uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 16 ust. 2,
uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,
po przekazaniu projektu aktu ustawodawczego parlamentom narodowym,
uwzględniając opinię Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego 1 ,
stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą 2 ,
(1) Ochrona osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych jest jednym z praw podstawowych. Art. 8 ust. 1 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej (zwanej dalej "Kartą") oraz art. 16 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) stanowią, że każda osoba ma prawo do ochrony danych osobowych jej dotyczących. Prawo to gwarantuje również art. 8 Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności.
(2) W rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady 3 zapewnia się osobom fizycznym prawnie egzekwowalne prawa, określa się zobowiązania administratorów w instytucjach i organach wspólnotowych odnoszące się do przetwarzania danych osobowych oraz tworzy się niezależny organ nadzorczy, Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, odpowiedzialny za monitorowanie przetwarzania danych osobowych przez instytucje i organy Unii. Rozporządzenie to nie ma jednak zastosowania do przetwarzania danych osobowych w toku prowadzenia przez instytucje i organy Unii działalności nieobjętej zakresem stosowania prawa Unii.
(3) W dniu 27 kwietnia 2016 r. przyjęto rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 4 i dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 5 . W wyżej wymienionym rozporządzeniu określa się przepisy ogólne dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i zapewnienia swobodnego przepływu danych osobowych w Unii, natomiast we wspomnianej dyrektywie określa się przepisy szczegółowe dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i zapewnienia swobodnego przepływu danych osobowych w Unii w dziedzinach współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych i współpracy policyjnej.
(4) W rozporządzeniu (UE) 2016/679 dokonano dostosowania rozporządzenia (WE) nr 45/2001 w celu zapewnienia solidnych i spójnych ram ochrony danych w Unii oraz umożliwienia ich stosowania równocześnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679.
(5) Z myślą o spójnym podejściu do ochrony danych osobowych w całej Unii oraz swobodnego przepływu danych osobowych na terytorium Unii należy w miarę możliwości dostosować przepisy o ochronie danych dotyczące instytucji, organów i jednostek organizacyjnych Unii z przepisami o ochronie danych przyjętymi w odniesieniu do sektora publicznego w państwach członkowskich. Zgodnie z orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (zwanego dalej "Trybunałem Sprawiedliwości"), w każdym przypadku, w którym przepisy niniejszego rozporządzenia opierają się na tych samych założeniach, co przepisy rozporządzenia (UE) 2016/679, przepisy obu aktów należy interpretować tak samo, w szczególności ze względu na fakt, że systematyka niniejszego rozporządzenia powinna być uznawana za tożsamą z systematyką rozporządzenia (UE) 2016/679.
(6) Należy zapewnić ochronę wszystkim osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez instytucje i organy Unii, niezależnie od powodu przetwarzania, którym może być na przykład fakt zatrudnienia tych osób przez te instytucje i organy. Niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych osób zmarłych. Niniejsze rozporządzenie nie dotyczy przetwarzania danych osobowych dotyczących osób prawnych, w szczególności przedsiębiorstw będących osobami prawnymi, w tym danych o firmie i formie prawnej oraz danych kontaktowych osoby prawnej.
(7) Aby zapobiec poważnemu ryzyku obchodzenia prawa, ochrona osób fizycznych powinna być neutralna pod względem technicznym i nie powinna zależeć od stosowanych technik.
(8) Niniejsze rozporządzenie powinno mieć zastosowanie do przetwarzania danych osobowych przez wszystkie instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii. Niniejsze rozporządzenie powinno mieć zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w sposób całkowicie lub częściowo zautomatyzowany oraz do przetwarzania w sposób inny niż zautomatyzowany danych osobowych stanowiących lub mających stanowić część zbioru danych. Zbiory lub zestawy zbiorów oraz ich strony tytułowe, które nie są uporządkowane według określonych kryteriów, nie powinny być objęte zakresem niniejszego rozporządzenia.
(9) W deklaracji nr 21 w sprawie ochrony danych osobowych w dziedzinie współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych i współpracy policyjnej - załączonej do Aktu końcowego konferencji międzyrządowej, która przyjęła Traktat z Lizbony - konferencja uznała, że ze względu na szczególny charakter współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych i współpracy policyjnej konieczne może okazać się przyjęcie, na podstawie art. 16 TFUE, szczególnych przepisów o ochronie danych osobowych i swobodnym przepływie danych osobowych w tych dziedzinach. Osobny rozdział niniejszego rozporządzenia zawierający przepisy ogólne powinien mieć zatem zastosowanie do przetwarzania operacyjnych danych osobowych, takich jak dane osobowe przetwarzane na potrzeby postępowań prowadzonych przez organy lub jednostki organizacyjne Unii wykonujące czynności w dziedzinie współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych i współpracy policyjnej.
(10) Dyrektywa (UE) 2016/680 określa zharmonizowane zasady ochrony i swobodnego przepływu danych osobowych przetwarzanych do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania lub ścigania czynów zabronionych, lub wykonywania kar, w tym do celów ochrony przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego i zapobiegania takim zagrożeniom. Aby zapewnić identyczny stopień ochrony osób fizycznych w całej Unii za pomocą prawnie wykonalnych praw oraz zapobiegać rozbieżnościom utrudniającym wymianę danych osobowych między organami i jednostkami organizacyjnymi Unii, gdy wykonują one czynności wchodzące w zakres stosowania części trzeciej tytuł V rozdział 4 lub rozdział 5 TFUE, a właściwymi organami, przepisy dotyczące ochrony i swobodnego przepływu operacyjnych danych osobowych przetwarzanych przez tego rodzaju organy i jednostki organizacyjne Unii powinny być spójne z dyrektywą (UE) 2016/680.
(11) Przepisy ogólne odrębnego rozdziału niniejszego rozporządzenia dotyczące przetwarzania operacyjnych danych osobowych powinny mieć zastosowanie z zastrzeżeniem przepisów szczegółowych mających zastosowanie do przetwarzania operacyjnych danych osobowych przez organy i jednostki organizacyjne Unii podczas wykonywania przez nie czynności wchodzących w zakres części trzeciej tytuł V rozdział 4 lub rozdział 5 TFUE. Te przepisy szczegółowe należy postrzegać jako lex specialis w stosunku do przepisów zawartych w osobnym rozdziale niniejszego rozporządzenia dotyczących przetwarzania operacyjnych danych osobowych (lex specialis derogat legi generali). Aby zmniejszyć fragmentaryzację przepisów, szczegółowe przepisy dotyczące ochrony danych mające zastosowanie do przetwarzania operacyjnych danych osobowych przez organy i jednostki organizacyjne Unii przy wykonywaniu przez nie czynności wchodzących w zakres części trzeciej tytuł V rozdział 4 lub rozdział 5 TFUE powinny być spójne z zasadami leżącymi u podstaw rozdziału niniejszego rozporządzenia dotyczącego przetwarzania operacyjnych danych osobowych, a także z przepisami niniejszego rozporządzenia odnoszącymi się do niezależnego nadzoru, środków ochrony prawnej, odpowiedzialności i sankcji.
(12) Rozdział niniejszego rozporządzenia dotyczący przetwarzania operacyjnych danych osobowych powinien mieć zastosowanie do organów i jednostek organizacyjnych Unii przy wykonywaniu przez nie czynności wchodzących w zakres części trzeciej tytuł V rozdział 4 lub rozdział 5 TFUE - niezależnie od tego, czy wykonują one te czynności w ramach zadań głównych czy dodatkowych - do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania lub ścigania przestępstw. Nie powinien mieć on jednak zastosowania do Europolu oraz Prokuratury Europejskiej do chwili, gdy akty prawne ustanawiające Europol i Prokuraturę Europejską zostaną zmienione w celu objęcia ich dostosowanym rozdziałem niniejszego rozporządzenia dotyczącym przetwarzania operacyjnych danych osobowych.
(13) Komisja powinna dokonać przeglądu niniejszego rozporządzenia, w szczególności jego rozdziału dotyczącego przetwarzania operacyjnych danych osobowych. Komisja powinna również dokonać przeglądu innych aktów prawnych przyjętych w oparciu o Traktaty, które to akty regulują przetwarzanie operacyjnych danych osobowych przez organy i jednostki organizacyjne Unii podczas wykonywania przez nie czynności wchodzących w zakres części trzeciej tytuł V rozdział 4 lub rozdział 5 TFUE. Aby zapewnić jednolitą i spójną ochronę osób fizycznych w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych, po przeprowadzeniu wspomnianego przeglądu, Komisja powinna mieć możliwość przedstawienia odnośnych wniosków ustawodawczych, w tym niezbędnych dostosowań rozdziału niniejszego rozporządzenia dotyczącego operacyjnych danych osobowych, z myślą o zastosowaniu tego rozdziału do Europolu i Prokuratury Europejskiej. Dostosowania te powinny uwzględniać przepisy odnoszące się do niezależnego nadzoru, środków ochrony prawnej, odpowiedzialności i sankcji.
(14) Przetwarzanie administracyjnych danych osobowych, takich jak dane pracowników organów i jednostek organizacyjnych Unii przy wykonywaniu przez nie czynności wchodzących w zakres części trzeciej tytuł V rozdział 4 i rozdział 5 TFUE, powinno być objęte zakresem niniejszego rozporządzenia.
