Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Eurojustu za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Eurojustu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Eurojustu za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Eurojustu

(2009/C 304/24)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2009 r.)

WSTĘP

1. Eurojust, z siedzibą w Hadze, został ustanowiony na mocy decyzji Rady 2002/187/WSiSW(1) w celu zintensyfikowania walki z poważną przestępczością zorganizowaną. Jego zadaniem jest poprawa koordynacji dochodzenia i ścigania w sprawach obejmujących terytorium więcej niż jednego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, jak również państw trzecich⁽²⁾.

2. Budżet Eurojustu na 2008 r. wyniósł 24,8 mln euro w porównaniu z 18,9 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Eurojust wyniosła na koniec roku 222 pracowników w porównaniu ze 179 w roku poprzednim.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 248 Traktatu Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Eurojustu obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2008 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽⁶⁾.

Zadania dyrektora

5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Eurojustu, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁷⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁸⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego⁽⁹⁾, które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnianie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Eurojustu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)⁽¹⁰⁾ oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Eurojustu⁽¹¹⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Eurojustu na dzień 31 grudnia 2008 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Eurojustu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2008 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

13. Kwota środków przeniesionych na następny rok, czyli 3,5 mln euro, była znacznie niższa niż w 2007 r. (wskaźnik przeniesień obniżył się z 25 % do 13 % środków w ramach budżetu ostatecznego). Z kolei kwota anulowanych środków przeniesionych z poprzedniego roku budżetowego, czyli 1 mln euro (25 % przeniesionych środków), była wysoka. Sytuacja ta stanowiła naruszenie zasady jednoroczności.

14. Odnotowany już wcześniej przez Trybunał⁽¹²⁾ wysoki poziom wakatów (26 %) jest wprawdzie niższy niż w 2007 r. (33 %), lecz nadal świadczy o niedociągnięciach w planowaniu i realizacji procedur naboru. Ponadto wpływa on na wykorzystanie środków z tytułu I, ponieważ kwotę 1,8 mln euro przesunięto ze środków na wynagrodzenia pracowników tymczasowych i kontraktowych głównie po to, by zwiększyć (o 238 %) środki na personel zewnętrzny. Sytuacja ta stanowiła naruszenie zasady specyfikacji.

15. Jeśli chodzi o zamówienia publiczne, w większości przypadków nie oszacowano ich wartości rynkowej przed rozpoczęciem procedury przetargowej. Ponadto analiza wykazu wyjątków (tj. odstępstw od ustalonych polityk, procedur i mechanizmów kontroli) wykazała powtarzające się poważne uchybienia na poziomie monitorowania realizacji zamówień i programowania procedur przetargowych. W 2008 r. dyrektor zezwolił na 14 odstępstw, z czego 11 wiązało się z nieprzepisowym rozszerzeniem zakresu umów (poza maksymalny dopuszczalny czas trwania lub poza ustalony limit budżetowy). Sytuacja ta⁽¹³⁾, o której Trybunał wspominał już w sprawozdaniach za lata 2005, 2006 i 2007⁽¹⁴⁾, w istotny sposób podważa zdolność różnych służb do właściwej współpracy i świadczy o braku wytycznych oraz kontroli ze strony urzędnika zatwierdzającego.

16. Jeśli chodzi o procedury naboru pracowników, prace komisji konkursowych nie były jasno udokumentowane - często brakowało protokołów bądź ostatecznych ocen przy tworzeniu rankingów kandydatów. W jednym przypadku wewnętrzny kandydat otrzymał stanowisko kierownika działu, mimo że nie spełniał minimalnych wymogów pod względem doświadczenia zawodowego. Powyższe przykłady świadczą o tym, że nie zapewniono przejrzystego i niedyskryminacyjnego traktowania kandydatów zewnętrznych i wewnętrznych.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 8 października 2009 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Decyzja z dnia 28 lutego 2002 r. ustanawiająca Eurojust (Dz.U. L 63 z 6.3.2002, s. 1).

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Eurojustu.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika, zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽⁷⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁸⁾ Art. 38 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁹⁾ Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości są określone w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Eurojustu.

⁽¹⁰⁾ Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

⁽¹¹⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 30 czerwca 2009 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 6 lipca 2009 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ono na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.eurojust.europa.eu/adm_budg_finance.htm

⁽¹²⁾ Zob. pkt 9 sprawozdania rocznego za 2007 r. (Dz.U. C 311 z 5.12.2008, s. 143).

⁽¹³⁾ Łączna wartość: 390.000 euro.

⁽¹⁴⁾ Np. zob. pkt 8 sprawozdania rocznego za 2007 r. (Dz.U. C 311 z 5.12.2008, s. 143), pkt 8 sprawozdania rocznego za 2006 r. (Dz.U. C 309 z 19.12.2007, s. 112) oraz pkt 11 sprawozdania rocznego za 2005 r. (Dz.U. C 312 z 19.12.2006, s. 69).

