Decyzja 2025/9 w sprawie stanowiska, które ma być zajęte w imieniu Unii Europejskiej w ramach Wspólnego Komitetu ds. Monitorowania i Przeglądu ustanowionego na podstawie Umowy o dobrowolnym partnerstwie pomiędzy Unią Europejską a Kooperacyjną Republiką Gujany dotyczącej egzekwowania prawa, zarządzania i handlu w dziedzinie leśnictwa oraz handlu produktami z drewna wprowadzanymi na terytorium Unii Europejskiej, w odniesieniu do ustanowienia regulaminu Wspólnego Komitetu ds. Monitorowania i Przeglądu oraz procedur roboczych dla arbitrażu

DECYZJA RADY (UE) 2025/9

z dnia 12 grudnia 2024 r.

w sprawie stanowiska, które ma być zajęte w imieniu Unii Europejskiej w ramach Wspólnego Komitetu ds. Monitorowania i Przeglądu ustanowionego na podstawie Umowy o dobrowolnym partnerstwie pomiędzy Unią Europejską a Kooperacyjną Republiką Gujany dotyczącej egzekwowania prawa, zarządzania i handlu w dziedzinie leśnictwa oraz handlu produktami z drewna wprowadzanymi na terytorium Unii Europejskiej, w odniesieniu do ustanowienia regulaminu Wspólnego Komitetu ds. Monitorowania i Przeglądu oraz procedur roboczych dla arbitrażu

RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 207 ust. 4 akapit pierwszy, w związku z art. 218 ust. 9,

uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Umowa o dobrowolnym partnerstwie pomiędzy Unią Europejską a Kooperacyjną Republiką Gujany dotycząca egzekwowania prawa, zarządzania i handlu w dziedzinie leśnictwa oraz handlu produktami z drewna wprowadzanymi na terytorium Unii Europejskiej ¹  (zwana dalej "Umową") została zawarta przez Unię w drodze decyzji Rady (UE) 2023/904 ²  i weszła w życie w dniu 1 czerwca 2023 r.

(2) Zgodnie z art. 20 ust. 1 Umowy Wspólny Komitet ds. Monitorowania i Przeglądu (JMRC) ustanowiono, aby ułatwić zarządzanie Umową oraz jej monitorowanie i przeglądu, w tym zarządzania niezależnym audytem, a także aby ułatwić dialog i wymianę informacji między Stronami Umowy. W art. 20 ust. 3 Umowy przewidziano, że JMRC opracowuje własny regulamin.

(3) Zgodnie z art. 26 ust. 1 Umowy, w przypadku gdy Stronom Umowy nie uda się rozstrzygnąć sporu w drodze konsultacji i, w odpowiednim przypadku, mediacji, jedna ze Stron może złożyć wniosek o powołanie zespołu arbitrażowego. W art. 26 ust. 5 Umowy przewidziano, że JMRC ustanawia procedury robocze dla arbitrażu.

(4) Na swoim następnym posiedzeniu JMRC przyjmie decyzję ustanawiającą jego regulamin oraz procedury robocze dla arbitrażu.

(5) Unia powinna ustalić stanowisko, które należy zająć w ramach JMRC w odniesieniu do przyjęcia decyzji ustanawiających regulamin JMRC oraz procedury robocze dla arbitrażu.

(6) Stanowisko Unii w ramach JMRC powinno zatem być oparte na dołączonym projekcie decyzji,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

1. Stanowisko, które ma być zajęte w imieniu Unii w ramach Wspólnego Komitetu ds. Monitorowania i Przeglądu (JMRC) ustanowionego na podstawie Umowy o dobrowolnym partnerstwie między Unią Europejską a Kooperacyjną Republiką Gujany dotyczącej egzekwowania prawa, zarządzania i handlu w dziedzinie leśnictwa oraz handlu produktami z drewna wprowadzanymi na terytorium Unii Europejskiej, oparte jest na projektach decyzji JMRC dałączonych do niniejszej decyzji.

2. Niewielkie zmiany techniczne w projektach decyzji JMRC mogą być uzgadniane przez przedstawicieli Unii w JMRC bez dalszej decyzji Rady.

Artykuł  2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

Sporządzono w Brukseli dnia 12 grudnia 2024 r.

PROJEKT

DECYZJA Nr

JMRC w sprawie przyjęcia regulaminu JMRC, o którym mowa w art. 20 Umowy pomiędzy UE a Gujaną

JMRC,

uwzględniając Umowę pomiędzy UE a Gujaną, która została podpisana w Montrealu w Kanadzie w dniu 15 grudnia 2022 r. i weszła w życie w dniu 1 czerwca 2023 r., w szczególności jej art. 20 ust. 3,

a także mając na uwadze, co następuje:

1. JMRC przyjmuje swój regulamin i wykonuje swoje funkcje określone w załączniku X do Umowy.

2. Zgodnie z art. 20 ust. 2 Umowy regulamin przyjmuje się w drodze konsensusu Stron.

3. Regulamin jest wiążący dla Stron.

JMRC STANOWI, CO NASTĘPUJE:

1. Ustanawia się regulamin JMRC zgodnie z załącznikiem do niniejszej decyzji.

2. Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem .. r.

Sporządzono w ...

ZAŁĄCZNIK

REGULAMIN JMRC

Artykuł  1

Reprezentacja Stron

1. JMRC składa się z przedstawicieli Stron na szczeblu ministerialnym lub szczeblu wyższych rangą urzędników.

2. Reprezentacją UE w JMRC kieruje Szef Delegatury Unii Europejskiej w Gujanie (lub osoba odpowiedzialna za kwestie związane z Gujaną), a w jej skład wchodzą przedstawiciele Komisji Europejskiej w liczbie nieprzekraczającej 10 przedstawicieli.

3. Reprezentacją Gujany przy JMRC kieruje Minister ds. Zasobów Naturalnych, a w jej skład wchodzą: Komisarz ds. Lasów, urzędnicy Ministerstwa Zasobów Naturalnych, Ministerstwa Finansów, Ministerstwa Handlu, Ministerstwa Pracy, Ministerstwa ds. Społeczności Indiańskich, wszelkich innych ministerstw lub agencji rządowych, w zależności od potrzeb, oraz Komisji Leśnej, w liczbie nieprzekraczającej 10 przedstawicieli.

4. Każda ze Stron przekazuje Sekretariatowi (o którym mowa w art. 7) na piśmie nazwiska, dane kontaktowe oraz informację o funkcjach swoich przedstawicieli przy JMRC. Uznaje się, że przedstawiciele ci są upoważnieni do reprezentowania danej Strony do dnia, w którym Strona powiadomi Sekretariat o nowym przedstawicielu.

Artykuł  2

Przewodnictwo

JMRC przewodniczą wspólnie Minister ds. Zasobów Naturalnych w imieniu Gujany i Szef Delegatury Unii Europejskiej w Gujanie (lub osoba odpowiedzialna za kwestie związane z Gujaną) w imieniu UE. Przewodniczący mogą uzgodnić, że będą zastępowani odpowiednio przez wyznaczoną przez siebie osobę. Wyznaczona osoba wykonuje wszystkie prawa tego przewodniczącego.

Artykuł  3

Obserwatorzy reprezentujący zainteresowane strony

1. Do udziału w posiedzeniach JMRC i Komitetu Technicznego JMRC zaprasza się w charakterze obserwatorów krajowe zainteresowane strony w Gujanie reprezentujące społeczeństwo obywatelskie, lokalne i międzynarodowe organizacje pozarządowe, sektor prywatny i ludność rdzenną, które to zainteresowane strony zwane są dalej "obserwatorami reprezentującymi zainteresowane strony"; wyjątkiem są sesje uznane przez przewodniczących za zarezerwowane wyłącznie dla przedstawicieli Stron.

2. Sekretariat zaprasza odpowiednie krajowe organizacje zainteresowanych stron reprezentujące społeczeństwo obywatelskie, lokalne i międzynarodowe organizacje pozarządowe, sektor prywatny i ludność rdzenną do mianowania/ wyboru, zgodnie z ich własnymi procedurami, ich obserwatorów i zastępców do JMRC i Komitetu Technicznego JMRC na okres dwóch lat, według następującego klucza:

– społeczeństwo obywatelskie i organizacje pozarządowe działające w sprawach związanych z leśnictwem lub środowiskiem: dwóch (2) obserwatorów;

– organizacje ludności rdzennej: dwóch (2) obserwatorów;

– sektor prywatny: dwóch (2) obserwatorów.

3. Organizacje zainteresowanych stron przekazują Sekretariatowi na piśmie nazwiska, dane organizacji i dane kontaktowe swoich mianowanych/wybranych obserwatorów, a także ich zastępców. Zainteresowane strony przekażą Sekretariatowi również informacje dotyczące procedury wyboru obserwatorów.