(15) Niniejsze rozporządzenie powinno mieć zastosowanie do przetwarzania danych osobowych przez instytucje, organy lub jednostki organizacyjne Unii przy wykonywaniu przez nie czynności wchodzących w zakres tytułu V rozdział 2 Traktatu o Unii Europejskiej (TUE). Niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć zastosowania do przetwarzania danych osobowych przez misje, o których mowa w art. 42 ust. 1, art. 43 i 44 TUE, służące realizacji wspólnej polityki bezpieczeństwa i obrony. W stosownych przypadkach należy przedstawić odpowiednie wnioski w celu dalszego uregulowania przetwarzania danych osobowych w dziedzinie wspólnej polityki bezpieczeństwa i obrony.
(16) Zasady ochrony danych powinny mieć zastosowanie do wszelkich informacji o zidentyfikowanych lub możliwych do zidentyfikowania osobach fizycznych. Spseudonimizowane dane osobowe, które przy użyciu dodatkowych informacji można przypisać osobie fizycznej, należy uznać za informacje o możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Aby stwierdzić, czy dana osoba fizyczna jest możliwa do zidentyfikowania, należy wziąć pod uwagę wszelkie sposoby (w tym wyodrębnienie wpisów dotyczących tej samej osoby), w stosunku do których istnieje uzasadnione prawdopodobieństwo, iż zostaną wykorzystane przez administratora lub inną osobę w celu bezpośredniego lub pośredniego zidentyfikowania osoby fizycznej. Aby stwierdzić, czy dany sposób może być z uzasadnionym prawdopodobieństwem wykorzystany do zidentyfikowania danej osoby fizycznej, należy wziąć pod uwagę wszelkie obiektywne czynniki, takie jak koszt i czas potrzebne do jej zidentyfikowania, oraz uwzględnić technologię dostępną w momencie przetwarzania danych, jak i postęp technologiczny. Zasady ochrony danych nie powinny więc mieć zastosowania do informacji anonimowych, czyli informacji, które nie wiążą się ze zidentyfikowaną lub możliwą do zidentyfikowania osobą fizyczną, ani do danych osobowych zanonimizowanych w taki sposób, że osób, których dane dotyczą, w ogóle nie można zidentyfikować lub już nie można zidentyfikować. Niniejsze rozporządzenie nie dotyczy więc przetwarzania informacji anonimowych, w tym przetwarzania do celów statystycznych lub naukowych.
(17) Pseudonimizacja danych osobowych może ograniczyć ryzyko dla osób, których dane dotyczą, oraz pomóc administratorom i podmiotom przetwarzającym wywiązać się z obowiązku ochrony danych. Bezpośrednie wprowadzenie pojęcia "pseudonimizacja" w niniejszym rozporządzeniu nie służy wykluczeniu innych środków ochrony danych.
(18) Osobom fizycznym mogą zostać przypisane identyfikatory internetowe, takie jak adresy IP, identyfikatory plików cookie, generowane przez ich urządzenia, aplikacje, narzędzia i protokoły, czy też inne identyfikatory, generowane na przykład przez etykiety RFID. Może to skutkować zostawianiem śladów, które, w szczególności w połączeniu z niepowtarzalnymi identyfikatorami i innymi informacjami uzyskiwanymi przez serwery, mogą być wykorzystywane do tworzenia profili i do identyfikowania tych osób.
(19) Zgoda powinna być wyrażona w drodze jednoznacznej, potwierdzającej czynności, która wyraża odnoszące się do określonej sytuacji dobrowolne, świadome i jednoznaczne przyzwolenie osoby, której dane dotyczą, na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych i która ma na przykład formę pisemnego (w tym elektronicznego) lub ustnego oświadczenia. Może to polegać na zaznaczeniu okienka wyboru podczas przeglądania strony internetowej, na wyborze ustawień technicznych do korzystania z usług społeczeństwa informacyjnego lub też na innym oświadczeniu, lub zachowaniu, które w danym kontekście jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą, zaakceptowała proponowane przetwarzanie jej danych osobowych. Milczenie, okienka domyślnie zaznaczone lub niepodjęcie działania nie powinny zatem oznaczać zgody. Zgoda powinna dotyczyć wszystkich czynności przetwarzania dokonywanych w tym samym celu lub w tych samych celach. Jeżeli przetwarzanie służy różnym celom, potrzebna jest zgoda na wszystkie te cele. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, ma wyrazić zgodę w odpowiedzi na zapytanie elektroniczne, zapytanie takie musi być jasne, zwięzłe i nie może niepotrzebnie zakłócać korzystania z usługi, której dotyczy. Jednocześnie osoba, której dane dotyczą, powinna mieć prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, co nie powinno mieć wpływu na legalność przetwarzania danych, które odbyło się na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Aby zapewnić dobrowolność, zgoda nie powinna stanowić ważnej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych w szczególnej sytuacji, w której istnieje wyraźny brak równowagi między osobą, której dane dotyczą, a administratorem, i dlatego jest mało prawdopodobne, by w tej konkretnej sytuacji zgodę wyrażono dobrowolnie we wszystkich przypadkach. W momencie zbierania danych często nie da się w pełni zidentyfikować celu przetwarzania danych osobowych na potrzeby badań naukowych. Dlatego osoby, których dane dotyczą, powinny móc wyrazić zgodę na niektóre obszary badań naukowych, o ile badania te są zgodne z uznanymi normami etycznymi w zakresie badań naukowych. Osoby, których dane dotyczą, powinny móc wyrazić zgodę tylko na niektóre obszary badań lub elementy projektów badawczych, o ile umożliwia to zamierzony cel.
(20) Wszelkie przetwarzanie danych osobowych powinno być zgodne z prawem i rzetelne. Dla osób fizycznych powinno być jasne, że dotyczące ich dane osobowe są zbierane, wykorzystywane, przeglądane lub w inny sposób przetwarzane oraz w jakim stopniu te dane osobowe są lub będą przetwarzane. Zasada przejrzystości wymaga, by wszelkie informacje i wszelkie komunikaty związane z przetwarzaniem tych danych osobowych były łatwo dostępne i zrozumiałe oraz sformułowane jasnym i prostym językiem. Zasada ta dotyczy w szczególności informowania osób, których dane dotyczą, o tożsamości administratora i celach przetwarzania oraz innych informacji mających zapewnić rzetelność i przejrzystość przetwarzania w stosunku do osób fizycznych, których sprawa dotyczy, a także prawa tych osób do uzyskania potwierdzenia i informacji o przetwarzanych danych osobowych ich dotyczących. Osobom fizycznym należy uświadomić ryzyko, zasady, zabezpieczenia i prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz sposoby wykonywania praw przysługujących im w związku z przetwarzaniem tych danych. W szczególności konkretne cele przetwarzania danych osobowych powinny być wyraźne, uzasadnione i określone w momencie ich zbierania. Dane osobowe powinny być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co jest niezbędne do celów, dla których są one przetwarzane. Wymaga to w szczególności zapewnienia ograniczenia do ścisłego minimum okresu przechowywania danych. Dane osobowe powinny być przetwarzane tylko w przypadkach, gdy celu przetwarzania nie można w rozsądny sposób osiągnąć innymi sposobami. Aby zapobiec przechowywaniu danych osobowych przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne, administrator powinien ustalić termin ich usuwania lub okresowego przeglądu. Należy podjąć wszelkie rozsądne działania zapewniające sprostowanie lub usunięcie danych osobowych, które są nieprawidłowe. Dane osobowe powinny być przetwarzane w sposób zapewniający im odpowiednie bezpieczeństwo i odpowiednią poufność, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem do nich lub do sprzętu służącego ich przetwarzaniu, przed nieuprawnionym korzystaniem z tych danych lub z tego sprzętu oraz ochronę przed ich nieuprawnionym ujawnieniem w trakcie ich przekazywania.
(21) Zgodnie z zasadą rozliczalności, jeżeli instytucje i organy Unii przekazują dane osobowe w obrębie danej instytucji lub danego organu Unii, a odbiorca nie należy do struktur administratora, lub do innych instytucji lub organów Unii, powinny one sprawdzić, czy tego rodzaju dane osobowe są niezbędne do zgodnego z prawem wykonywania zadań należących do kompetencji odbiorcy. W szczególności po otrzymaniu od odbiorcy wniosku o przekazanie danych osobowych administrator powinien sprawdzić, czy istnieje odpowiednia podstawa do zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych, których dotyczy wniosek, oraz powinien sprawdzić kompetencje odbiorcy. Powinien również dokonać wstępnej oceny konieczności przekazania danych. Jeżeli pojawią się wątpliwości co do tej konieczności, administrator powinien zażądać dalszych informacji od odbiorcy. Odbiorca powinien zapewnić możliwość zweryfikowania konieczności przekazania danych po jego dokonaniu.
(22) Aby przetwarzanie danych osobowych było zgodne z prawem, musi być ono podyktowane koniecznością wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym przez instytucje i organy Unii lub w ramach sprawowania przez nie władzy publicznej, koniecznością poszanowania obowiązku prawnego, któremu podlega administrator, lub inną uzasadnioną podstawą na mocy niniejszego rozporządzenia, w tym zgodą osoby, której dane dotyczą, lub koniecznością poszanowania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Przetwarzanie danych osobowych w celu przeprowadzenia czynności wykonywanych w interesie ogólnym przez instytucje i organy Unii obejmuje przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do zarządzania tymi instytucjami i organami oraz ich funkcjonowania. Przetwarzanie danych osobowych należy uznać za zgodne z prawem również w przypadkach, gdy jest niezbędne do ochrony interesu, który ma istotne znaczenie dla życia osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej. Żywotny interes innej osoby fizycznej powinien zasadniczo być podstawą przetwarzania danych osobowych wyłącznie w przypadkach, gdy przetwarzania tego nie da się w sposób ewidentny oprzeć na innej podstawie prawnej. Niektóre rodzaje przetwarzania mogą służyć zarówno ważnemu interesowi publicznemu, jak i żywotnym interesom osoby, której dane dotyczą, na przykład gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów humanitarnych, w tym monitorowania epidemii i ich rozprzestrzeniania się lub w nadzwyczajnych sytuacjach humanitarnych, w szczególności w przypadku klęsk żywiołowych i katastrof spowodowanych przez człowieka.
