Co do zasady - chodzi o naliczanie jak najmniejszych składek od dodatkowych benefitów dla pracowników. Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Tak wynika z par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiary składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2025 r., poz. 316). Oprócz częściowej partycypacji, czyli niższej ceny zakupu niż rynkowa, korzyść musi jeszcze spełniać inny warunek – mieć formę niepieniężną. ZUS przypomina też, że na mocy art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2024 r., poz. 146) jeśli jakieś świadczenie na rzecz pracownika zostaje uznane za nieoskładkowane na ubezpieczenia społeczne, to nie jest również objęte składką zdrowotną.
Czytaj komentarz praktyczny w LEX: Majewska Milena Daria, Rodzaje benefitów proponowanych przez pracodawców>
Czytaj również: Jak pracujesz w niskiej grupie, to szef oszczędzi na zupie>>
Kiedy można obniżyć podstawę składek
W trybie interpretacji indywidualnych przedsiębiorcy coraz częściej pytają o zasady oskładkowania pracowniczych benefitów.
ZUS w jednej z nich przychylił się do stanowiska firmy (decyzja nr 198/2025 z 18 marca 2025 r.), która zamierzała wykupić na swój koszt pracownikom karty sportowe. Beneficjenci ponosiliby drobny wydatek, uiszczając – i to dosłownie, a nie tylko w przenośni - jedynie symboliczną złotówkę dobrowolnie potrącaną z pensji. Takie ustalenia pracodawca zawarł w projekcie regulaminu wynagradzania. Analogiczne stanowisko zajął ZUS w odpowiedzi dla jednej z firm, która wprowadziła benefit polegający na pokrywaniu kosztów zakupu leków przez pracowników w proporcji 80/20 (decyzja ZUS nr 318/2024 z 11 kwietnia 2024 r.).
Inny pracodawca pytał o typowe pakiety medyczne oraz dodatkowe zlecenia jednorazowe - pracownik mógłby wybierać, czy skorzysta z testów przeciwwirusowych, szczepień, specjalistycznych badań i konsultacji. Tu ZUS orzekł analogicznie, jak i przy abonamentach sportowych. Identycznie jest też np. przy współdzieleniu kosztów ubezpieczeń komunikacyjnych, karnetów na siłownię albo ubezpieczenia na wypadek utraty dochodów (pismo ZUS nr DI/100000/43/1102/2023).
Czytaj pytanie w LEX: Jakie warunki muszą być spełnione by benefity dla pracowników nie podlegały oskładkowaniu?>
Kreatywność w wymyślaniu coraz to nowych benefitów nie zna jednak granic. Jedna z firm planowała dofinansować pracownikom możliwość korzystania z aplikacji mobilnej, za pośrednictwem której można skorzystać z antystresowej terapii cyfrowej. - Zawarte w aplikacji ćwiczenia i materiały edukacyjne mogą poprawić jakość życia, efektywność pracy i zmniejszyć objawy lęku, stresy i wypalenia zawodowego – czytamy we wniosku spółki uwzględnionym przez ZUS.
Cena promocyjna: 84.55 zł
|Cena regularna: 89 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 64.08 zł
Wirtualne punkty i prawdziwe auta
Nie zawsze jednak jest tak różowo. ZUS wskazał, że nakłady na współfinansowanie takich świadczeń jak system kafeteryjny My Benefit czy platforma Multilife muszą być uwzględnione w podstawie oskładkowania i nie podlegają zwolnieniu. My Benefit nie spełnia kryterium częściowej partycypacji, gdyż pracodawca comiesięcznie doładowuje indywidualne konto pracownika wirtualnymi punktami, za które nabywa się np. produkty online, bilety kinowe, zniżki na atrakcje turystyczne. To samo dotyczy platformy Multilife oferującej dostęp do aplikacji związanych z samorozwojem (konsultacje z ekspertami od zdrowia, kursy on-line itp.). W tych przypadkach nie ratuje sytuacji nawet możliwość doładowania swojego konta przez samego pracownika, gdyż takie doładowanie jest już jego indywidualną decyzją, nie związaną w ogóle z jego statusem jako pracownika.
Czytaj również artykuł w LEX: Czarnecka Agnieszka, Niedopasowane benefity>
Negatywna opinia ZUS dotyczyła też wsparcia pracowników w nabyciu bonów Sodexo. - Udostępnianie przez pracodawcę kart uprawniających pracowników do dokonania za ich pośrednictwem płatności za artykuły spożywcze odbywa się poprzez przyznanie elektronicznej karty płatniczej na realizację zakupu, zatem mamy w rzeczywistości do czynienia z przekazaniem przez pracodawcę określonej kwoty pieniężnej – pisze ZUS w decyzji nr 65/2023 z 14 lutego 2023 r.