4. Obserwatorzy reprezentujący zainteresowane strony mogą przedłożyć Sekretariatowi dokumenty dotyczące konkretnych punktów porządku obrad nie później niż 7 dni kalendarzowych przed posiedzeniem JMRC. Jeżeli Sekretariat potwierdzi znaczenie i wartość dodaną przedłożonych dokumentów, oznacza je jako "przeznaczone do celów informacyjnych" i przekazuje przedstawicielom Stron.

5. Obserwatorzy nie mają prawa głosu ani żadnej roli decyzyjnej w odniesieniu do decyzji i zaleceń, które mają zostać przyjęte przez JMRC lub przez jeden z jego organów.

Artykuł  4

Komitet Techniczny JMRC

1. JMRC jest wspierany w wykonywaniu swoich obowiązków przez komitet złożony z przedstawicieli Stron na szczeblu urzędowym, zwany dalej "Komitetem Technicznym JMRC".

2. Komitet Techniczny JMRC, zwany dalej "Komitetem Technicznym", przygotowuje posiedzenia i obrady JMRC, w stosownych przypadkach wdraża decyzje JMRC oraz ogółem zapewnia ciągłość JMRC i właściwe funkcjonowanie Umowy. Komitet bada każdą sprawę przekazaną mu przez JMRC, a także wszelkie inne sprawy, które mogą pojawić się w trakcie bieżącego wdrażania Umowy.

3. Komitetowi Technicznemu przewodniczą wspólnie Szef ds. Współpracy Delegatury Unii Europejskiej w Gujanie (lub osoba odpowiedzialna za kwestie związane z Gujaną) oraz Komisarz ds. Lasów lub osoby przez nich wyznaczone.

4. Przedstawicielami UE w Komitecie Technicznym są urzędnicy Delegatury Unii Europejskiej w Gujanie i Komisji Europejskiej.

5. Przedstawicielami Gujany w Komitecie Technicznym są urzędnicy z:

– Ministerstwa Zasobów Naturalnych

– Ministerstwa Finansów

– Gujańskiej Komisji Leśnej (GFC)

– lub jakiekolwiek innego ministerstwa lub jakiejkolwiek innej agencji istotnych dla wykonania Umowy.

6. Komitet Techniczny spotyka się regularnie i co najmniej przed każdym posiedzeniem JMRC.

7. W przypadku gdy posiedzenie Komitetu Technicznego odbywa się niezależnie od posiedzenia JMRC, koordynator sporządza wspólny protokół podsumowujący dyskusje, który podpisują przewodniczący. Sekretariat udostępnia ten protokół przewodniczącym JMRC.

8. Sekretariat JMRC zapewnia Komitetowi Technicznemu wsparcie administracyjne.

9. Komitet Techniczny stosuje niniejszy regulamin odpowiednio.

10. Komitet Techniczny nie ma uprawnień decyzyjnych, ale może przedstawiać JMRC zalecenia.

Artykuł  5

Podkomitety JMRC

1. Zgodnie z pkt 3.11 załącznika V do Umowy Strony mogą, w stosownych przypadkach, ustanowić podkomitety JMRC, które zajmą się konkretnymi obszarami związanymi z wdrażaniem Umowy. JMRC określa cel, skład, czas trwania, zadania i metody pracy takich podkomitetów. Strony wyznaczają swoich przedstawicieli do podkomitetów i informują o tym Sekretariat. Wszelką stosowną korespondencję, wszelkie dokumenty i informacje przekazywane między punktami kontaktowymi każdego podkomitetu przesyła się również do Sekretariatu.

2. Na każdym zwyczajnym posiedzeniu JMRC otrzymuje od każdego podkomitetu sprawozdania z jego działalności i postępów prac, w tym zalecenia dla JMRC w celu dokonania przeglądu i podjęcia odpowiednich działań.

3. O ile JMRC nie uzgodni inaczej, podkomitety stosują niniejszy regulamin odpowiednio.

4. Podkomitety nie mają uprawnień decyzyjnych, ale mogą przedstawiać JMRC zalecenia.

Artykuł  6

Eksperci i podmioty wdrażające

1. Przewodniczący mogą zapraszać ekspertów do udziału w posiedzeniach Komitetu Technicznego, JMRC lub podkomitetów na zasadzie ad hoc w celu przekazania przez tych ekspertów informacji na konkretne tematy i wyłącznie w odniesieniu do tych części posiedzenia, na których takie konkretne tematy są omawiane.

2. Przewodniczący mogą wyrazić zgodę na zaproszenie podmiotów zaangażowanych we wdrażanie Umowy ("podmioty wdrażające") do udziału w posiedzeniach Komitetu Technicznego JMRC lub JMRC, a także, w stosownych przypadkach, podkomitetów lub ich części na zasadzie ad hoc w celu przekazania przez te podmioty informacji i aktualizacji, a także otrzymania przez nie wytycznych i porad na temat ich działań oraz wkładu we wdrażanie Umowy i osiąganie jej celów.

Artykuł  7

Sekretariat

1. Urzędnik Delegatury Unii Europejskiej w Gujanie oraz urzędnik Gujańskiej Komisji Leśnej pełnią wspólnie funkcję Sekretariatu JMRC ("Sekretariat"). Każda ze Stron przekazuje drugiej Stronie imię i nazwisko, informację o funkcji/s- tanowisku oraz dane kontaktowe urzędnika będącego członkiem Sekretariatu. Uznaje się, że urzędnik ten pozostaje członkiem Sekretariatu jako przedstawiciel danej Strony do dnia, w którym Strona ta powiadomi drugą Stronę o nowym członku.

2. Sekretariat zapewnia wsparcie administracyjne JMRC i Komitetowi Technicznemu, a także wszelkim podkomitetom utworzonym przez JMRC.

3. W wykonywaniu swoich zadań Sekretariat jest wspierany przez koordynatora, o którym mowa w art. 8.

Artykuł  8

Koordynacja

1. JMRC korzysta z usług niezależnej i bezstronnej osoby w celu ułatwienia interakcji, dialogu i dyskusji między Stronami, jak również między Stronami a zainteresowanymi stronami w związku z wdrażaniem Umowy, która to osoba jest zwana dalej "Koordynatorem".

2. Zadania Koordynatora obejmują:

– zapewnianie wsparcia we wszystkich kwestiach związanych z organizacją posiedzeń JMRC, Komitetu Technicznego, podkomitetów, w tym w zakresie porządku obrad, zaproszeń, logistyki i wszelkich innych kwestii na żądanie Sekretariatu;

– moderowanie dyskusji podczas posiedzeń JMRC, Komitetu Technicznego i podkomitetów; sporządzanie notatek z dyskusji i przedstawianie, w zależności od potrzeb, projektu dokumentu roboczego / wspólnego protokołu posiedzenia lub podsumowania dyskusji;

– określanie, we współpracy ze Stronami, wszystkich odpowiednich zainteresowanych stron oraz, w razie potrzeby, wspieranie procesów mianowania/wyboru przedstawicieli na obserwatorów reprezentujących zainteresowane strony;

– pomoc w przygotowywaniu rocznego sprawozdania z wdrażania umowy o dobrowolnym partnerstwie;

– określanie i zgłaszanie Sekretariatowi wszelkich kwestii związanych z realizacją ram wspólnego wdrożenia lub ogólnym wdrażaniem umowy o dobrowolnym partnerstwie;

– zapewnianie wsparcia na żądanie w kwestiach związanych z finansowaniem i z koordynacją darczyńców;

– określanie i zgłaszanie Sekretariatowi wszelkich kwestii związanych z synergią z innymi odpowiednimi inicjatywami, w tym m.in. z partnerstwem leśnym między Gujaną a UE oraz z REDD+;

– odpowiadanie na wszelkie wnioski Sekretariatu lub przewodniczących JMRC, Komitetu Technicznego i podkomitetów;

3. Koordynator działa pod kierunkiem i nadzorem Sekretariatu, który jest stale informowany o działaniach Koordynatora.

Artykuł  9

Dokumenty

W przypadku gdy podczas obrad JMRC lub Komitetu Technicznego wykorzystuje się pisemne dokumenty uzupełniające, dokumenty takie są numerowane i rozsyłane przez Sekretariat jako dokumenty JMRC, a następnie wymienione w dokumencie roboczym lub we wspólnym protokole posiedzenia.

Artykuł  10

Korespondencja

1. Przedstawicielami Stron odpowiedzialnymi za oficjalną komunikację dotyczącą wdrażania Umowy są Szef Delegatury Unii Europejskiej w Gujanie (lub osoba odpowiedzialna za kwestie związane z Gujaną) w imieniu UE oraz Minister Finansów (w imieniu Gujany), jak określono w art. 22 ust. 1 Umowy.

2. Wszelką korespondencję przeznaczoną dla JMRC kieruje się do Sekretariatu. Sekretariat poinformuje o sposobie przesyłania oświadczeń, np. za pomocą korespondencji pisemnej, poczty elektronicznej lub innych środków.

