Przechowywanie i niszczenie akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych.

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 14 grudnia 2018 r.

w sprawie przechowywania i niszczenia akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych

Na podstawie art. 164 ust. 5 ustawy z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych (Dz. U. poz. 771, 1443, 1669 i 2244) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Rozporządzenie określa szczegółowy sposób, tryb i terminy przechowywania i przekazywania akt spraw komorniczych, w których postępowanie zostało zakończone, oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, a także sposób i tryb ich niszczenia po upływie okresu przechowywania.

§ 2. Akta spraw komorniczych, w których postępowanie zostało zakończone, zwane dalej "aktami spraw", oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne dzieli się na materiały archiwalne oznaczane kategorią A i dokumentację niearchiwalną oznaczaną kategorią B.

§  3. 

1. Do materiałów archiwalnych zalicza się akta spraw:

1) o egzekucję z nieruchomości, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;

2) o egzekucję w celu zniesienia współwłasności nieruchomości w drodze sprzedaży publicznej, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;

3) o egzekucję z udziałem Skarbu Państwa, z wyjątkiem spraw o egzekucję należności sądowych;

4) w których wartość egzekwowanego roszczenia, w dniu złożenia wniosku o egzekucję, przekracza dwutysięczną krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego na podstawie odrębnych przepisów;

5) uznanych przez komornika sądowego, zwanego dalej "komornikiem", za mające wyjątkowe znaczenie ze względu na:

a) materiał zebrany w sprawie,

b) występujące w sprawach osoby,

c) charakter spraw, zwłaszcza tych o znaczeniu bezprecedensowym,

d) oddźwięk społeczny.

2. Poza aktami spraw wymienionych w ust. 1 komornik zalicza do materiałów archiwalnych:

1) akta co najmniej pięciu spraw z każdego sposobu egzekucji z danego roku, a w szczególności skutecznej egzekucji ze statków morskich, praw własności przemysłowej oraz z przedmiotów o wartości historycznej, naukowej lub artystycznej;

2) akta co najmniej pięciu spraw z każdego repertorium z danego roku.

3. Akta spraw niewymienione w ust. 1 i 2 zalicza się do dokumentacji niearchiwalnej.

§  4. 

1. Do materiałów archiwalnych zalicza się następujące zamknięte urządzenia ewidencyjne:

1) repertoria;

2) wykazy akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych do archiwum państwowego;

3) skorowidze alfabetyczne stron;

4) protokoły dotyczące zniszczonych akt spraw i urządzeń ewidencyjnych, zaliczonych do dokumentacji niearchiwalnej;

5) spisy zdawczo-odbiorcze akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych przez komorników do Krajowej Rady Komorniczej.

2. Do dokumentacji niearchiwalnej zalicza się urządzenia ewidencyjne niewymienione w ust. 1.

§ 5. Przepisy § 4 stosuje się do urządzeń ewidencyjnych prowadzonych jako odrębny dokument elektroniczny.

Rozdział  2

Terminy przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych

§  6. 

1. Okres przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym zakończono postępowanie lub zamknięto urządzenie ewidencyjne.

2. Okres przechowywania akt spraw, w których egzekucję umorzono na podstawie art. 883 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1360, z późn. zm.), liczy się dopiero po całkowitym rozliczeniu depozytu.

§  7. 

1. Materiały archiwalne są przechowywane przez okres 10 lat, a dokumentacja niearchiwalna przez okres 5 lat, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Przez okres 12 lat przechowuje się akta spraw, w których nie doszło do wyegzekwowania całości świadczenia.

3. Przez okres 10 lat przechowuje się akta spraw:

1) o egzekucję z nieruchomości, w których mimo wyznaczenia terminu licytacji nie doszło do przysądzenia własności nieruchomości - chyba że akta te podlegają archiwizacji przez okres przewidziany w ust. 2;

2) o egzekucję w celu zniesienia współwłasności nieruchomości w drodze sprzedaży publicznej, w których mimo wyznaczenia terminu licytacji nie doszło do przysądzenia własności nieruchomości.

Rozdział  3

Szczegółowy sposób i tryb przechowywania i przekazywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, a także sposób i tryb ich niszczenia

§  8. 

1. Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne są przechowywane przez Krajową Radę Komorniczą przez okresy, o których mowa w § 7, z zastosowaniem zabezpieczeń przed dostępem osób postronnych i przy spełnieniu wymogów bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.

2. Do okresów, o których mowa w § 7, wlicza się okresy, o których mowa w § 10 ust. 4.

§ 9. Niezwłocznie po zakończeniu postępowania w sprawie komornik albo upoważniony przez niego asesor komorniczy zalicza akta sprawy do odpowiedniej kategorii i wskazuje okres ich przechowywania.

§  10. 

1. Przed przekazaniem akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej komornik albo upoważniony przez niego asesor komorniczy sprawdza, czy w aktach zostały rozliczone opłaty, zaliczki oraz sumy depozytowe. O wynikach sprawdzenia czyni się wzmiankę na okładce akt lub w tytule sprawy.

2. Przed przekazaniem akt spraw komornik albo upoważniony przez niego asesor komorniczy sprawdza, czy w aktach tych znajdują się nośniki danych zawierające zapis obrazu i dźwięku utrwalony w trybie art. 809¹ § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego. W takim przypadku, w odniesieniu do akt prowadzonych w postaci papierowej, komornik dołącza do drugiej strony okładki adnotację, w której wskazuje numery kart, na których znajdują się nośniki danych.

3. Przekazanie akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej należy odnotować w repertorium, wpisując w rubryce "uwagi", przy właściwym numerze sprawy, datę przekazania i pozycję ze spisu zdawczo-odbiorczego.

4. Komornik przekazuje akta spraw Krajowej Radzie Komorniczej najpóźniej w ciągu trzech lat od zakończenia postępowania, a zamknięte urządzenia ewidencyjne - najpóźniej w ciągu trzech lat od ich zamknięcia.

5. Przekazanie akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

§  11. 

1. Dokumentacja niearchiwalna podlega zniszczeniu w sposób właściwy dla danej technologii zapisu, a w szczególności przez jej usunięcie z systemu teleinformatycznego albo zmielenie dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej. Prezes sądu rejonowego, przy którym działa komornik, powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z niszczeniem akt. Komisji przewodniczy osoba zajmująca stanowisko komornika - w miarę możliwości komornik, w którego kancelarii wytworzono akta spraw.

2. Komisja może w uzasadnionych przypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw lub zamkniętych urządzeń ewidencyjnych z dokumentacji niearchiwalnej na materiały archiwalne lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt spraw stanowiących dokumentację niearchiwalną. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych do materiałów archiwalnych.

3. Propozycja komisji na wniosek prezesa sądu rejonowego, przy którym działa komornik, podlega zatwierdzeniu przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.

4. Z przeprowadzonych prac przewodniczący komisji sporządza protokół i przedstawia prezesowi sądu rejonowego, przy którym działa komornik, do zatwierdzenia. Protokół ten zalicza się do materiałów archiwalnych.

Rozdział  4

Przepis przejściowy i końcowy

§ 12. Akta spraw prawomocnie zakończonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia kwalifikuje się na podstawie przepisów dotychczasowych.

§ 13. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. ¹

1 Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 października 2011 r. w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 370), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na podstawie art. 300 ustawy z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych (Dz. U. poz. 771, 1443, 1669 i 2244).

• Identyfikator: Dz.U.2018.2408
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Przechowywanie i niszczenie akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych.
• Data aktu: 14/12/2018
• Data ogłoszenia: 27/12/2018
• Data wejścia w życie: 01/01/2019