nie działa jednocześnie korpus służby cywilnej, kierownik urzędu wyznacza do odpracowania dnia wolnego od pracy sobotę przypadającą:

w tym samym okresie rozliczeniowym co wyznaczony dzień wolny lub
w następnym okresie rozliczeniowym.

Rozwiązanie to jest odstępstwem od reguły, zgodnie z którą przy ustalaniu zarówno wymiaru czasu pracy, jak i dni pracy i dni wolnych od pracy „poruszamy się” po okresie rozliczeniowym czasu pracy. Przeniesienie dnia odpracowania na kolejny okres rozliczeniowy wprost oznaczać będzie wyjątek od tej reguły połączony z niedopracowaniem w jednym okresie rozliczeniowym wymiaru czasu pracy (dzień wolny) oraz nadpracowaniem w kolejnym (dzień odpracowania). Opierając się na tym, że rozporządzenie tworzy wprost podstawę dla takiego działania, odpracowania nie będziemy w takich sytuacjach traktować jako skutkującego przekroczeniem średniotygodniowym czasu pracy.

Ważne! Jeżeli odpracowanie nie jest wyznaczane w tym samym okresie rozliczeniowym, to może zostać wyznaczone tylko w okresie rozliczeniowym przypadającym bezpośrednio po tym, w którym kierownik ustalił dzień wolny. Nie jest dopuszczalne wyznaczenie do w dalszych okresach rozliczeniowych.

O wyznaczeniu dnia wolnego od pracy podlegającego odpracowaniu niezwłocznie informowani są pracownicy oraz interesanci, w sposób przyjęty w danym urzędzie. Za podstawowy sposób informacji należy uznać stronę internetową oraz tablicę ogłoszeń urzędu. Odrębnie kierownik urzędu informuje o oznaczeniu soboty dniem, w którym wykonuje się pracę w zamian za dzień wolny. Obowiązany jest to zrobić z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. To rozbicie informacji na dwie wskazuje na to, że nie ma wprost obowiązku ustalenia terminu odpracowania w momencie wyznaczania dnia wolnego. Jeżeli jednak tak się stanie – co można przyjmować, że będzie częściej występowało – w pełni trafne jest poinformowanie pracowników i interesantów jedną informacją.

Urząd z korpusem służby cywilnej

W sytuacji gdy w urzędzie administracji rządowej działa jednocześnie korpus służby cywilnej, dni wolne wyznacza się w terminach dni wolnych od pracy wyznaczonych dla członków korpusu służby cywilnej w Zarządzeniu Prezesa RM wydanym na podstawie art. 97 ust. 3 pkt 2 lub 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. z 2024 r. poz. 409).

Ważne! W takich przypadkach kierownik urzędu nie ma żadnej innej możliwości niż oprzeć się wprost na zarządzeniu Prezesa RM. Nie oznacza to jednak, że zarządzenie Prezesa RM obowiązuje wprost – kierownik urzędu ma wyznaczyć dni wolne.

Odpracowanie dodatkowego dnia wolnego następuje także w dniu wyznaczonym do odpracowania dla członków korpusu służby cywilnej.

Nowość