3. Sekretariat zapewnia, aby korespondencja kierowana do JMRC była przesyłana przewodniczącym oraz, w stosownych przypadkach, rozsyłana jako dokumenty, o których mowa w art. 9, przedstawicielom Stron. Korespondencja od któregokolwiek z przewodniczących jest wysyłana do odbiorców przez Sekretariat oraz numerowana i, w stosownych przypadkach, przekazywana drugiej Stronie.

4. Każda Strona przesyła wszystkie odpowiednie dokumenty do Sekretariatu co najmniej 14 dni kalendarzowych przed kolejnym posiedzeniem JMRC.

Artykuł  11

Posiedzenia

1. Posiedzenia JMRC odbywają się co najmniej dwa razy w roku, zgodnie z art. 20 ust. 4 Umowy, lub na wniosek jednej ze Stron.

2. W drodze wyjątku i za zgodą Stron posiedzenia JMRC, Komitetu Technicznego i podkomitetów mogą odbywać się wirtualnie / w formie wideokonferencji.

3. Każde posiedzenie JMRC jest zwoływane przez Sekretariat w terminie i miejscu uzgodnionym przez Strony. Sekretariat przekazuje zawiadomienie o zwołaniu posiedzenia przedstawicielom Stron nie później niż 28 dni kalendarzowych przed jego rozpoczęciem, chyba że Strony uzgodnią inaczej.

4. Strony informują Sekretariat JMRC o planowanym składzie delegacji uczestniczących w posiedzeniu nie później niż 14 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia.

Artykuł  12

Porządek obrad

1. Wstępny porządek obrad każdego posiedzenia jest sporządzany przez Sekretariat na podstawie wniosków obu Stron. Projekt wstępnego porządku obrad, wraz z odpowiednimi dokumentami, przekazuje się przewodniczącym nie później niż 21 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia.

2. Uzupełnienia tymczasowego porządku obrad lub zmiany w tymczasowym porządku obrad muszą wpłynąć do Sekretariatu nie później niż 14 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia, pod warunkiem że wraz z wnioskiem o uzupełnienie lub zmianę Sekretariat otrzyma również wszystkie istotne dokumenty uzupełniające.

3. Porządek obrad jest przyjmowany przez JMRC na początku każdego posiedzenia. Za zgodą Stron w porządku obrad można umieścić punkty, które nie znajdowały się we wstępnym porządku obrad.

4. Sekretariat może za zgodą przewodniczących skrócić terminy określone w ust. 1 i 2 w celu uwzględnienia wymogów dotyczących konkretnego przypadku.

Artykuł  13

Dokument roboczy

1. Koordynator sporządza projekt protokołu każdego posiedzenia.

2. Co do zasady w protokole podsumowuje się każdy punkt porządku obrad, w stosownych przypadkach z wyszczególnieniem:

(a) dokumentów przedłożonych JMRC;

(b) wszelkich oświadczeń, które przewodniczący zgodzili się wprowadzić;

(c) wniosków dotyczących konkretnych punktów porządku obrad. Wnioski odzwierciedlają wyniki dyskusji na konkretny temat. Mogą, ale nie muszą być powiązane z zaleceniami;

(d) zaleceń przyjętych zgodnie z art. 14 oraz

(e) decyzji przyjętych zgodnie z art. 14.

3. Protokół zawiera również listę uczestników posiedzenia.

4. Na zakończenie posiedzenia przewodniczący zatwierdzają i podpisują protokół posiedzenia ("dokument roboczy"). Sekretariat udostępnia Stronom jeden oryginalny egzemplarz tych autentycznych dokumentów.

5. Komitet Techniczny JMRC zwołany niezależnie od JMRC sporządza własny protokół podsumowujący dyskusje nad każdym punktem porządku obrad. Wnioski z tych dyskusji zostaną włączone do odpowiednich posiedzeń JMRC.

Dokument roboczy podaje się do wiadomości publicznej.

Artykuł  14

Decyzje i zalecenia

1. JMRC może przyjmować decyzje lub zalecenia w odniesieniu do wszystkich kwestii, w przypadku których Umowa tak stanowi. Zgodnie z art. 20 ust. 2 Umowy decyzje i zalecenia przyjmuje się w drodze konsensusu.

2. Decyzje lub zalecenia są wiążące dla Stron i wchodzą w życie po zakończeniu odpowiednich procedur wewnętrznych każdej ze Stron.

3. W okresie pomiędzy posiedzeniami JMRC może przyjmować decyzje lub zalecenia w drodze procedury pisemnej, jeżeli obie Strony wyrażą na to zgodę. Procedura pisemna polega na wymianie not między Stronami. Przewodniczący są upoważnieni do wymiany takich not i potwierdzenia, w razie potrzeby, zgody co do decyzji. W ramach procedury pisemnej druga Strona może zgłosić ewentualne zastrzeżenia lub poprawki z zachowaniem terminu maksymalnie 21 dni kalendarzowych.

W ciągu 21 dni od otrzymania zgłoszenia w ramach procedury pisemnej Strona może zwrócić się do drugiej Strony z pisemnym wnioskiem o omówienie tego zgłoszenia na następnym posiedzeniu JMRC. Taki wniosek automatycznie zawiesza procedurę pisemną.

Wniosek, co do którego nie zgłoszono zastrzeżeń w terminie wyznaczonym dla procedury pisemnej, uznaje się za przyjęty przez JMRC.

Przyjęte wnioski zapisywane są w dokumencie roboczym następnego posiedzenia JMRC.

4. Decyzje lub zalecenia noszą nazwę odpowiednio "decyzji" lub "zalecenia", po których następuje numer porządkowy, data przyjęcia oraz opis ich przedmiotu. Każda decyzja określa datę jej wejścia w życie.

5. Decyzje i zalecenia przyjęte przez JMRC są uwierzytelniane przez sporządzenie autentycznego egzemplarza podpisanego przez przewodniczących JMRC dla każdej ze Stron.

Artykuł  15

Języki

1. Językiem urzędowym JMRC jest język angielski.

2. O ile nie postanowiono inaczej, JMRC powadzi obrady na podstawie dokumentów i wniosków sporządzonych w języku angielskim.

Artykuł  16

Jawność i poufność

1. O ile nie postanowiono inaczej, posiedzenia JMRC nie są jawne.

2. W przypadku gdy Strona przedkłada JMRC, Komitetowi Technicznemu i podkomitetom informacje uznane za poufne na mocy jej przepisów ustawowych i wykonawczych, Strony traktują te informacje jako poufne.

3. Każda ze Stron może podjąć decyzję o opublikowaniu decyzji i zaleceń JMRC w swojej odpowiedniej publikacji urzędowej.

Artykuł  17

Koszty

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie poniesione przez siebie wydatki wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach JMRC, Komitetu Technicznego i podkomitetów, zarówno jeśli chodzi o koszty personelu, podróży i pobytu, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Strony będą dążyć do równomiernego podziału kosztów związanych z organizacją posiedzeń i powielaniem dokumentów. Strony będą prowadzić w tym zakresie dyskusje ad hoc.

Artykuł  18

Misje w terenie

Jeżeli jedna Strona złoży wniosek o przeprowadzenie misji w terenie związanej z umową, obie Strony uzgadniają warunki i harmonogram misji.

Artykuł  19

Mediacja

1. Strona może w każdym momencie zwrócić się na piśmie o wszczęcie postępowania mediacyjnego między Stronami. Wniosek musi być wystarczająco szczegółowy, by jasno przedstawić daną kwestię i zastrzeżenia Strony skarżącej. Jeżeli jedna ze Stron zwraca się o mediację zgodnie z ust. 1, druga Strona rozważy taki wniosek i udzieli odpowiedzi na piśmie w ciągu siedmiu dni kalendarzowych od otrzymania wniosku. W przypadku braku takiej odpowiedzi wniosek o mediację uznaje się za odrzucony.

2. W przypadku gdy Strony postanawiają skorzystać z mediacji zgodnie z art. 25 ust. 4 Umowy, wspólnie wybierają mediatora na początku postępowania mediacyjnego, nie później jednak niż 14 dni kalendarzowych od otrzymania odpowiedzi na wniosek o mediację. W przeciwnym razie Strony mogą wspólnie zwrócić się do Sekretarza Generalnego Stałego Trybunału Arbitrażowego o wyznaczenie mediatora w terminie 7 dni.

3. Mediator nie może być obywatelem żadnej ze Stron, chyba że Strony uzgodnią inaczej. Mediator pomaga Stronom w sposób niezależny i bezstronny w dążeniu do polubownego rozstrzygnięcia sporu. Mediator będzie kierował się zasadami obiektywizmu, uczciwości i sprawiedliwości, biorąc pod uwagę m.in. prawa i obowiązki Stron oraz okoliczności towarzyszące sporowi, w tym wszelkie wcześniejsze praktyki między Stronami. Mediator może prowadzić postępowanie mediacyjne w sposób, jaki uzna za stosowny, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy, życzenia wyrażone przez Strony, w tym wniosek którejkolwiek ze Stron o wysłuchanie przez mediatora ustnych oświadczeń, oraz ewentualną szczególną potrzebę szybkiego rozstrzygnięcia sporu.