(23) Prawo Unii, o którym mowa w niniejszym rozporządzeniu, powinno być jasne i precyzyjne, a jego zastosowanie przewidywalne dla osób mu podlegających zgodnie z wymogami Karty i Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności.
(24) Przepisy wewnętrzne, o których mowa w niniejszym rozporządzeniu, powinny być jasne i określać akty o charakterze ogólnym mające na celu wywołanie skutków prawnych wobec osób, których dane dotyczą. Powinny one być przyjęte na najwyższym szczeblu kierownictwa instytucji i organów Unii, w ramach ich kompetencji i w sprawach dotyczących ich funkcjonowania. Powinny one być publikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Zastosowanie tych przepisów powinno być przewidywalne dla osób, których przepisy te dotyczą, zgodnie z wymogami Karty oraz Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności. Przepisy wewnętrzne mogą mieć formę decyzji, w szczególności gdy zostały przyjęte przez instytucje unijne.
(25) Przetwarzanie danych osobowych do celów innych niż cele, w których dane te zostały pierwotnie zebrane, powinno być dozwolone wyłącznie w przypadkach, gdy jest zgodne z celami, w których dane osobowe zostały pierwotnie zebrane. W takim przypadku nie jest wymagana inna podstawa prawna niż ta, na podstawie której możliwe było zebranie danych osobowych. Jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, prawo Unii może określać i precyzować zadania i cele, dla których dalsze przetwarzanie powinno być uznawane za zgodne z prawem i z pierwotnymi celami. Dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych, lub do celów statystycznych powinno być uznawane za operacje przetwarzania zgodne z prawem i z pierwotnymi celami. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych w prawie Unii może być również podstawą prawną dalszego przetwarzania. Aby ustalić, czy cel dalszego przetwarzania danych osobowych jest zgodny z celem, w którym dane te zostały pierwotnie zebrane, administrator - po spełnieniu wszystkich wymogów warunkujących zgodność pierwotnego przetwarzania z prawem - powinien uwzględnić między innymi: wszelkie powiązania pomiędzy tymi celami a celami zamierzonego dalszego przetwarzania; kontekst, w którym zostały zebrane dane osobowe, w szczególności rozsądne oczekiwania osób, których dane dotyczą, co do dalszego wykorzystania tych danych, oparte na rodzaju ich powiązania z administratorem; charakter danych osobowych; konsekwencje zamierzonego dalszego przetwarzania dla osób, których dane dotyczą oraz istnienie odpowiednich zabezpieczeń zarówno podczas pierwotnej, jak i zamierzonej operacji dalszego przetwarzania.
(26) Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, administrator powinien być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na operację przetwarzania. W szczególności w przypadku pisemnego oświadczenia składanego w innej sprawie powinny istnieć gwarancje, że osoba, której dane dotyczą, jest świadoma wyrażenia zgody oraz jej zakresu. Zgodnie z dyrektywą Rady 93/13/EWG 6 oświadczenie o wyrażeniu zgody przygotowane przez administratora powinno mieć zrozumiałą i łatwo dostępną formę, być sformułowane jasnym i prostym językiem i nie powinno zawierać nieuczciwych warunków. Aby wyrażenie zgody było świadome, osoba, której dane dotyczą, powinna znać przynajmniej tożsamość administratora oraz zamierzone cele przetwarzania danych osobowych. Wyrażenia zgody nie należy uznawać za dobrowolne, jeżeli osoba, której dane dotyczą, nie ma rzeczywistego lub wolnego wyboru, lub nie może odmówić ani wycofać zgody bez niekorzystnych konsekwencji.
(27) Szczególnej ochrony danych osobowych wymagają dzieci, gdyż mogą one być mniej świadome ryzyka, konsekwencji, zabezpieczeń i praw przysługujących im w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Taka szczególna ochrona powinna mieć zastosowanie przede wszystkim do tworzenia profili osobowych i do zbierania danych osobowych dotyczących dzieci, gdy usługi są kierowane bezpośrednio do nich na stronach internetowych instytucji i organów Unii, na przykład usługi komunikacji interpersonalnej lub internetowej sprzedaży biletów a przetwarzanie danych osobowych odbywa się za zgodą.
(28) Jeżeli odbiorcy mający siedzibę w Unii, inni niż instytucje i organy Unii, chcą, aby instytucje i organy Unii przekazywały im dane osobowe, powinni oni wykazać, że dane te są im potrzebne do wykonania ich zadań prowadzonych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania powierzonej im władzy publicznej. Ewentualnie odbiorcy ci powinni dowieść, że przekazanie danych jest niezbędne dla określonego celu w interesie publicznym, a administrator powinien ustalić, czy istnieje jakikolwiek powód, by przypuszczać, że może zostać naruszony uzasadniony interes osoby, której dane dotyczą. W takim przypadku administrator powinien wyraźnie wyważyć różne przeciwstawne interesy, aby dokonać oceny proporcjonalności wnioskowanego przekazania danych osobowych. Taki określony cel w interesie publicznym może dotyczyć przejrzystości instytucji i organów Unii. Ponadto instytucje i organy Unii powinny wykazać taką konieczność, jeżeli same inicjują przekazywanie, zgodnie z zasadą przejrzystości i dobrej administracji. Wymogi określone w niniejszym rozporządzeniu dotyczące przekazywania danych do odbiorców mających siedzibę w Unii, innych niż instytucje i organy Unii, powinny być rozumiane jako uzupełniające w stosunku do warunków zgodnego z prawem przetwarzania.
(29) Dane osobowe, które z racji swego charakteru są szczególnie wrażliwe w świetle podstawowych praw i wolności, wymagają szczególnej ochrony, gdyż kontekst ich przetwarzania może powodować poważne zagrożenie dla podstawowych praw i wolności. Takie dane osobowe nie powinny być przetwarzane, jeżeli nie zostaną spełnione szczególne warunki określone w niniejszym rozporządzeniu. Do takich danych osobowych powinny zaliczać się dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, przy czym użycie w niniejszym rozporządzeniu terminu "pochodzenie rasowe" nie oznacza, że Unia akceptuje teorie sugerujące istnienie odrębnych ras ludzkich. Przetwarzanie fotografii nie powinno zawsze stanowić przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, gdyż fotografie są objęte definicją "danych biometrycznych" tylko w przypadkach, gdy są przetwarzane specjalnymi metodami technicznymi, umożliwiającymi jednoznaczną identyfikację osoby fizycznej lub potwierdzenie jej tożsamości. Oprócz wymogów szczegółowych mających zastosowanie do przetwarzania danych objętych szczególną ochroną zastosowanie powinny mieć zasady ogólne i inne przepisy niniejszego rozporządzenia, w szczególności jeżeli chodzi o warunki zgodności przetwarzania z prawem. Należy wyraźnie przewidzieć wyjątki od ogólnego zakazu przetwarzania takich szczególnych kategorii danych osobowych, m.in. w razie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą, lub ze względu na szczególne potrzeby, w szczególności gdy przetwarzanie danych odbywa się w ramach uzasadnionych działań niektórych zrzeszeń lub fundacji, których celem jest umożliwienie korzystania z podstawowych wolności.
(30) Szczególne kategorie danych osobowych zasługujące na większą ochronę powinny być przetwarzane do celów zdrowotnych wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne do realizacji tych celów z korzyścią dla osób fizycznych i ogółu społeczeństwa, zwłaszcza w kontekście zarządzania usługami i systemami opieki zdrowotnej i zabezpieczenia społecznego. Niniejsze rozporządzenie powinno zatem przewidywać zharmonizowane warunki przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych dotyczących zdrowia ze względu na szczególne potrzeby, zwłaszcza gdy takie dane są przetwarzane w określonych celach zdrowotnych przez osoby podlegające prawnemu obowiązkowi zachowania tajemnicy zawodowej. W prawie Unii powinno się uwzględnić konkretne i odpowiednie środki, aby chronić prawa podstawowe i dane osobowe osób fizycznych.
(31) Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych bez zgody osoby, której dane dotyczą, może być niezbędne z uwagi na względy interesu publicznego w dziedzinie zdrowia publicznego. Przetwarzanie takie powinno podlegać konkretnym, odpowiednim środkom chroniącym prawa i wolności osób fizycznych. W tym kontekście "zdrowie publiczne" należy interpretować zgodnie z definicją z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1338/2008 7 , czyli jako wszystkie elementy związane ze zdrowiem, mianowicie stan zdrowia, w tym zachorowalność i niepełnosprawność, czynniki warunkujące stan zdrowia, potrzeby w zakresie opieki zdrowotnej, zasoby opieki zdrowotnej, oferowane usług opieki zdrowotnej i powszechny dostęp do nich, wydatki na opiekę zdrowotną i sposób jej finansowania oraz przyczyny zgonów. Przetwarzanie danych dotyczących zdrowia z uwagi na względy interesu publicznego nie powinno skutkować przetwarzaniem danych osobowych do innych celów.