Zobacz także szkolenie w LEX: Leśniewska Izabela, Zasady opodatkowania świadczeń rzeczowych dla pracowników>
Kolejny ciekawy przypadek to wydatki pracodawcy na karty paliwowe z limitem tankowania (uzależnionym od odległości z domu do biura). Zdaniem ZUS jest to rodzaj karty płatniczej - gdyż finalnie umożliwia regulowanie zobowiązań pieniężnych - i nie można jej utożsamiać z bonem albo talonem, czyli niepieniężnymi formami zakupu po cenach niższych niż detaliczne. Ten benefit podlega więc oskładkowaniu w całości, co zresztą potwierdził też Sąd Apelacyjny w Katowicach (wyrok z 12 czerwca 2018 r., sygn. akt III AUa 505/18). Pojęcie bon/voucher w interpretacjach ZUS jest jednak różnie rozumiane. W piśmie z 30 sierpnia 2023 r. (WPI/200000/43/779/2023) - gdy firmie chodziło o zakup bonów-voucherów dla pracownic, które urodziły dzieci i za symboliczną opłatą dostałyby je od pracodawcy na zakup wyprawki - ZUS wyjaśnił, że całość wydatków na takie benefity trzeba oskładkować.
Rozczarowana stanowiskiem ZUS może też być firma, która planuje sprzedawać własnym pracownikom auta wykupione z leasingu. Wykup nastąpi wyłącznie w celu ich dalszej odsprzedaży. Czy więc różnica pomiędzy wartością rynkową wykupionych aut a ich ceną sprzedaży pracownikom powinna zostać uwzględniona w podstawie wymiaru składek? ZUS nie podzielił poglądu, że oskładkowany byłby tylko udział pracownika. - Czym innym jest udostępnienie pracownikom przez pracodawcę po cenach niższych niż detaliczne określonych usług i nowych towarów w tym celu zakupionych przez pracodawcę, a czym innym jest odsprzedaż składników wyposażenia pracodawcy (w tym przypadku są to samochody poleasingowe) – czytamy w decyzji z 7 sierpnia 2024 r. (DI/100000/43/700/2024). Inna spółka zaproponowała pracownikom odkup służbowych laptopów za ułamek ich ceny. ZUS nie zgodził się z jej poglądem, że wymiar składek miałby być w tym przypadku liczony jedynie od kwoty, jaką uiszczali kupujący. Czyli to sytuacja analogiczna, jak przy autach poleasingowych.
Część niekorzystnych interpretacji jest zaskarżanych do sądów. Przykładowo, dopiero Sąd Najwyższy rozstrzygnął, że pod pojęciem korzystnie oskładkowanych środków lokomocji nie można rozumieć aut służbowych udostępnianych do użytku prywatnego (ten benefit będzie więc oskładkowany w pełnej wartości), a tylko albo korzystanie z transportu publicznego za pomocą przekazywanych przez pracodawcę biletów albo ewentualnie dowóz organizowany przez zatrudniającego (wyrok z 27 listopada 2018 r., sygn. akt I UK 319/17).
Czytaj także artykuł w LEX: Turska Katarzyna, Ilość, za którą idzie jakość>
Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Wynagrodzenia, urlopy i czas pracy. Ochrona zatrudnienia i świadectwa pracy. Organizacje pracodawców, związki zawodowe i spory zbiorowe >>
Noclegi i sanatoria bez przywilejów
Jedna z firm budowlanych chciała zapewnić pracownikom częściowo odpłatne noclegi – byliby oni uprawnieni do zakupu po cenach niższych niż detaliczne. Resztę sfinansowałby pracodawca. ZUS nie zgodził się jednak ma obniżkę podstawy oskładkowania. -Takie świadczenie przekazywane pracownikowi w formie innej niż pieniężna jako świadczenie w naturze jest dodatkowym składnikiem wynagrodzenia, które będzie stanowić podstawę wymiaru składek – czytamy w decyzji ZUS nr 827/2024. Była też próba 90 proc. dofinansowania turnusu pracownika w prywatnym sanatorium przez częściowy zwrot kosztów pobytu z kasy firmy. - Świadczenie, o którym mowa w przedmiotowym wniosku ma formę pieniężną – tłumaczył ZUS, odmawiając obniżenia podstawy wymiaru składek (pismo z 1 sierpnia 2023 r., DI/100000/43/645/2023).
Czytaj także komentarz praktyczny w LEX: Liksza Joanna, Przegląd trendów HR na 2025 r.>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