4. Mediator może organizować spotkania między Stronami, konsultować się ze Stronami wspólnie lub indywidualnie, zwrócić się o pomoc do odpowiednich ekspertów i zainteresowanych stron lub konsultować się z nimi oraz zapewnić wszelkie dodatkowe wsparcie, o które wystąpią Strony.

5. Mediator powinien przedstawić Stronom swoją opinię w ciągu 45 dni kalendarzowych od daty jego wyznaczenia. Strony mogą złożyć wniosek o wydłużenie tego terminu, o ile istnieje wystarczające uzasadnienie.

6. Biorąc pod uwagę opinię wydaną przez mediatora, Strony dołożą starań, aby osiągnąć obustronnie zadowalające rozwiązanie w ciągu 30 dni kalendarzowych od przekazania im opinii mediatora. Do czasu osiągnięcia ostatecznego porozumienia Strony mogą rozważyć ewentualne rozwiązania tymczasowe.

7. Rozwiązanie może zostać przyjęte przez JMRC. Strony mogą zdecydować o zastosowaniu procedury pisemnej zgodnie z art. 15 ust. 3 niniejszego załącznika, zamiast zwoływać JMRC. Wspólnie uzgodnione rozwiązania są podaje się do wiadomości publicznej, chyba że Strony zdecydują inaczej. Wersja dostępna publicznie nie może jednak zawierać żadnych informacji uznanych przez jedną ze Stron za poufne.

8. Mediator przedstawia Stronom na piśmie projekt sprawozdania merytorycznego, zawierający krótki opis przedmiotowej kwestii oraz wszelkich wspólnie uzgodnionych rozwiązań stanowiących ostateczny wynik tego postępowania, w tym możliwych rozwiązań pośrednich. Mediator daje Stronom 15 dni na przedstawienie uwag do projektu sprawozdania. Po rozpatrzeniu uwag przedstawionych przez Strony w wyznaczonym terminie mediator przekazuje Stronom w ciągu kolejnych 15 dni, na piśmie, ostateczne sprawozdanie merytoryczne. Sprawozdanie merytoryczne nie może zawierać żadnej wykładni postanowień Umowy.

9. Postępowanie kończy się:

a) przyjęciem przez Strony wspólnie uzgodnionego rozwiązania - z dniem jego przyjęcia;

b) wydaniem przez mediatora po konsultacji ze Stronami pisemnego oświadczenia stwierdzającego, że dalsze próby mediacji byłyby bezskuteczne - z dniem wydania takiego oświadczenia;

c) wydaniem przez jedną ze Stron pisemnego oświadczenia po przeanalizowaniu wspólnie rozważanych rozwiązań w ramach postępowania mediacyjnego i po uwzględnieniu opinii mediatora - z dniem wydania takiego oświadczenia. Takie oświadczenie nie może zostać opublikowane przed upływem terminu określonego w ust. 7; lub

d) zawarciem między Stronami ugody, na którymkolwiek etapie procedury - z dniem zawarcia takiej ugody.

10. Jeżeli Strony osiągnęły wspólnie uzgodnione rozwiązanie, każda Strona podejmuje działania niezbędne do wdrożenia go w uzgodnionym terminie. Strona wdrażająca wspólnie uzgodnione rozwiązanie informuje drugą Stronę na piśmie w uzgodnionym terminie o wszelkich krokach lub wszelkich działaniach podjętych w celu jego wdrożenia.

11. Strony będą dążyć do równomiernego podziału kosztów związanych z postępowaniem mediacyjnym. Strony będą prowadzić w tym zakresie dyskusje ad hoc.

Artykuł  20

Zmiany załączników

1. Jeżeli jedna ze Stron chce zmienić postanowienia załączników do Umowy, powiadamia o tym JMRC i przedkłada swój wniosek w tej sprawie.

2. JMRC może zwrócić się do Komitetu Technicznego JMRC o rozpatrzenie wniosku oraz wyrażenie opinii i sugestii. JMRC może ustanowić podkomitet wspierający Komitet Techniczny JMRC w tych pracach.

3. JMRC może, na wniosek jednej ze Stron oraz z uwzględnieniem opinii i sugestii Komitetu Technicznego JMRC, przyjąć decyzję zmieniającą załączniki zgodnie z art. 27 ust. 3 Umowy i art. 14 niniejszego regulaminu.

Artykuł  21

Zmiany regulaminu

JMRC może przyjmować decyzje zmieniające regulamin zgodnie z art. 14 niniejszego regulaminu.

PROJEKT

DECYZJA Nr .../2024 WSPÓLNEGO KOMITETU DS. MONITOROWANIA I PRZEGLĄDU

z dnia ...

w sprawie przyjęcia procedur roboczych dla arbitrażu, o których mowa w art. 26 Umowy o dobrowolnym partnerstwie pomiędzy Unią Europejską a Kooperacyjną Republiką Gujany dotycząca egzekwowania prawa, zarządzania i handlu w dziedzinie leśnictwa oraz handlu produktami z drewna wprowadzanymi na terytorium Unii Europejskiej

WSPÓLNY KOMITET DS. MONITOROWANIA I PRZEGLĄDU,

uwzględniając Umowę o dobrowolnym partnerstwie pomiędzy Unią Europejską a Kooperacyjną Republiką Gujany dotycząca egzekwowania prawa, zarządzania i handlu w dziedzinie leśnictwa oraz handlu produktami z drewna wprowadzanymi na terytorium Unii Europejskiej ³  (zwaną dalej "Umową"), w szczególności jej art. 26,

a także mając na uwadze, co następuje:

W Umowie przewidziano, że Wspólny Komitet ds. Monitorowania i Przeglądu przyjmuje procedury robocze dla arbitrażu,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ::

Artykuł  1

Niniejszym przyjmuje się, zgodnie z załącznikiem do niniejszej decyzji, procedury robocze dla arbitrażu w przypadku rozstrzygania sporów w ramach Umowy o dobrowolnym partnerstwie pomiędzy Unią Europejską a Kooperacyjną Republiką Gujany dotycząca egzekwowania prawa, zarządzania i handlu w dziedzinie leśnictwa oraz handlu produktami z drewna wprowadzanymi na terytorium Unii Europejskiej.

Artykuł  2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia

Sporządzono w...

ZAŁĄCZNIK

PROCEDURY ROBOCZE DLA ARBITRAŻU

Sekcja  I

Postanowienia wstępne

Artykuł  1

Zakres stosowania

1. Niniejsze procedury robocze dla arbitrażu uzupełniają i precyzują Umowę o dobrowolnym partnerstwie (zwaną dalej "Umową"), między Unią Europejską (zwaną dalej "Unią"), a Kooperacyjną Republiką Gujany (zwaną dalej "Gujaną"), w szczególności jej art. 26.

2. Niniejsze procedury robocze dla arbitrażu mają umożliwić Unii i Guyanie (zwanym dalej "Stronami") rozstrzyganie sporów, jakie mogą między nimi powstać w związku z interpretacją i stosowaniem Umowy, za pomocą mechanizmu arbitrażowego.

Artykuł  2

Definicje

Do celów niniejszych procedur roboczych dla arbitrażu zastosowanie mają następujące definicje:

1) "zespół arbitrażowy" oznacza zespół ustanowiony zgodnie z art. 26 ust. 1 Umowy;

2) "arbiter" oznacza członka zespołu arbitrażowego;

3) "Strona skarżąca" oznacza Stronę Umowy wnoszącą o powołanie zespołu arbitrażowego zgodnie z art. 26 ust. 1 Umowy;

4) "Strona pozwana" oznacza Stronę Umowy, która została powiadomiona o wniosku o powołanie zespołu arbitrażowego na podstawie art. 26 ust. 1 Umowy;

5) "przedstawiciel Strony" oznacza pracownika lub inną osobę wyznaczoną przez Stronę, którzy reprezentują Stronę w sporze rozstrzyganym na podstawie Umowy;

6) "dzień" oznacza dzień kalendarzowy, o ile nie określono inaczej;

7) "strona trzecia" oznacza stronę, która nie jest stroną sporu, ale uczestniczy w postępowaniu arbitrażowym;

8) "Biuro Międzynarodowe" oznacza Biuro Międzynarodowe Stałego Trybunału Arbitrażowego;

9) "regulamin Stałego Trybunału Arbitrażowego" oznacza regulamin Stałego Trybunału Arbitrażowego z 2012 r., obowiązujący od dnia 17 grudnia 2012 r., wraz z wszelkimi późniejszymi zmianami;

10) "organ powołujący Stałego Trybunału Arbitrażowego" oznacza organ Stałego Trybunału Arbitrażowego określony w regulaminie Stałego Trybunału Arbitrażowego jako organ odpowiedzialny za powoływanie arbitrów zgodnie z tym regulaminem.