(32) Jeżeli dane osobowe przetwarzane przez administratora nie pozwalają mu zidentyfikować osoby fizycznej, nie powinien on mieć obowiązku uzyskania dodatkowych informacji w celu zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą, wyłącznie po to, by zastosować się do przepisów niniejszego rozporządzenia. Administrator nie powinien jednak odmawiać przyjęcia dodatkowych informacji od osoby, której dane dotyczą, by ułatwić jej wykonywanie praw. Weryfikacja tożsamości powinna obejmować cyfrową identyfikację osoby, której dane dotyczą, na przykład poprzez mechanizm uwierzytelniania, taki jak te same dane uwierzytelniające, których osoba, której dane dotyczą, używa, by zalogować się do usług internetowych oferowanych przez administratora danych.
(33) Przetwarzanie danych osobowych do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych, lub do celów statystycznych powinno podlegać odpowiednim zabezpieczeniom praw i wolności osoby, której dane dotyczą, zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. Zabezpieczenia te powinny polegać na wdrożeniu środków technicznych i organizacyjnych zapewniających w szczególności poszanowanie zasady minimalizacji danych. Dalsze przetwarzanie danych osobowych do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych, lub do celów statystycznych można prowadzić, jeżeli administrator ocenił możliwość realizacji tych celów w drodze przetwarzania danych, które albo od początku albo już dłużej nie pozwalają identyfikować osób, których dane dotyczą, pod warunkiem że istnieją odpowiednie zabezpieczenia (takie jak pseudonimizacja danych osobowych). Instytucje i organy Unii powinny ustanowić odpowiednie zabezpieczenia w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych, lub do celów statystycznych przewidzianych w prawie Unii, które mogą obejmować przepisy wewnętrzne przyjęte przez instytucje i organy Unii w sprawach dotyczących ich funkcjonowania.
(34) Należy przewidzieć procedury ułatwiające osobie, której dane dotyczą, wykonywanie praw przysługujących jej na mocy niniejszego rozporządzenia, w tym mechanizmy żądania i, w stosownych przypadkach, uzyskiwania nieodpłatnie w szczególności dostępu do danych osobowych i ich sprostowania lub usunięcia oraz możliwości wykonywania prawa do sprzeciwu. Administrator powinien zapewnić możliwość wnoszenia odnośnych żądań także drogą elektroniczną, w szczególności gdy dane osobowe są przetwarzane drogą elektroniczną. Administrator powinien być zobowiązany udzielić odpowiedzi na żądania osób, których dane dotyczą, bez zbędnej zwłoki, a najpóźniej w terminie miesiąca, zaś jeżeli nie zamierza spełnić takiego żądania - podać tego przyczyny.
(35) Zasady rzetelnego i przejrzystego przetwarzania wymagają, by osoba, której dane dotyczą, była informowana o prowadzeniu operacji przetwarzania i o jej celach. Administrator powinien podać osobie, której dane dotyczą, wszelkie inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania, uwzględniając konkretne okoliczności i konkretny kontekst przetwarzania danych osobowych. Ponadto należy poinformować osobę, której dane dotyczą, o fakcie profilowania danych oraz o konsekwencjach takiego profilowania. Jeżeli gromadzi się dane osobowe od osoby, której dane dotyczą, należy ją też poinformować, czy ma ona obowiązek je podać, oraz o konsekwencjach ich niepodania. Informacje te można przekazać w połączeniu ze standardowymi znakami graficznymi, które w widoczny, zrozumiały i czytelny sposób przedstawią ogólny zarys zamierzonego przetwarzania. Jeżeli znaki te są przedstawione elektronicznie, powinny nadawać się do odczytu maszynowego.
(36) Informacje o przetwarzaniu danych osobowych odnoszące się do osoby, której dane dotyczą, należy przekazać tej osobie w momencie zbierania danych, a jeżeli danych nie uzyskuje się od osoby, której dane dotyczą, lecz z innego źródła - w rozsądnym terminie, zależnie od okoliczności. Jeżeli dane osobowe można zgodnie z prawem ujawnić innemu odbiorcy, należy poinformować o tym osobę, której dane dotyczą, przy ujawnieniu danych temu odbiorcy po raz pierwszy. Jeżeli administrator planuje przetwarzać dane osobowe w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane, powinien on przed dalszym przetwarzaniem poinformować osobę, której dane dotyczą, o innym celu przetwarzania oraz dostarczyć jej inne niezbędne informacje. Jeżeli osobie, której dane dotyczą, nie można podać pochodzenia danych osobowych, ponieważ korzystano z różnych źródeł, informacje należy przedstawić w sposób ogólny.
(37) Każda osoba fizyczna powinna mieć prawo dostępu do zebranych danych jej dotyczących oraz powinna mieć możliwość łatwego wykonywania tego prawa w rozsądnych odstępach czasu, by mieć świadomość zgodności z prawem przetwarzania i móc zweryfikować zgodność przetwarzania z prawem. Obejmuje to prawo dostępu osób, których dane dotyczą, do danych dotyczących ich zdrowia, na przykład do danych zawartych w odnoszącej się do nich dokumentacji medycznej zawierającej takie informacje, jak diagnozy, wyniki badań, oceny dokonywane przez lekarzy prowadzących, stosowane terapie czy przeprowadzone zabiegi. Dlatego też każda osoba, której dane dotyczą, powinna mieć prawo do wiedzy i informacji, w szczególności na temat celów, w jakich dane osobowe są przetwarzane, w miarę możliwości okresu, przez jaki dane osobowe są przetwarzane, odbiorców danych osobowych, założeń ewentualnego zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych oraz, przynajmniej w przypadku profilowania, konsekwencji takiego przetwarzania. Prawo to nie powinno negatywnie wpływać na prawa lub wolności innych osób, w tym tajemnice handlowe lub własność intelektualną, w szczególności na prawa autorskie chroniące oprogramowanie. Względy te nie powinny jednak skutkować odmową udzielenia osobie, której dane dotyczą, jakichkolwiek informacji. Jeżeli administrator przetwarza duże ilości informacji o osobie, której dane dotyczą, powinien on mieć możliwość zażądania przed podaniem informacji, by osoba, której dane dotyczą, sprecyzowała informacje lub czynności przetwarzania, których dotyczy jej żądanie.
(38) Każda osoba fizyczna powinna mieć prawo do sprostowania dotyczących jej danych osobowych oraz prawo do "bycia zapomnianym", jeżeli zatrzymywanie takich danych narusza niniejsze rozporządzenie lub prawo Unii, któremu podlega administrator. Osoba, której dane dotyczą, powinna mieć prawo do tego, by jej dane osobowe zostały usunięte i przestały być przetwarzane, jeżeli dane te nie są już niezbędne do celów, w których były zbierane lub w inny sposób przetwarzane, jeżeli osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę lub jeżeli wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych jej dotyczących, lub jeżeli przetwarzanie jej danych osobowych nie jest z innego powodu zgodne z niniejszym rozporządzeniem. Prawo to ma znaczenie w przypadkach, gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę jako dziecko, gdy nie była w pełni świadoma ryzyka związanego z przetwarzaniem, a w późniejszym czasie chce usunąć takie dane osobowe, w szczególności z internetu. Osoba, której dane dotyczą, powinna móc wykonywać to prawo, mimo że już nie jest dzieckiem. Dalsze zatrzymywanie danych osobowych powinno być jednak uznane za zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do korzystania z wolności wypowiedzi i informacji, do wywiązania się z obowiązku prawnego, do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, z uwagi na względy interesu publicznego w dziedzinie zdrowia publicznego, do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych, lub do celów statystycznych lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
(39) Aby wzmocnić prawo do "bycia zapomnianym" w internecie, należy rozszerzyć prawo do usunięcia danych poprzez zobowiązanie administratora, który upublicznił te dane osobowe, do poinformowania administratorów, którzy przetwarzają takie dane osobowe, o tym, że należy usunąć wszelkie łącza do tych danych, kopie tych danych osobowych lub ich replikacje. Spełniając ten obowiązek, administrator powinien podjąć racjonalne działania z uwzględnieniem dostępnych technologii i dostępnych mu środków, w tym środków technicznych, w celu poinformowania administratorów, którzy przetwarzają dane osobowe, o żądaniu osoby, której dane dotyczą.
(40) Wśród metod pozwalających ograniczyć przetwarzanie danych osobowych mogą się znaleźć między innymi: czasowe przeniesienie wybranych danych osobowych do innego systemu przetwarzania, uniemożliwienie użytkownikom dostępu do wybranych danych lub czasowe usunięcie opublikowanych danych ze strony internetowej. W zautomatyzowanych zbiorach danych przetwarzanie należy zasadniczo ograniczyć za pomocą środków technicznych w taki sposób, by dane osobowe nie podlegały dalszemu przetwarzaniu ani nie mogły być zmieniane. Fakt ograniczenia przetwarzania danych osobowych należy wyraźnie zaznaczyć w systemie.