Tabela

Eurojust (Haga)

Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu o Unii Europejskiej	Kompetencje Eurojustu określone w decyzji Rady 2002/187/WSiSW		Zarządzanie	Środki udostępnione Eurojustowi w 2008 r. (w 2007 r.)	Produkty i usługi w 2008 r. (w 2007 r.)
Organ trzeciego filaru, utworzony na mocy decyzji Rady. Celem Unii jest zapewnienie obywatelom wysokiego poziomu bezpieczeństwa osobistego w przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości. Rada wspiera współpracę za pośrednictwem Eurojustu poprzez umożliwienie Eurojustowi właściwej koordynacji działań pomiędzy krajowymi organami ścigania państw członkowskich. (fragmenty art. 29 i 31) Podstawowy zakres kompetencji Eurojustu odpowiada zakresowi kompetencji Europolu, a zatem obejmuje on zwalczanie terroryzmu, przestępczości zorganizowanej, a zwłaszcza handlu narkotykami, nielegalnej imigracji, handlu kradzionymi pojazdami, handlu ludźmi, fałszowania pieniędzy, handlu substancjami radioaktywnymi, przestępstw komputerowych, działań ze szkodą dla interesów finansowych Unii i prania pieniędzy.	Cele Art. 3 decyzji ustanawiającej Eurojust - stymulowanie i poprawa koordynacji między właściwymi władzami państw członkowskich w zakresie dochodzenia i ścigania, - poprawa współpracy, w szczególności ułatwianie wymiany informacji, wzajemnej pomocy prawnej i realizacji wniosków o ekstradycję, - wspieranie właściwych władz państw członkowskich w celu zwiększenia skuteczności ich dochodzeń i postępowań, - udzielanie pomocy w przypadku procedur dotyczących państwa członkowskiego i państwa trzeciego, - udzielanie pomocy w przypadku procedur dotyczących państwa członkowskiego i Wspólnoty.	Zadania Art. 5, 6 i 7 decyzji ustanawiającej Eurojust W celu organizacji współpracy między różnymi krajowymi systemami prawnymi Eurojust wypełnia swoje zadania: - za pośrednictwem swoich przedstawicieli krajowych, - lub jako Kolegium. Jeżeli właściwe władze danego państwa członkowskiego postanowią nie spełnić żądań Eurojustu jako Kolegium, informują Eurojust o przyczynach podjęcia takiej decyzji.	1. Kolegium odpowiada za organizację i funkcjonowanie Eurojust. 2. Kolegium składa się z przedstawicieli krajowych oddelegowanych przez każde państwo członkowskie zgodnie z jego systemem prawnym. Są to prokuratorzy, sędziowie lub funkcjonariusze policji o równoważnych kompetencjach. 3. Kolegium wybiera swojego Przewodniczącego spośród przedstawicieli krajowych. 4. Wspólny organ nadzorczy kontroluje przetwarzanie danych osobowych. 5. Dyrektor administracyjny jest mianowany przez Kolegium stanowiące jednomyślnie. 6. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. 7. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.	Budżet 24,8 mln euro (18,9). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2008 r. 175 (147) stanowisk w planie zatrudnienia w tym obsadzonych: 130 (98) + 43 (32) inne stanowiska: (12 pracowników kontraktowych, 12 oddelegowanych ekspertów narodowych, 19 pracowników zewnętrznych) 49 innych pracowników (członków krajowych, prokuratorów łącznikowych, zastępców i asystentów) Pracownicy ogółem: 222 (179) wykonujący: zadania operacyjne: 117 (95) zadania administracyjne: 80 (65) zadania mieszane: 25 (19)	Liczba spotkań: 131 (91) Spotkania zwykłe: 168 (236) Sprawy złożone: 1.025 (849) Łączna liczba spraw: 1.193 (1.085) Nadużycia finansowe: 810 Nadużycia finansowe w %: 68 % (69 %) Handel narkotykami: 223 (207) Handel narkotykami w %: 19 % (19 %) Terroryzm: 23 (23) Terroryzm w %: 2 % (2 %) Zabójstwa: 86 (80) Zabójstwa w %: 7 % (7 %) Handel ludźmi: 83 (71) Handel ludźmi w %: 7 % (7 %)
Źródło: Informacje przekazane przez Eurojust.

ODPOWIEDZI EUROJUSTU

13. Anulowanie pół miliona euro wynikało z czynników zewnętrznych związanych ze zobowiązaniami państw przyjmujących i koordynacją spraw. Eurojust dołoży starań, aby w 2009 r. uzyskać bardziej przejrzysty obraz od partnerów zewnętrznych w celu ograniczenia wysokości anulowanych środków.

14. Eurojust kontynuuje eliminowanie niedociągnięć w procedurach rekrutacyjnych. Drastycznie ograniczono liczbę pracowników tymczasowych, w wyniku czego istotnie zmalała potrzeba dokonywania przesunięć środków. W związku z powyższym tak wysokie przesunięcia środków nie będą konieczne w 2009 r.

15. Dla wszystkich procedur uruchomionych od tego czasu uwzględniono wartość szacunkową. Wprowadzenie systemu planowania w 2009 r. umożliwiło lepsze zaprogramowanie procesu udzielania zamówień publicznych. Ponadto wdrażany jest plan działania dla zamówień publicznych, który ma na celu usunięcie słabych stron zidentyfikowanych przez Trybunał.

16. Eurojust zajmuje się słabymi stronami związanymi z protokołami i końcowymi formularzami ocen rekrutacyjnych. Ponadto sytuacja, na którą Trybunał zwrócił uwagę, została już uregulowana i nowa procedura rekrutacyjna zostanie wprowadzona w 2009 r.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2009.304.131
• Rodzaj: Zawiadomienie
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Eurojustu za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Eurojustu.
• Data aktu: 08/10/2009
• Data ogłoszenia: 15/12/2009