Artykuł  3

Prawo mające zastosowanie

1. Zespół arbitrażowy stosuje Umowę według jej wykładni zgodnej z Konwencją wiedeńską o prawie traktatów oraz z innymi traktatami, regułami i zasadami prawa międzynarodowego mającymi znaczenie dla sporu i mającymi zastosowanie między Stronami.

2. Niezależnie od ust. 1 w razie przekazania do arbitrażu sporu, w którym występuje kwestia dotycząca interpretacji i stosowania postanowienia Umowy określonego poprzez odniesienie do przepisu prawa krajowego jednej ze Stron, zespół arbitrażowy może w stosownych przypadkach uwzględnić prawo krajowe tej Strony jako element stanu faktycznego. Zespół arbitrażowy kieruje się przy tym obowiązującą wykładnią prawa krajowego dokonaną przez sądy lub organy tej Strony. Jakakolwiek wykładnia prawa krajowego dokonana przez zespół arbitrażowy nie jest wiążąca dla sądów ani organów tej Strony.

Artykuł  4

Powiadomienia

1. Wszelkie wnioski, zawiadomienia, oświadczenia pisemne oraz inne dokumenty zespołu arbitrażowego przesyła się równocześnie obu Stronom oraz w stosownych przypadkach do Biura Międzynarodowego.

Wszelkie wnioski, zawiadomienia, oświadczenia pisemne oraz inne dokumenty Strony skierowane do zespołu arbitrażowego przesyła się równocześnie do wiadomości drugiej Strony oraz w stosownych przypadkach do wiadomości Biura Międzynarodowego.

Wszelkie wnioski, zawiadomienia, oświadczenia pisemne oraz inne dokumenty Strony skierowane do drugiej Strony przesyła się równocześnie do wiadomości zespołu arbitrażowego oraz w stosownych przypadkach do wiadomości Biura Międzynarodowego.

2. Wszelkich powiadomień o wniosku, zawiadomieniu, oświadczeniu pisemnym lub innym dokumencie zgodnie z ust. 1, dokonuje się pocztą elektroniczną lub, w stosownych przypadkach, za pomocą jakichkolwiek innych środków łączności, które zapewniają rejestrację wysłania. Powiadomienie uznaje się za doręczone w dniu jego wysłania, chyba że zostanie udowodnione, że było inaczej.

3. Zgodnie z art. 22 Umowy wszelkie powiadomienia kieruje się do Ministra Finansów Gujany oraz do Szefa Delegatury Unii w Gujanie.

4. Niewielkie omyłki pisarskie występujące we wniosku, zawiadomieniu, oświadczeniu pisemnym lub innym dokumencie związanym z postępowaniem zespołu arbitrażowego można poprawić, dostarczając nowy dokument, w którym wyraźnie zaznaczono zmiany.

5. Jeżeli ostatni dzień dokonania przesyłki przypada na dzień ustawowo wolny od pracy w Gujanie lub w Unii, termin doręczenia dokumentu upływa pierwszego następnego dnia roboczego.

Artykuł  5

Przedstawiciele

Strony mogą być reprezentowane lub wspomagane przez wybrane przez siebie osoby, zgodnie z ich zasadami i procedurami wewnętrznymi. Imiona i nazwiska oraz adresy takich osób przekazywane są drugiej Stronie na piśmie wraz z informacją, czy powołanie ma na celu wspomaganie czy reprezentację.

Sekcja  II

Powołanie zespołu arbitrażowego

Artykuł  6

Powołanie arbitrów

1. Z zastrzeżeniem ust. 5 każda ze Stron powołuje jednego arbitra. Dwaj powołani w ten sposób arbitrzy wybierają trzeciego arbitra, który będzie pełnił funkcję arbitra przewodniczącego zespołowi arbitrażowemu.

2. Jeżeli druga Strona nie powiadomi Strony skarżącej o wybranym przez siebie arbitrze w ciągu 30 dni od otrzymania powiadomienia o powołaniu arbitra przez Stronę skarżącą, Strona skarżąca może zwrócić się o powołanie drugiego arbitra do Biura Międzynarodowego. Organ powołujący Stałego Trybunału Arbitrażowego powołuje jak najszybciej drugiego arbitra.

3. Jeżeli w ciągu 30 dni od powołania drugiego arbitra dwaj arbitrzy nie uzgodnią wyboru trzeciego arbitra, którakolwiek ze Stron może zwrócić się do Biura Międzynarodowego, z zastrzeżeniem ust. 5, o powołanie trzeciego arbitra zgodnie z mającym zastosowanie regulaminem Stałego Trybunału Arbitrażowego. Organ powołujący Stałego Trybunału Arbitrażowego powołuje jak najszybciej trzeciego arbitra. Przy powoływaniu organ powołujący Stałego Trybunału Arbitrażowego stosuje następującą procedurę dotyczącą listy arbitrów:

a) organ powołujący Stałego Trybunału Arbitrażowego przekazuje każdej ze Stron identyczną listę zawierającą co najmniej trzy nazwiska;

b) w ciągu 15 dni od otrzymania listy, o której mowa w lit. a), każda ze Stron przesyła do Biura Międzynarodowego, bez konieczności przekazywania kopii drugiej Stronie, zaktualizowaną listę, z której usunięto nazwiska lub nazwisko objęte sprzeciwem, a pozostałe nazwiska są ponumerowane zgodnie z preferowaną kolejnością;

c) po upływie okresu, o którym mowa w lit. b), organ powołujący Stałego Trybunału Arbitrażowego powołuje trzeciego arbitra spośród nazwisk zatwierdzonych na odesłanych mu listach, zgodnie z preferowaną kolejnością wskazaną przez Strony;

d) jeżeli z jakiegokolwiek powodu nie można powołać arbitra zgodnie z procedurą, o której mowa w niniejszym ustępie, organ powołujący Stałego Trybunału Arbitrażowego może skorzystać z przysługującej mu swobody uznania przy powoływaniu trzeciego arbitra.

4. Przy powoływaniu arbitrów Strony i organ powołujący Stałego Trybunału Arbitrażowego mają swobodę wyboru spośród osób będących członkami Stałego Trybunału Arbitrażowego.

5. Przy powoływaniu arbitrów Strony i organ powołujący Stałego Trybunału Arbitrażowego nie mogą wybierać osób będących członkami, urzędnikami lub innymi pracownikami instytucji Unii, rządu państwa członkowskiego Unii lub rządu Gujany.

Artykuł  7

Niepowołanie zespołu arbitrażowego

W przypadku niepowołania zespołu arbitrażowego zgodnie z art. 6 organ powołujący Stałego Trybunału Arbitrażowego na wniosek którejkolwiek ze Stron powołuje zespół arbitrażowy, przy czym może odwołać wszelkie dokonane już powołania i powołać każdego z arbitrów oraz wyznaczyć jednego z nich na arbitra przewodniczącego. Organ powołujący Stałego Trybunału Arbitrażowego może, jeżeli uzna to za stosowne, ponownie powołać wcześniej powołane osoby.

Artykuł  8

Niezależność i immunitet arbitrów

1. Arbitrzy muszą być niezależni i bezstronni, pełnić tę funkcję we własnym imieniu i nie mogą podlegać instrukcjom jakiejkolwiek organizacji lub rządu.

2. Osoba, do której zwrócono się w związku z jej ewentualnym powołaniem na arbitra, ujawnia Stronom i organowi powołującemu Stałego Trybunału Arbitrażowego wszelkie okoliczności mogące budzić uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności lub niezależności. Arbiter od chwili jego powołania oraz w trakcie całego postępowania arbitrażowego niezwłocznie ujawnia Stronom, Biuru Międzynarodowemu i pozostałym arbitrom wszelkie okoliczności mogące budzić uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności lub niezależności.

3. W odniesieniu do działań lub zaniechań związanych z arbitrażem arbitrzy korzystają z immunitetu jurysdykcyjnego w Unii i w Gujanie.

Artykuł  9

Kontakty ex parte

1. Zespół arbitrażowy nie może spotykać się ani kontaktować się z jedną Stroną pod nieobecność drugiej Strony.

2. Arbiter nie może poddawać pod dyskusję jakichkolwiek aspektów przedmiotu postępowania z jedną lub obiema Stronami pod nieobecność pozostałych arbitrów.

Artykuł  10

Zastąpienie arbitra

1. W przypadku śmierci lub rezygnacji arbitra w trakcie postępowania arbitrażowego powołuje się lub wybiera zastępcę arbitra zgodnie z procedurą przewidzianą w art. 6, która ma zastosowanie do powołania lub wyboru zastępowanego arbitra.

2. W przypadku gdy arbiter nie podejmuje działań lub jest formalnie lub faktycznie niezdolny do pełnienia swoich funkcji, zastosowanie ma procedura regulująca wnoszenie sprzeciwu wobec powołania i zastąpienie arbitra, określona w art. 11.