(41) Aby zyskać większą kontrolę nad swoimi danymi w ramach zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, powinna także mieć możliwość otrzymywania dotyczących jej danych osobowych, które dostarczyła administratorowi, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym, nadającym się do odczytu maszynowego i interoperacyjnym formacie oraz przesyłania ich innemu administratorowi. Administratorów danych należy zachęcać do opracowywania formatów interoperacyjnych, które umożliwiają przenoszenie danych. Prawo to powinno mieć zastosowanie w przypadkach, gdy osoba, której dane dotyczą, przekazała dane osobowe na podstawie własnej zgody lub gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy. Dlatego nie powinno ono mieć zastosowania w przypadkach, gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego, któremu podlega administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi. Przysługujące osobie, której dane dotyczą, prawo do przesłania lub otrzymania swoich danych osobowych nie powinno nakładać na administratorów obowiązku wprowadzenia lub prowadzenia kompatybilnych technicznie systemów przetwarzania. Jeżeli określony zestaw danych osobowych odnosi się do więcej niż jednej osoby, której dane dotyczą, prawo do otrzymania danych osobowych powinno obowiązywać z zastrzeżeniem praw i wolności innych osób, których dane dotyczą, wynikających z niniejszego rozporządzenia. Prawo to powinno ponadto obowiązywać z zastrzeżeniem prawa osoby, której dane dotyczą, do spowodowania, by dane osobowe zostały usunięte oraz z zastrzeżeniem ograniczeń tego prawa określonych w niniejszym rozporządzeniu i nie powinno w szczególności skutkować usunięciem danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, przekazanych przez tę osobę do celów wykonania umowy, o ile te dane osobowe są niezbędne do wykonania tej umowy i w zakresie, w jakim są do tego niezbędne. O ile jest to technicznie możliwe, osoba, której dane dotyczą, powinna mieć prawo do spowodowania, by dane osobowe zostały przekazane przez jednego administratora bezpośrednio innemu administratorowi.
(42) Nawet jeżeli dane osobowe są przetwarzane zgodnie z prawem, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, osobie, której dane dotyczą, powinno przysługiwać prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych dotyczących jej szczególnej sytuacji. Za wykazanie, że prawnie uzasadnione interesy administratora mają nadrzędny charakter wobec interesów lub podstawowych praw i wolności osoby, której dane dotyczą, powinien odpowiadać administrator.
(43) Osoba, której dane dotyczą, powinna mieć prawo do niepodlegania decyzji mogącej obejmować określone środki, w której analizuje się cechy osobiste tej osoby i która to decyzja opiera się wyłącznie na przetwarzaniu zautomatyzowanym i wywołuje wobec osoby, której dane dotyczą, skutki prawne lub w podobny sposób znacząco na nią wpływa, jak na przykład elektroniczne metody rekrutacji bez interwencji ludzkiej. Do takiego przetwarzania zalicza się "profilowanie", które polega na dowolnym zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych pozwalającym ocenić czynniki osobowe osoby fizycznej, a w szczególności analizować lub prognozować aspekty odnoszące się do efektów pracy, sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji lub zainteresowań, wiarygodności lub zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się osoby, której dane dotyczą, wywołujące skutki prawne względem tej osoby lub w podobny sposób znacząco na nią wpływające.
Niemniej podejmowanie decyzji na podstawie takiego przetwarzania, w tym profilowania, powinno być dozwolone wówczas, gdy jest to wyraźnie dopuszczone prawem Unii. Przetwarzanie takie powinno zawsze podlegać odpowiednim zabezpieczeniom, obejmującym przekazywanie konkretnych informacji osobie, której dane dotyczą, oraz prawo do uzyskania interwencji człowieka, prawo do wyrażenia własnego stanowiska, prawo do uzyskania wyjaśnienia co do decyzji wynikłej z takiej oceny oraz prawo do zakwestionowania takiej decyzji. Takie przetwarzanie nie powinno dotyczyć dzieci. Aby zapewnić rzetelność i przejrzystość przetwarzania wobec osoby, której dane dotyczą, mając na uwadze konkretne okoliczności i kontekst przetwarzania danych osobowych, administrator powinien stosować odpowiednie matematyczne lub statystyczne procedury profilowania, wdrożyć środki techniczne i organizacyjne zapewniające w szczególności korektę czynników powodujących nieprawidłowości w danych osobowych i maksymalne zmniejszenie ryzyka błędów, zabezpieczyć dane osobowe w sposób uwzględniający potencjalne ryzyko dla interesów i praw osoby, której dane dotyczą, oraz zapobiec m.in. skutkom w postaci dyskryminacji osób fizycznych z uwagi na pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, wyznanie lub przekonania, przynależność do związków zawodowych, stan genetyczny lub zdrowotny lub orientację seksualną, lub przetwarzaniu wyników skutkującemu środkami mającymi taki efekt. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie oparte na szczególnych kategoriach danych osobowych powinny być dozwolone wyłącznie przy zachowaniu szczególnych warunków.
(44) W aktach prawnych przyjętych na podstawie Traktatów lub w przepisach wewnętrznych przyjętych przez instytucje i organy Unii w sprawach dotyczących ich funkcjonowania można przewidzieć ograniczenia dotyczące określonych zasad oraz prawa do informacji, dostępu do danych osobowych i ich sprostowania lub usuwania, prawa do przenoszenia danych, poufności danych pochodzących z łączności elektronicznej, zawiadamiania osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych oraz ograniczenia dotyczące określonych powiązanych obowiązków administratorów, o ile jest to niezbędne i proporcjonalne w społeczeństwie demokratycznym, dla zapewnienia bezpieczeństwa publicznego, zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, ścigania przestępstw lub wykonywania kar. Obejmuje to ochronę przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego, w tym ochronę życia ludzkiego - w szczególności w odpowiedzi na klęski żywiołowe lub katastrofy spowodowane przez człowieka - i zapobieganie takim zagrożeniom, bezpieczeństwo wewnętrzne instytucji i organów Unii, ochronę innych ważnych celów leżących w ogólnym interesie publicznym Unii lub państwa członkowskiego, w szczególności celów wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa lub ważnego interesu gospodarczego lub finansowego Unii, lub państwa członkowskiego, oraz prowadzenie rejestrów publicznych z uwagi na względy ogólnego interesu publicznego, ochronę osoby, której dane dotyczą, lub praw i wolności innych osób, w tym na rzecz celów w dziedzinie ochrony socjalnej, zdrowia publicznego i celów humanitarnych.
(45) Należy nałożyć na administratora obowiązki i ustanowić odpowiedzialność prawną administratora za przetwarzanie danych osobowych przez niego samego lub w jego imieniu. W szczególności administrator powinien mieć obowiązek wdrożenia odpowiednich i skutecznych środków oraz powinien być w stanie wykazać, że czynności przetwarzania są zgodne z niniejszym rozporządzeniem oraz że są skuteczne. Środki te powinny uwzględniać charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych.
(46) Ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożeń, może wynikać z przetwarzania danych osobowych mogącego prowadzić do uszczerbku fizycznego lub szkód majątkowych lub niemajątkowych, w szczególności: jeżeli przetwarzanie może skutkować dyskryminacją, kradzieżą tożsamości lub oszustwem dotyczącym tożsamości, stratą finansową, naruszeniem dobrego imienia, naruszeniem poufności danych osobowych chronionych tajemnicą zawodową, nieuprawnionym odwróceniem pseudonimizacji lub jakąkolwiek inną poważną szkodą gospodarczą lub społeczną; jeżeli osoby, których dane dotyczą, mogą zostać pozbawione przysługujących im praw i wolności lub możliwości sprawowania kontroli nad swoimi danymi osobowymi; jeżeli przetwarzane są dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, wyznanie lub przekonania światopoglądowe, lub przynależność do związków zawodowych oraz jeżeli przetwarzane są dane genetyczne, dane dotyczące zdrowia lub dane dotyczące seksualności, lub wyroków skazujących i naruszeń prawa lub związanych z nimi środków bezpieczeństwa; jeżeli oceniane są czynniki osobowe, w szczególności analizowanie lub prognozowanie aspektów dotyczących efektów pracy, sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji lub zainteresowań, wiarygodności lub zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się, w celu tworzenia lub wykorzystywania profili osobistych; jeżeli przetwarzane są dane osobowe osób wymagających szczególnej opieki, w szczególności dzieci lub jeżeli przetwarzanie dotyczy dużej ilości danych osobowych i wpływa na dużą liczbę osób, których dane dotyczą.
(47) Prawdopodobieństwo i powagę ryzyka naruszenia praw lub wolności osoby, której dane dotyczą, należy określić poprzez odniesienie się do charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania danych. Ryzyko należy oszacować na podstawie obiektywnej oceny, w ramach której stwierdza się, czy z operacjami przetwarzania danych wiąże się ryzyko lub wysokie ryzyko.
(48) Ochrona praw i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych wymaga wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by zapewnić spełnienie wymogów niniejszego rozporządzenia. Aby móc wykazać przestrzeganie niniejszego rozporządzenia, administrator powinien przyjąć strategie wewnętrzne i wdrożyć środki, które są zgodne w szczególności z zasadą uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania oraz z zasadą domyślnej ochrony danych. Takie środki mogą polegać m.in. na minimalizacji przetwarzania danych osobowych, jak najszybszej pseudonimizacji danych osobowych, przejrzystości co do funkcji i przetwarzania danych osobowych, umożliwieniu osobie, której dane dotyczą, monitorowania przetwarzania danych, umożliwieniu administratorowi tworzenia i doskonalenia zabezpieczeń. Zasadę uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania i zasadę domyślnej ochrony danych należy też brać pod uwagę w przetargach publicznych.
(49) Rozporządzenie (UE) 2016/679 przewiduje wykazywanie przestrzegania prawa przez administratorów danych poprzez stosowanie zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji. Również instytucje i organy Unii powinny być w stanie wykazać zgodność z wymogami niniejszego rozporządzenia dzięki uzyskaniu certyfikacji zgodnie z art. 42 rozporządzenia (UE) 2016/679.