3. Jeżeli arbiter zostaje zastąpiony, postępowanie wznawia się na etapie, na którym zastąpiony arbiter zaprzestał pełnienia swoich funkcji, chyba że zespół arbitrażowy postanowi inaczej.

Artykuł  11

Wnoszenie sprzeciwu wobec powołania arbitrów

1. Każda ze Stron może wnieść sprzeciw wobec powołania arbitra, jeżeli zaistnieją okoliczności, które budzą uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności lub niezależności.

2. Strona może wnieść sprzeciw wobec powołania wyznaczonego przez siebie arbitra wyłącznie z przyczyn, o których dowiedziała się po jego powołaniu.

3. Strona, która zamierza sprzeciwić się powołaniu arbitra, przesyła zawiadomienie o tym sprzeciwie w ciągu 30 dni od otrzymania przez nią powiadomienia o powołaniu arbitra lub w ciągu 30 dni od dnia, w którym Strona ta dowiedziała się o okolicznościach mogących budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności lub niezależności arbitra.

4. Zawiadomienie o sprzeciwie przekazuje się drugiej Stronie, arbitrowi, którego dotyczy sprzeciw, pozostałym członkom zespołu arbitrażowego i Biuru Międzynarodowemu. Zawiadomienie o sprzeciwie musi zawierać uzasadnienie sprzeciwu.

5. W przypadku gdy jedna ze Stron wniosła sprzeciw wobec arbitra, pozostałe Strony mogą zgodzić się z takim sprzeciwem. Arbiter może również, po wniesieniu sprzeciwu wobec jego powołania, wycofać się z pełnionej funkcji. Nie oznacza to uznania zasadności podstaw sprzeciwu.

6. Jeżeli w ciągu 15 dni od zawiadomienia o sprzeciwie druga Strona nie zgodzi się ze sprzeciwem lub jeżeli arbiter, którego dotyczy sprzeciw, nie wycofa się, Strona wnosząca sprzeciw może postanowić o podjęciu dalszych działań w związku ze sprzeciwem. W takim przypadku w terminie 30 dni od zawiadomienia o sprzeciwie Strona ta zwraca się o wydanie decyzji w sprawie sprzeciwu do organu powołującego Stałego Trybunału Arbitrażowego.

7. Przy podejmowaniu decyzji w sprawie sprzeciwu organ powołujący Stałego Trybunału Arbitrażowego może podać uzasadnienie tej decyzji, chyba że Strony uzgodnią, że uzasadnienie nie zostanie podane. Jeżeli organ powołujący Stałego Trybunału Arbitrażowego przychyli się do sprzeciwu, powołuje się lub wybiera zastępcę arbitra zgodnie z procedurą przewidzianą w art. 6, która ma zastosowanie do powołania lub wyboru zastępowanego arbitra.

Sekcja  III

Postępowanie arbitrażowe

Artykuł  12

Postanowienia ogólne

1. Zespół arbitrażowy prowadzi postępowanie arbitrażowe w sposób, jaki uzna za stosowny, pod warunkiem że Strony są traktowane na równi i że na odpowiednim etapie postępowania każda ze Stron ma odpowiednią możliwość przedstawienia swojej sprawy. Zespół arbitrażowy, korzystając ze swojej swobody uznania, prowadzi postępowanie w taki sposób, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień i kosztów oraz zapewnić sprawiedliwą i skuteczną procedurę rozstrzygnięcia sporu.

2. Decyzja zespołu arbitrażowego jest ostateczna i wiążąca dla Unii i dla Gujany.

3. Unia i Gujana ogłaszają decyzję zespołu arbitrażowego w całości, z zastrzeżeniem ochrony informacji poufnych.

Artykuł  13

Miejsce arbitrażu

1. Miejscem arbitrażu jest Haga, o ile Strony nie uzgodniły inaczej.

2. Zespół arbitrażowy może zebrać się w dowolnym miejscu, które uzna za stosowne do celów kontroli towarów, innego mienia lub dokumentów. Strony zostają zawiadomione z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby mogły być obecne podczas takiej kontroli.

Artykuł  14

Poufność

1. Każda ze Stron i zespół arbitrażowy traktują jako poufne wszelkie informacje przekazane przez drugą Stronę zespołowi arbitrażowemu i określone przez nią jako poufne. Przedstawiając zespołowi arbitrażowemu oświadczenie pisemne zawierające informacje określone jako poufne Strona przedstawia również, w terminie 15 dni, oświadczenie pisemne niezawierające informacji poufnych, które może zostać podane do wiadomości publicznej.

2. Żadne z postanowień niniejszych arbitrażowych procedur roboczych nie wyklucza możliwości publicznego ujawnienia przez Stronę jej własnego stanowiska. Dopóki postępowanie nie zostanie zakończone, Strona nie może ujawnić żadnych informacji wskazanych przez drugą Stronę jako poufne.

3. Zespół arbitrażowy zbiera się przy drzwiach zamkniętych, jeżeli oświadczenia lub argumenty Strony zawierają informacje poufne. Strony zapewniają poufność rozpraw zespołu arbitrażowego, jeżeli odbywają się one przy drzwiach zamkniętych.

Artykuł  15

Działanie organu arbitrażowego

1. Arbiter przewodniczący przewodniczy wszystkim posiedzeniom zespołu arbitrażowego. Zespół arbitrażowy może przekazać arbitrowi przewodniczącemu prawo podejmowania decyzji administracyjnych i proceduralnych.

2. Zespół arbitrażowy może wykonywać swoje działania za pomocą dowolnych środków, w tym telefonu, poczty elektronicznej, faksu lub łączy komputerowych.

3. W obradach zespołu arbitrażowego mogą brać udział wyłącznie arbitrzy, lecz zespół arbitrażowy może zezwolić na obecność asystentów arbitrów podczas obrad.

4. Za sporządzenie wszelkich decyzji lub sprawozdań odpowiada wyłącznie zespół arbitrażowy i nie może ono być delegowane.

5. W przypadku gdy zespół arbitrażowy uzna, że w ramach postępowania konieczna jest zmiana któregokolwiek z terminów postępowania lub w celu dokonania innych zmian proceduralnych lub administracyjnych, informuje Strony, na piśmie i po konsultacji z nimi, o powodach takich zmian lub dostosowań, wskazując nowy termin lub konieczną zmianę.

Artykuł  16

Ramy czasowe arbitrażu

1. Jak najszybciej po jego powołaniu i po wezwaniu Stron do wyrażenia opinii zespół arbitrażowy ustala wstępny harmonogram arbitrażu. Zespół arbitrażowy może w każdej chwili, po wezwaniu Stron do wyrażenia opinii, przedłużyć lub skrócić ten termin.

2. W terminie 10 dni od powołania zespołu arbitrażowego każda Strona może przedłożyć wniosek zawierający uzasadnienie, wskazując, że sprawa jest pilna. W takim przypadku zespół arbitrażowy podejmuje decyzję w sprawie tego wniosku w terminie 15 dni od jego otrzymania.

Artykuł  17

Spotkanie organizacyjne

1. Strony spotykają się z zespołem arbitrażowym w ciągu 30 dni od jego powołania w celu ustalenia kwestii, które Strony lub zespół arbitrażowy uznają za stosowne, w tym:

a) wynagrodzenia i zwrotów wydatków wypłacanych arbitrom;

b) zakresu zadań zespołu arbitrażowego; oraz

c) harmonogramu postępowania arbitrażowego.

2. O ile Strony nie uzgodniły inaczej, zakres uprawnień zespołu arbitrażowego obejmuje:

a) zbadanie, w świetle odpowiednich postanowień Umowy przywołanych przez Strony, kwestii zgłoszonej we wniosku o powołanie zespołu arbitrażowego;

b) dokonanie ustaleń dotyczących zgodności danego środka z postanowieniami Umowy; oraz

c) wydanie decyzji.

Artykuł  18

Oświadczenia pisemne

Strona skarżąca składa swoje oświadczenie pisemne nie później niż 10 dni po dniu powołania zespołu arbitrażowego. Strona pozwana składa oświadczenie pisemne nie później niż 20 dni po dniu złożenia oświadczenia pisemnego Strony skarżącej.

Artykuł  19

Posiedzenia

1. Na podstawie harmonogramu ustalonego na spotkaniu organizacyjnym oraz po konsultacji ze Stronami i pozostałymi arbitrami arbiter przewodniczący powiadamia Strony o dniu, godzinie i miejscu rozprawy. Z zastrzeżeniem ust. 6 informacje te są podawane do wiadomości publicznej przez Stronę, na której terytorium odbywa się posiedzenie.

2. Zespół arbitrażowy może zadecydować o przeprowadzeniu dodatkowych rozpraw, jeżeli Strony wyrażą na to zgodę.

3. Wszyscy arbitrzy muszą być obecni przez cały czas trwania rozprawy.

4. W rozprawie, z zastrzeżeniem uprzedniej zgody Stron, mogą brać udział następujące osoby, niezależnie od tego, czy ma ono charakter otwarty, czy nie:

a) przedstawiciele Strony;

b) doradcy, asystenci i personel administracyjny arbitrów;

c) biegli, zgodnie z decyzją zespołu arbitrażowego;

d) świadkowie;

e) osoby trzecie.

5. Każda ze Stron, nie później niż 7 dni przed dniem rozprawy, dostarcza zespołowi arbitrażowemu i drugiej Stronie wykaz osób, które na rozprawie przedstawią argumenty ustne lub oświadczenia w imieniu danej Strony, oraz wykaz innych przedstawicieli lub doradców, którzy będą obecni na rozprawie.

6. Rozprawy zespołu arbitrażowego są otwarte dla publiczności, chyba że zespół arbitrażowy z własnej inicjatywy lub na wniosek którejkolwiek ze Stron postanowi inaczej.

7. Zespół arbitrażowy, po konsultacji ze Stronami, podejmuje decyzję o odpowiednich ustaleniach logistycznych i procedurach, aby zapewnić sprawne przeprowadzenie rozpraw otwartych dla publiczności. Te rozwiązania i procedury logistyczne mogą obejmować wykorzystanie transmisji internetowej na żywo lub telewizji przemysłowej.

8. Zespół arbitrażowy prowadzi rozprawę w następujący sposób, zapewniając przyznanie równej ilości czasu Stronie skarżącej i Stronie pozwanej na przedstawienie zarówno argumentów, jak i kontrargumentów:

Argumenty

a) argument Strony skarżącej;

b) argument Strony pozwanej.

Kontrargumenty

a) odpowiedź Strony skarżącej;

b) replika Strony pozwanej.

9. Zespół arbitrażowy może kierować pytania do każdej ze Stron lub do każdego ze świadków w każdym momencie rozprawy.

10. Zespół arbitrażowy zapewnia przygotowanie protokołu rozprawy i jego przekazanie Stronom w terminie siedmiu dni od rozprawy. Strony mogą zgłaszać uwagi dotyczące protokołu, a zespół arbitrażowy może te uwagi uwzględnić.

11. W terminie 10 dni od rozprawy każda ze Stron może przedstawić dodatkowe oświadczenie pisemne dotyczące jakichkolwiek kwestii, które pojawiły się w trakcie rozprawy.

Artykuł  20

Niestawiennictwo

1. Jeżeli jedna ze Stron, należycie powiadomiona zgodnie z niniejszymi procedurami roboczymi dla arbitrażu, nie stawi się na rozparwę bez wskazania wystarczającej przyczyny, zespół arbitrażowy może kontynuować postępowanie arbitrażowe.

2. Jeżeli jedna ze Stron, należycie zobowiązana do przedstawienia dowodów w postaci dokumentów, nie przedstawi ich w wyznaczonym terminie bez wskazania wystarczającej przyczyny, zespół arbitrażowy może wydać decyzję na podstawie dowodów, jakimi dysponuje.

Artykuł  21

Pytania pisemne

1. Zespół arbitrażowy może w każdym momencie postępowania zwracać się z pytaniami w formie pisemnej do jednej lub obu Stron. Wszelkie pytania skierowane do jednej ze Stron przekazuje się drugiej Stronie do wiadomości.

2. Każda Strona dostarcza również drugiej Stronie kopię swoich pisemnych odpowiedzi na pytania zespołu arbitrażowego. Druga Strona ma możliwość przedstawienia pisemnych uwag w odniesieniu do odpowiedzi Strony w terminie 7 dni od dostarczenia tej kopii.

Artykuł  22

Osoby trzecie

1. O ile Strony nie uzgodnią inaczej, zespół arbitrażowy może otrzymać dobrowolne oświadczenia pisemne od osoby fizycznej, będącej rezydentem lub obywatelem Strony, lub osoby prawnej mającej miejsce zamieszkania lub siedzibę na terytorium Strony, niezależnej od rządu Gujany i od instytucji i organów Unii, pod warunkiem że:

a) zespół arbitrażowy otrzyma je w terminie 10 dni od swojego powołania;

b) dotyczą one bezpośrednio kwestii faktycznej lub prawnej rozpatrywanej przez zespół arbitrażowy;

c) zawierają informacje dotyczące osoby składającej oświadczenie, w tym w przypadku osoby fizycznej - jej obywatelstwo lub miejsce zamieszkania, a w przypadku osoby prawnej - jej siedzibę, charakter działalności, status prawny, ogólne cele i jej źródła finansowania; oraz

d) określają one, jaki interes ma dana osoba w danym postępowaniu prowadzonym przez zespół arbitrażowy.

2. Oświadczenia takie doręcza się Stronom, które mogą przedstawić swoje uwagi. Strony mogą przedstawić zespołowi arbitrażowemu swoje uwagi w terminie 15 dni od doręczenia oświadczenia.

3. Zespół arbitrażowy wymienia w swojej decyzji wszystkie oświadczenia, które otrzymał zgodnie z ust. 1. Zespół arbitrażowy nie jest zobowiązany do odnoszenia się w swoim sprawozdaniu do argumentów przedstawionych w takich oświadczeniach.

4. W przypadku gdy zespół arbitrażowy zdecyduje odnieść się w swoim sprawozdaniu do argumentów przedstawionych w takich oświadczeniach, uwzględni również wszelkie uwagi przekazane przez Strony zgodnie z ust. 2.

Artykuł  23

Eksperci

1. Zespół arbitrażowy może powołać jednego lub większą liczbę ekspertów do składania pisemnych sprawozdań dotyczących określonych kwestii ustalonych przez zespół. Strony otrzymują kopię zakresu zadań eksperta wyznaczonego przez zespół.

2. Po otrzymaniu od eksperta sprawozdania zespół arbitrażowy przesyła jego kopię Stronom, które mają możliwość wyrażenia na piśmie opinii na temat sprawozdania. Strona ma prawo zbadać każdy dokument, na którym opiera się sprawozdanie eksperta.

3. Na wniosek którejkolwiek ze Stron, po przedstawieniu sprawozdania można przesłuchać eksperta na rozprawie, na której Strony mogą zadawać ekspertowi pytania. Podczas tej rozprawy każda ze Stron może przedstawić świadka będącego ekspertem w celu złożenia przez niego zeznań w danych kwestiach.

Sekcja  IV

Decyzje zespołu arbitrażowego

Artykuł  24

Decyzje

Zespół arbitrażowy dokłada wszelkich starań, aby podejmować decyzje w drodze konsensu. W przypadku gdy nie jest możliwe podjęcie decyzji w drodze konsensu, dana kwestia jest rozstrzygana większością głosów.

Artykuł  25

Forma decyzji

1. Decyzję sporządza się na piśmie i zawiera ono okoliczności faktyczne sprawy, wskazuje mające zastosowanie postanowienia Umowy oraz uzasadnienie dokonanych ustaleń i wniosków.

2. Decyzja podpisywana jest przez arbitrów i zawiera datę jej wydania oraz miejsce arbitrażu. W przypadku gdy którykolwiek z arbitrów nie złoży podpisu, w decyzji podaje się przyczynę braku podpisu lub podpisów.

Artykuł  26

Wykładnia decyzji

1. W ciągu 30 dni od otrzymania decyzji którakolwiek ze Stron, w drodze zawiadomienia drugiej Strony oraz organu powołującego Stałego Trybunału Arbitrażowego, może zwrócić się do zespołu arbitrażowego z wnioskiem o wydanie wykładni decyzji.

2. Wykładnię przekazuje się na piśmie w terminie 30 dni od otrzymania wniosku. Wykładnia stanowi część decyzji, a przepisy art. 15 i 25 stosuje się odpowiednio.

Artykuł  27

Korekta decyzji

1. W ciągu 30 dni od otrzymania decyzji którakolwiek ze Stron, w drodze zawiadomienia drugiej Strony, a także organ powołujący Stałego Trybunału Arbitrażowego mogą zwrócić się do zespołu arbitrażowego o skorygowanie wszelkich błędów rachunkowych, pisarskich i drukarskich lub wszelkich innych podobnych błędów w decyzji. Zespół arbitrażowy może jednak dokonać takich poprawek z własnej inicjatywy w ciągu 30 dni od przekazania decyzji.

2. Wszelkie poprawki mają formę pisemną i stanowią część decyzji, a postanowienia art. 15 i 25 stosuje się odpowiednio.

Artykuł  28

Decyzja uzupełniająca

1. W ciągu 30 dni od otrzymania decyzji którakolwiek ze Stron, w drodze zawiadomienia drugiej Strony, a także organ powołujący Stałego Trybunału Arbitrażowego mogą zwrócić się do zespołu arbitrażowego z wnioskiem o wydanie dodatkowej decyzji w sprawie roszczeń przedstawionych w postępowaniu arbitrażowym, ale pominiętych w wydanej decyzji.