(50) Ochrona praw i wolności osób, których dane dotyczą, oraz obowiązki i odpowiedzialność prawna administratorów i podmiotów przetwarzających wymagają dokonania w ramach niniejszego rozporządzenia jasnego podziału obowiązków, także w sytuacji, gdy administrator określa cele i sposoby przetwarzania wspólnie z innymi administratorami lub gdy operacji przetwarzania dokonuje się w imieniu administratora.
(51) Aby zapewnić przestrzeganie wymogów niniejszego rozporządzenia w przypadku przetwarzania, którego w imieniu administratora ma dokonać podmiot przetwarzający, administrator powinien, powierzając podmiotowi przetwarzającemu czynności przetwarzania, korzystać wyłącznie z usług podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje - w szczególności jeżeli chodzi o wiedzę fachową, wiarygodność i zasoby - wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych odpowiadających wymogom niniejszego rozporządzenia, w tym wymogom bezpieczeństwa przetwarzania. Stosowanie zatwierdzonego kodeksu postępowania lub zatwierdzonego mechanizmu certyfikacji przez podmioty przetwarzające inne niż instytucje i organy Unii może posłużyć za element wykazujący wywiązywanie się z obowiązków administratora. Przetwarzanie przez podmiot przetwarzający inny niż instytucja lub organ Unii powinno być regulowane umową lub, w przypadku gdy podmiotem przetwarzającym są instytucje i organy Unii, umową lub innym instrumentem prawnym, które podlegają prawu Unii, wiążą podmiot przetwarzający z administratorem, określają przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cele przetwarzania, rodzaj danych osobowych i kategorie osób, których dane dotyczą, oraz które uwzględniają konkretne zadania i obowiązki podmiotu przetwarzającego w kontekście planowanego przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osoby, której dane dotyczą. Administrator i podmiot przetwarzający powinni mieć możliwość podjęcia decyzji o skorzystaniu z umowy indywidualnej lub ze standardowych klauzul umownych, które zostały przyjęte albo bezpośrednio przez Komisję, albo przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, a następnie przyjęte przez Komisję. Po zakończeniu przetwarzania w imieniu administratora podmiot przetwarzający powinien - zgodnie z decyzją administratora - zwrócić lub usunąć dane osobowe, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega podmiot przetwarzający, nakładają obowiązek przechowywania tych danych osobowych.
(52) Dla zachowania zgodności z niniejszym rozporządzeniem administratorzy powinni prowadzić rejestry czynności przetwarzania, za które są odpowiedzialni, a podmioty przetwarzające - rejestry kategorii czynności przetwarzania, za które są odpowiedzialne. Instytucje i organy Unii powinny być zobowiązane do współpracy z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych i na jego żądanie powinny udostępniać mu swoje rejestry w celu monitorowania wspomnianych operacji przetwarzania. Instytucje i organy Unii powinny mieć możliwość ustanowienia centralnego rejestru prowadzonych przez nie czynności przetwarzania, chyba że nie jest to właściwe z uwagi na rozmiar instytucji lub organu Unii. Ze względu na przejrzystość powinny mieć również możliwość publicznego udostępnienia takiego rejestru.
(53) W celu zachowania bezpieczeństwa i zapobiegania przetwarzaniu niezgodnemu z niniejszym rozporządzeniem administrator lub podmiot przetwarzający powinni oszacować ryzyko związane z przetwarzaniem oraz wdrożyć środki - takie jak szyfrowanie - minimalizujące to ryzyko. Środki takie powinny zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa, w tym poufność, oraz uwzględniać stan wiedzy technicznej oraz koszty wdrożenia w stosunku do ryzyka i charakteru danych osobowych podlegających ochronie. Oceniając ryzyko w zakresie bezpieczeństwa danych, należy wziąć pod uwagę ryzyko związane z przetwarzaniem danych osobowych, takie jak przypadkowe lub niezgodne z prawem zniszczenie, utracenie, zmodyfikowanie, nieuprawnione ujawnienie lub nieuprawniony dostęp do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych, które może w szczególności prowadzić do uszczerbku fizycznego, szkód majątkowych lub niemajątkowych.
(54) Instytucje i organy Unii powinny zapewniać poufność łączności elektronicznej zgodnie z art. 7 Karty. Instytucje i organy Unii powinny w szczególności zapewniać bezpieczeństwo swoich sieci łączności elektronicznej. Powinny one chronić informacje mające związek z końcowymi urządzeniami telekomunikacyjnymi użytkowników łączącymi się z dostępnymi publicznie stronami internetowymi i aplikacjami mobilnymi tych instytucji i organów, zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2002/58/WE 8 . Powinny ponadto chronić dane osobowe przechowywane w spisach użytkowników.
(55) Przy braku odpowiedniej i szybkiej reakcji naruszenie ochrony danych osobowych może skutkować powstaniem uszczerbku fizycznego, szkód majątkowych lub niemajątkowych u osób fizycznych. Dlatego natychmiast po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych administrator powinien zgłosić je Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych bez zbędnej zwłoki, jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia, chyba że administrator jest w stanie wykazać zgodnie z zasadą rozliczalności, że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Jeżeli nie można dokonać zgłoszenia w terminie 72 godzin, zgłoszeniu powinno towarzyszyć wyjaśnienie przyczyn opóźnienia, a informacje mogą być przekazywane stopniowo, bez dalszej zbędnej zwłoki. Jeżeli taka zwłoka jest uzasadniona, należy udostępnić jak najwcześniej informacje w mniejszym stopniu wymagające szczególnej ochrony lub informacje mniej szczegółowe, zamiast rozwiązywać do końca problem leżący u podstawy zdarzenia przed jego zgłoszeniem.
(56) Administrator powinien bez zbędnej zwłoki poinformować osobę, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby, aby umożliwić tej osobie podjęcie niezbędnych działań zapobiegawczych. Informacja taka powinna zawierać opis charakteru naruszenia ochrony danych osobowych oraz zalecenia dla danej osoby fizycznej co do minimalizacji potencjalnych niekorzystnych skutków. Informacje należy przekazywać osobom, których dane dotyczą, tak szybko, jak jest to rozsądnie możliwe, w ścisłej współpracy z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, z poszanowaniem wskazówek przekazanych przez ten organ lub inne odpowiednie organy, takie jak organy ścigania.
(57) W rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 przewidziano ogólny obowiązek administratora zgłaszania przetwarzania danych osobowych inspektorowi ochrony danych. Inspektor ochrony danych prowadzi rejestr zgłaszanych operacji przetwarzania, chyba że nie jest to właściwe z uwagi na rozmiar instytucji lub organu Unii. Poza tym ogólnym obowiązkiem należy wprowadzić skuteczne procedury i mechanizmy monitorowania operacji przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele mogą powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Takie procedury muszą istnieć w szczególności tych w przypadkach, gdy rodzaje operacji przetwarzania wiążą się z użyciem nowych technologii lub są one nowe i nie zostały jeszcze poddane przez administratora ocenie skutków dla ochrony danych lub stały się niezbędne z uwagi na upływ czasu od pierwotnego przetwarzania. W takim przypadku administrator powinien przed przetwarzaniem dokonać oceny skutków dla ochrony danych, aby ocenić konkretne prawdopodobieństwo i powagę tego wysokiego ryzyka, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz źródła ryzyka. Ocena skutków powinna w szczególności obejmować planowane środki, zabezpieczenia i mechanizmy mające minimalizować to ryzyko, zapewniać ochronę danych osobowych oraz wykazać przestrzeganie niniejszego rozporządzenia.
(58) Jeżeli ocena skutków dla ochrony danych wykaże, że przy braku zabezpieczeń, środków bezpieczeństwa oraz mechanizmów minimalizujących ryzyko przetwarzanie powodowałoby wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, a administrator wyraża opinię, że ryzyka tego nie da się zminimalizować środkami rozsądnymi z punktu widzenia dostępnych technologii i kosztów wdrożenia, wtedy przed rozpoczęciem czynności przetwarzania należy skonsultować się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych. Takie wysokie ryzyko mogą powodować pewne rodzaje przetwarzania oraz zakres i częstotliwość przetwarzania, które mogą skutkować także szkodą lub ingerencją w prawa i wolności osoby fizycznej. Europejski Inspektor Ochrony Danych powinien odpowiedzieć na wniosek o konsultacje w określonym terminie. Jednak brak reakcji ze strony Europejskiego Inspektora Ochrony Danych w tym terminie nie powinien wykluczać interwencji Europejskiego Inspektora Ochrony Danych zgodnie z jego zadaniami i uprawnieniami określonymi w niniejszym rozporządzeniu, w tym uprawnieniami do zakazania operacji przetwarzania. W ramach konsultacji powinna istnieć możliwość przedłożenia Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych wyników oceny skutków dla ochrony danych dokonanej w odniesieniu do danego przetwarzania, a w szczególności środków planowanych w celu zminimalizowania ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
(59) Europejski Inspektor Ochrony Danych powinien być informowany o środkach administracyjnych i proszony o opinię na temat przepisów wewnętrznych przyjmowanych przez instytucje i organy Unii w kwestiach dotyczących ich funkcjonowania, w których przewidziały one przetwarzanie danych osobowych, określiły warunki ograniczeń praw osób, których dane dotyczą, lub zapewniły odpowiednie zabezpieczenia praw osób, których dane dotyczą, aby zagwarantować zgodność zamierzonego przetwarzania z niniejszym rozporządzeniem, a w szczególności w zakresie zminimalizowania ryzyka dla osoby, której dane dotyczą.