2. Jeżeli zespół arbitrażowy uzna wniosek o wydanie dodatkowej decyzji za uzasadniony i stwierdzi, że pominięcie można naprawić bez dalszych rozpraw lub przedstawiania dalszych dowodów, wydaje dodatkową decyzję w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku.

3. W przypadku wydania dodatkowej decyzji postanowienia art. 15 i 25 stosuje się odpowiednio.

Artykuł  29

Wykonanie decyzji zespołu arbitrażowego

1. Strony podejmują wszelkie środki niezbędne do wykonania w dobrej wierze decyzji zespołu arbitrażowego. W ciągu 10 dni od przekazania decyzji zespołu arbitrażowego Strony uzgadniają rozsądny termin wykonania decyzji tego zespołu. W przypadku gdy Strony nie mogą się porozumieć co do rozsądnego terminu, w którym należy wykonać decyzję zespołu arbitrażowego, którakolwiek ze Stron składa pisemny wniosek do zespołu arbitrażowego o ustalenie długości rozsądnego terminu, a o złożeniu takiego wniosku powiadamia jednocześnie drugą Stronę. Unia i Gujana mogą za obopólną zgodą przedłużyć rozsądny termin wykonania.

2. W przypadku gdy Strony nie mogą się porozumieć co do zgodności danego środka z decyzją zespołu arbitrażowego, jedna ze Stron może złożyć pisemny wniosek do zespołu arbitrażowego o wydanie decyzji w tej sprawie. Zespół arbitrażowy przekazuje swoją decyzję w ciągu 90 dni lub w sprawach pilnych w ciągu 45 dni od złożenia wniosku.

W przypadku gdy zespół arbitrażowy w pierwotnym składzie lub niektórzy z arbitrów nie mogą zebrać się ponownie, aby rozpatrzyć wniosek, powołuje się nowy zespół arbitrażowy zgodnie z art. 6. Powiadomienie o wydaniu decyzji następuje w terminie 60 dni od powołania nowego zespołu arbitrażowego.

3. Jeżeli zespół arbitrażowy uzna, że Strona nie wykonała jego decyzji, wyznacza nowy termin wykonania decyzji przez tę Stronę.

Jeżeli dana Strona nadal nie stosuje się do decyzji organu arbitrażowego, druga Strona jest uprawniona, po powiadomieniu Strony, która nie stosuje się do tej decyzji, do zawieszenia Umowy zgodnie z jej art. 28. Każde zawieszenie musi być proporcjonalne do danego naruszenia obowiązku, z uwzględnieniem wagi naruszenia i odnośnych praw oraz faktu, że dana Strona w dalszym ciągu nie stosuje się do decyzji zespołu arbitrażowego.

Każde zawieszenie ma charakter tymczasowy i stosuje się je wyłącznie do czasu zastosowania się przez Stronę do decyzji zespołu arbitrażowego lub do czasu uzgodnienia przez Strony innego sposobu rozstrzygnięcia sporu.

4. Strona powiadamia Wspólny Komitet ds. Monitorowania i Przeglądu (JMRC) i drugą Stronę o wszelkich środkach, które podjęła w celu wykonania decyzji zespołu arbitrażowego, oraz o swoim wniosku o zakończenie okresu zawieszenia zastosowanego przez drugą Stronę.

5. Jeżeli w ciągu 45 dni od przekazania powiadomienia Strony nie osiągną porozumienia co do kwestii, czy środek, którego dotyczy powiadomienie, zapewnia stan zgodności Strony z decyzją zespołu arbitrażowego, którakolwiek ze Stron może zwrócić się na piśmie do zespołu arbitrażowego w pierwotnym składzie o wydanie decyzji w tej kwestii. Równocześnie o takim wniosku powiadamia się drugą Stronę.

W przypadku gdy zespół arbitrażowy w pierwotnym składzie lub niektórzy z arbitrów nie mogą zebrać się ponownie, aby rozpatrzyć wniosek, powołuje się nowy zespół arbitrażowy zgodnie z art. 6. W ciągu 75 dni od złożenia wniosku zespół arbitrażowy powiadamia Strony oraz JMRC o swojej decyzji.

6. W przypadku gdy zespół arbitrażowy w pierwotnym składzie lub niektórzy z arbitrów nie mogą zebrać się ponownie, aby rozpatrzyć wniosek zgodnie z ust. 2, powołuje się nowy zespół arbitrażowy zgodnie z art. 6. Powiadomienie o wydaniu decyzji przez nowy zespół arbitrażowy następuje w takim przypadku w terminie 90 dni od dnia powołania nowego zespołu arbitrażowego.

Artykuł  30

Ugoda lub inne podstawy rozwiązania Umowy

1. Jeżeli przed wydaniem decyzji Strony uzgodnią rozstrzygnięcie sporu, zespół arbitrażowy wydaje postanowienie o zamknięciu postępowania arbitrażowego albo, jeżeli obie Strony złożą taki wniosek i zespół wyrazi na to zgodę, rozstrzyga spór poprzez wydanie decyzji arbitrażowej na podstawie ugody. Zespół arbitrażowy nie jest zobowiązany do przedstawienia uzasadnienia takiej decyzji.

2. Jeżeli przed wydaniem decyzji kontynuowanie procedury arbitrażowej stanie się niemożliwe lub nie jest celowe z innych powodów niż te, o których mowa w ust. 1, zespół arbitrażowy informuje Strony o swoim zamiarze wydania postanowienia, chyba że jedna ze Stron wniesie uzasadniony sprzeciw. Strony rozpoczynają następnie konsultacje w celu rozstrzygnięcia sporu.

Sekcja  V

Koszty

Artykuł  31

Koszty

1. Zespół arbitrażowy ustala koszty arbitrażu w swojej decyzji. Termin "koszty" obejmuje jedynie:

a) honoraria zespołu arbitrażowego, ustalone oddzielnie dla każdego arbitra i określone przez zespół arbitrażowy zgodnie z dziennymi opłatami uzgodnionymi przez Strony w momencie powoływania arbitrów;

b) koszty podróży i inne koszty poniesione przez arbitrów;

c) koszty porad ekspertów i innej pomocy wymaganej przez zespół arbitrażowy;

d) koszty podróży i inne koszty poniesione przez świadków, jeżeli koszty te zostały zatwierdzone przez zespół arbitrażowy.

2. Koszty arbitrażu ponosi co do zasady Strona przegrywająca. Zespół może jednak rozdzielić wszystkie takie koszty między Strony, jeżeli uzna, że ich podział jest uzasadniony, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy.

3. Zespół arbitrażowy nie może pobierać żadnych dodatkowych opłat za dokonanie wykładni, korekty lub uzupełnienia swojej decyzji.

Artykuł  32

Kaucja na poczet kosztów

1. Zespół arbitrażowy w momencie jego powołania może zwrócić się do każdej ze Stron o wpłacenie równej kwoty tytułem zaliczki na koszty, o których mowa w art. 31.

2. W trakcie postępowania arbitrażowego zespół arbitrażowy może zwrócić się do Stron o dodatkowe wpłaty kaucji.

3. Jeżeli w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku wymagane kwoty kaucji nie zostaną wpłacone w pełnej wysokości, zespół arbitrażowy informuje o tym Strony po to, aby którakolwiek z nich dokonała wymaganej płatności. W przypadku niedokonania takiej płatności zespół arbitrażowy może zarządzić zawieszenie lub zamknięcie postępowania arbitrażowego.

4. Po wydaniu decyzji zespół arbitrażowy rozlicza kaucje otrzymane od Stron i zwraca Stronom wszelkie niewykorzystane kwoty.

1 Dz.U. L 121 z 5.5.2023, s. 3.

2 Decyzja Rady (UE) 2023/904 z dnia 7 marca 2023 r. w sprawie zawarcia Umowy o dobrowolnym partnerstwie pomiędzy Unią Europejską a Kooperacyjną Republiką Gujany dotyczącej egzekwowania prawa, zarządzania i handlu w dziedzinie leśnictwa oraz handlu produktami z drewna wprowadzanymi na terytorium Unii Europejskiej (Dz.U. L 121 z 5.5.2023, s. 1, ELI: http://data. europa.eu/eli/dec/2023/904/oj).

3 Dz.U. UE L 121 z 5.5. 2023, s. 3.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2025.9
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2025/9 w sprawie stanowiska, które ma być zajęte w imieniu Unii Europejskiej w ramach Wspólnego Komitetu ds. Monitorowania i Przeglądu ustanowionego na podstawie Umowy o dobrowolnym partnerstwie pomiędzy Unią Europejską a Kooperacyjną Republiką Gujany dotyczącej egzekwowania prawa, zarządzania i handlu w dziedzinie leśnictwa oraz handlu produktami z drewna wprowadzanymi na terytorium Unii Europejskiej, w odniesieniu do ustanowienia regulaminu Wspólnego Komitetu ds. Monitorowania i Przeglądu oraz procedur roboczych dla arbitrażu
• Data aktu: 12/12/2024
• Data ogłoszenia: 14/01/2025