(60) Rozporządzeniem (UE) 2016/679 ustanowiono Europejską Radę Ochrony Danych jako niezależny organ Unii posiadający osobowość prawną. Europejska Rada Ochrony Danych powinna przyczyniać się do spójnego stosowania przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679 i dyrektywy (UE) 2016/680 w całej Unii, m.in. poprzez doradzanie Komisji. Jednocześnie Europejski Inspektor Ochrony Danych powinien w dalszym ciągu wykonywać swoje funkcje nadzorcze i doradcze w odniesieniu do wszystkich instytucji i organów Unii, z inicjatywy własnej lub na wniosek. Aby zapewnić zgodność przepisów o ochronie danych w całej Unii, Komisja powinna dążyć do konsultacji z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych podczas opracowywania wniosków lub zaleceń. Komisja powinna mieć obowiązek przeprowadzania konsultacji po przyjęciu aktów ustawodawczych lub podczas opracowywania aktów delegowanych i aktów wykonawczych, o których mowa w art. 289, 290 i 291 TFUE, oraz po przyjęciu zaleceń i wniosków odnoszących się do umów z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi, o których mowa w art. 218 TFUE i które mają wpływ na prawo do ochrony danych osobowych. W takich przypadkach Komisja powinna mieć obowiązek skonsultowania się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, z wyjątkiem przypadków, w odniesieniu do których w rozporządzeniu (UE) 2016/679 przewidziano obowiązek konsultacji z Europejską Radą Ochrony Danych, na przykład w przypadku decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony lub aktów delegowanych w sprawie standardowych znaków graficznych i wymogów dotyczących mechanizmów certyfikacji. Ponadto, jeżeli dany akt ma szczególne znaczenie dla ochrony praw i wolności osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych, Komisja powinna mieć możliwość skonsultowania się z Europejską Radą Ochrony Danych. W takich przypadkach Europejski Inspektor Ochrony Danych, jako członek Europejskiej Rady Ochrony Danych, powinien skoordynować swoje prace z pracami rady w celu wydania wspólnej opinii. Europejski Inspektor Ochrony Danych i w stosownych przypadkach Europejska Rada Ochrony Danych powinni przedstawić swoje pisemne zalecenie w terminie ośmiu tygodni. W przypadkach niecierpiącego zwłoki lub w innym uzasadnionym przypadku, na przykład gdy Komisja jest w trakcie prac nad aktami delegowanymi i wykonawczymi, powyższe ramy czasowe należy skrócić.
(61) Zgodnie z art. 75 rozporządzenia (UE) 2016/679 Europejski Inspektor Ochrony Danych zapewnia obsługę sekretariatu Europejskiej Rady Ochrony Danych.
(62) We wszystkich instytucjach i organach Unii inspektor ochrony danych powinien zapewniać stosowanie przepisów niniejszego rozporządzenia oraz doradzać administratorom i podmiotom przetwarzającym w kwestii wypełniania ich zobowiązań. Inspektor powinien być osobą posiadającą wiedzę fachową w zakresie przepisów i praktyk ochrony danych, której poziom należy ustalić w szczególności w świetle prowadzonych przez administratora lub podmiot przetwarzający operacji przetwarzania danych oraz ochrony, której wymagają przetwarzane dane osobowe. Tacy inspektorzy ochrony danych powinni być w stanie wykonywać swoje obowiązki i zadania w sposób niezależny.
(63) Przekazując dane osobowe z instytucji i organów Unii administratorom, podmiotom przetwarzającym lub innym odbiorcom w państwach trzecich lub organizacjom międzynarodowym, należy zagwarantować stopień ochrony osób fizycznych zapewniany w Unii niniejszym rozporządzeniem. Takie same gwarancje powinny mieć zastosowanie w przypadkach dalszego przekazywania danych osobowych: z państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej administratorom lub pomiotom przetwarzającym w tym samym lub w innym państwie trzecim lub tej samej lub innej organizacji międzynarodowej. W każdym przypadku przekazywanie danych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych może odbywać się wyłącznie przy zachowaniu pełnej zgody z niniejszym rozporządzeniem oraz przy poszanowaniu podstawowych praw i wolności zapisanych w Karcie. Przekazywanie może mieć miejsce wyłącznie w przypadkach, gdy administrator lub podmiot przetwarzający przestrzegają warunków określonych w przepisach niniejszego rozporządzenia dotyczących przekazywania danych osobowych państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym, z zastrzeżeniem pozostałych przepisów niniejszego rozporządzenia.
(64) Zgodnie z art. 45 rozporządzenia (UE) 2016/679 lub art. 36 dyrektywy (UE) 2016/680 Komisja może uznać, że państwo trzecie, terytorium lub określony sektor w państwie trzecim, lub organizacja międzynarodowa zapewnia odpowiedni stopień ochrony danych. W takich przypadkach przekazywanie danych osobowych do tego państwa trzeciego lub tej organizacji międzynarodowej przez instytucję lub organ Unii może się odbywać bez potrzeby uzyskania dodatkowego zezwolenia.
(65) W razie braku stwierdzenia odpowiedniego stopnia ochrony danych administrator lub podmiot przetwarzający powinni zastosować środki rekompensujące brak ochrony danych w państwie trzecim, zapewniając osobie, której dane dotyczą, odpowiednie zabezpieczenia. Takie odpowiednie zabezpieczenia mogą polegać na skorzystaniu ze standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję, standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych lub klauzul umownych dopuszczonych przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Jeżeli podmiot przetwarzający nie jest instytucją ani organem Unii, na takie odpowiednie zabezpieczenia mogą również składać się wiążące reguły korporacyjne, kodeksy postępowania i mechanizmy certyfikacji stosowane na potrzeby międzynarodowego przekazywania danych zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679. Zabezpieczenia te powinny zapewniać, by przestrzegane były wymogi ochrony danych oraz prawa osób, których dane dotyczą, takie same jak w przypadku przetwarzania wewnątrzunijnego, w tym zapewniać możliwość skorzystania z egzekwowalnych praw osoby, której dane dotyczą, i skutecznych środków ochrony prawnej, w tym prawa do skutecznych administracyjnych lub sądowych środków zaskarżenia i do żądania odszkodowania, w Unii lub w państwie trzecim. Powinny one dotyczyć w szczególności przestrzegania ogólnych zasad związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz zasad uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania i domyślnej ochrony danych. Również instytucje i organy Unii mogą przekazywać dane organom lub podmiotom publicznym w państwach trzecich lub organizacjom międzynarodowym o analogicznych obowiązkach lub funkcjach, w tym na podstawie przepisów, które powinny znaleźć się w uzgodnieniach administracyjnych, takich jak protokoły ustaleń, i które powinny przewidywać egzekwowalne i skuteczne prawa osób, których dane dotyczą. Jeżeli zabezpieczenia zawarte są w niewiążących prawnie uzgodnieniach administracyjnych, należy uzyskać zezwolenie Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.
(66) Możliwość korzystania przez administratora lub podmiot przetwarzający ze standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję lub Europejskiego Inspektora Ochrony Danych nie powinna stanowić dla administratora lub podmiotu przetwarzającego przeszkody, by standardowe klauzule ochrony danych włączyć do szerszej umowy, takiej jak umowa między wspomnianym podmiotem przetwarzającym a innym podmiotem przetwarzającym, ani by dodać inne klauzule lub dodatkowe zabezpieczenia, pod warunkiem że nie są one bezpośrednio lub pośrednio sprzeczne ze standardowymi klauzulami umownymi przyjętymi przez Komisję lub Europejskiego Inspektora Ochrony Danych ani nie naruszają podstawowych praw lub wolności osób, których dane dotyczą. Należy zachęcać administratorów i podmioty przetwarzające, by w drodze zobowiązań umownych przewidywały dodatkowe zabezpieczenia, stanowiące uzupełnienie dla standardowych klauzul ochrony danych.
(67) Niektóre państwa trzecie przyjmują ustawy, rozporządzenia i inne akty prawne mające bezpośrednio regulować czynności przetwarzania podejmowane przez instytucje i organy Unii. Może to obejmować wyroki sądów lub trybunałów czy decyzje organów administracyjnych państw trzecich nakazujące administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu przekazać lub ujawnić dane osobowe, które nie mają za podstawę umowy międzynarodowej obowiązującej między wzywającym państwem trzecim a Unią. Transgraniczne stosowanie tych ustaw, rozporządzeń i innych aktów prawnych może naruszać prawo międzynarodowe i uniemożliwiać zapewnienie osobom fizycznym ochrony ustanowionej niniejszym rozporządzeniem na terytorium Unii. Przekazywanie danych powinno być dopuszczalne wyłącznie w przypadkach, gdy spełnione są warunki przekazywania do państw trzecich ustanowione w niniejszym rozporządzeniu. Tak może być m.in. w przypadkach, gdy ujawnienie jest niezbędne ze względu na ważny interes publiczny uznany w prawie Unii.
(68) W określonych sytuacjach należy wprowadzić możliwość przekazywania danych w niektórych okolicznościach, jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to wyraźną zgodę, jeżeli przekazywanie jest sporadyczne i niezbędne w związku z umową lub roszczeniem, niezależnie od rodzaju postępowania: sądowego lub administracyjnego, lub jakiegokolwiek innego postępowania pozasądowego, w tym postępowania przed organami regulacyjnymi. Należy także przewidzieć możliwość przekazywania danych, jeżeli wymaga tego ważny interes publiczny określony w prawie Unii lub jeżeli przekazanie następuje z rejestru utworzonego na mocy prawa i przeznaczonego do wglądu dla ogółu obywateli lub osób mających prawnie uzasadniony interes. W tym drugim przypadku przekazanie nie powinno obejmować całości danych osobowych lub całych kategorii danych z rejestru, chyba że zezwala na to prawo Unii, a jeżeli rejestr jest przeznaczony do wglądu przez osoby mające prawnie uzasadniony interes, przekazanie danych powinno nastąpić wyłącznie na żądanie tych osób lub, jeżeli osoby te mają być odbiorcami, przy pełnym uwzględnieniu interesów i praw podstawowych osoby, której dane dotyczą.
(69) Wyjątki te powinny mieć w szczególności zastosowanie do przekazywania danych wymaganego i niezbędnego z uwagi na ważne względy interesu publicznego, na przykład do międzynarodowej wymiany danych między instytucjami i organami Unii a organami ds. konkurencji, organami podatkowymi lub celnymi, organami nadzoru finansowego, służbami odpowiedzialnymi za sprawy zabezpieczenia społecznego lub za zdrowie publiczne, na przykład w przypadku ustalania kontaktów zakaźnych w razie chorób zakaźnych lub w celu zmniejszenia lub wyeliminowania dopingu w sporcie. Przekazywanie danych osobowych należy uznać za zgodne z prawem również w przypadkach, gdy jest niezbędne w celu ochrony interesu, który ma istotne znaczenie dla żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby, w tym integralności fizycznej lub życia, jeżeli osoba, której dane dotyczą, nie jest w stanie wyrazić zgody. W razie braku stwierdzenia odpowiedniego stopnia ochrony prawo Unii może z uwagi na ważne względy interesu publicznego wyraźnie nakładać ograniczenia na przekazywanie konkretnych kategorii danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Każde przekazanie danych osobowych osoby, której dane dotyczą, fizycznie lub prawnie niezdolnej do wyrażenia zgody, do międzynarodowej organizacji humanitarnej, aby mogła wykonać zadanie nałożone na nią konwencjami genewskimi lub by mogła spełnić wymogi międzynarodowego prawa humanitarnego mającego zastosowanie w konfliktach zbrojnych, można uznać za niezbędne z uwagi na ważny wzgląd interesu publicznego lub za leżące w żywotnym interesie osoby, której dane dotyczą.
(70) W każdym przypadku, jeżeli Komisja nie wydała decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w państwie trzecim, administrator lub podmiot przetwarzający powinni zastosować rozwiązania, które pozwolą osobom, których dane dotyczą, dysponować - gdy przekazanie już dojdzie do skutku - egzekwowalnymi i skutecznymi prawami względem przetwarzania ich danych w Unii, tak że osoby te będą nadal mogły korzystać z podstawowych praw i zabezpieczeń.
(71) Transgraniczne przekazywanie danych osobowych poza Unią może spowodować wzrost ryzyka, że osoby fizyczne nie będą mogły wykonywać prawa do ochrony danych osobowych, w szczególności w celu ochrony przed niezgodnym z prawem wykorzystaniem lub ujawnieniem tych informacji. Jednocześnie krajowe organy nadzorcze, jak i Europejski Inspektor Ochrony Danych, mogą nie być w stanie rozpatrzyć skargi lub przeprowadzić postępowania w sprawie działalności, która ma miejsce poza granicami ich jurysdykcji. Ich starania na rzecz współpracy w kontekście transgranicznym mogą także zostać zakłócone przez niewystarczające uprawnienia prewencyjne lub zaradcze, niespójne systemy prawne oraz przeszkody praktyczne, takie jak ograniczone środki. Należy więc upowszechniać ściślejszą współpracę między Europejskim Inspektorem Ochrony Danych a krajowymi organami nadzorującymi ochronę danych, by pomóc im prowadzić wymianę informacji i postępowania z ich odpowiednikami międzynarodowymi.
(72) Utworzenie na mocy rozporządzenia (WE) nr 45/2001 urzędu Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, który jest uprawniony do wypełniania swoich zadań i wykonywania swoich uprawnień w sposób całkowicie niezależny, stanowi zasadniczy element ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Niniejsze rozporządzenie powinno jeszcze bardziej wzmocnić i wyjaśnić rolę i niezależność tego urzędu. Europejski Inspektor Ochrony Danych powinien być osobą, której niezależność jest niekwestionowana i o której wiadomo, że posiada doświadczenie i umiejętności wymagane do pełnienia obowiązków Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, ponieważ na przykład należy lub należała do organów nadzorczych ustanowionych na mocy art. 51 rozporządzenia (UE) 2016/679.
(73) Aby zapewnić spójne monitorowanie i egzekwowanie przepisów o ochronie danych w całej Unii, Europejski Inspektor Ochrony Danych powinien mieć te same zadania i faktyczne uprawnienia, co krajowe organy nadzorcze, w tym uprawnienia do prowadzenia postępowań, uprawnienia naprawcze, uprawnienia do nakładania kar oraz do udzielania zezwoleń i uprawnienia doradcze, w szczególności w przypadku skarg osób fizycznych, uprawnienia do zgłaszania naruszeń niniejszego rozporządzenia Trybunałowi Sprawiedliwości oraz uprawnienia do udziału w postępowaniu sądowym zgodnie z prawem pierwotnym. Wśród tych uprawnień powinno być także uprawnienie do wprowadzania czasowego lub definitywnego ograniczenia przetwarzania, w tym zakazania przetwarzania. Aby uniknąć nadmiernych kosztów i niedogodności dla danej osoby, której interesy mogą zostać naruszone, każdy środek Europejskiego Inspektora Ochrony Danych powinien być odpowiedni, niezbędny i proporcjonalny, aby zapewnić przestrzeganie niniejszego rozporządzenia, oraz uwzględniać okoliczności danej sprawy, z poszanowaniem prawa do wysłuchania danej osoby przed zastosowaniem indywidualnego środka. Każdy prawnie wiążący środek Europejskiego Inspektora Ochrony Danych powinien być sporządzony na piśmie, mieć jasny i jednoznaczny charakter, wskazywać datę wydania środka, być opatrzony podpisem Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, podawać powody zastosowania środka oraz informować o prawie do skutecznego środka ochrony prawnej.
(74) Aby chronić niezawisłość Trybunału w wykonywaniu zadań sądowych, w tym w procesie decyzyjnym, uprawnienia nadzorcze Europejskiego Inspektora Ochrony Danych nie powinny obejmować przetwarzania danych osobowych przez Trybunał Sprawiedliwości działający jako organ sądowniczy. W przypadku takich operacji przetwarzania Trybunał powinien ustanowić niezależną kontrolę zgodnie z art. 8 ust. 3 Karty, na przykład w formie mechanizmu wewnętrznego.
(75) Decyzje Europejskiego Inspektora Ochrony Danych dotyczące wyjątków, gwarancji, upoważnienia i warunków dotyczących operacji przetwarzania danych zgodnie z definicją niniejszego rozporządzenia powinny być publikowane w sprawozdaniu z działalności. Niezależnie od publikacji rocznego sprawozdania z działalności Europejski Inspektor Ochrony Danych może publikować sprawozdania na konkretne tematy.
(76) Europejski Inspektor Ochrony Danych powinien działać zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady 9 .
(77) Krajowe organy nadzorcze monitorują stosowanie przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679 oraz przyczyniają się do jego spójnego stosowania w całej Unii, aby chronić osoby fizyczne w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz ułatwiać swobodny przepływ danych osobowych na rynku wewnętrznym. Aby zwiększyć stopień zgodności stosowania przepisów o ochronie danych mających zastosowanie w państwach członkowskich i przepisów o ochronie danych mających zastosowanie do instytucji i organów Unii, Europejski Inspektor Ochrony Danych powinien skutecznie współpracować z krajowymi organami nadzorczymi.
(78) W niektórych przypadkach prawo Unii przewiduje model skoordynowanego nadzoru sprawowanego wspólnie przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych i krajowe organy nadzorcze. Ponadto Europejski Inspektor Ochrony Danych pełni również rolę organu nadzorczego względem Europolu i w tym celu ustanowiono również szczególny model współpracy z krajowymi organami nadzorczymi, który funkcjonuje za pośrednictwem rady współpracy pełniącej funkcje doradcze. Aby poprawić skuteczny nadzór i egzekwowanie przepisów prawa materialnego o ochronie danych, należy wprowadzić w Unii jednolity, spójny model skoordynowanego nadzoru. W związku z tym w stosownych przypadkach Komisja powinna przedłożyć wnioski ustawodawcze w celu zmiany unijnych aktów prawnych, w których przewidziano model skoordynowanego nadzoru, aby dostosować je do skoordynowanego modelu nadzoru przewidzianego w niniejszym rozporządzeniu. Europejska Rada Ochrony Danych powinna funkcjonować jako jednolite forum, aby zapewnić skuteczny i skoordynowany nadzór we wszystkich dziedzinach.
(79) Każda osoba, której dane dotyczą, powinna mieć prawo wniesienia skargi do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych oraz prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed Trybunałem Sprawiedliwości, zgodnie z przepisami Traktatów, jeżeli uzna, że jej prawa wynikające z niniejszego rozporządzenia są naruszane lub jeżeli Europejski Inspektor Ochrony Danych nie reaguje na skargę, częściowo lub w całości ją odrzuca lub oddala, lub nie podejmuje działania, choć jest to niezbędne do ochrony praw tej osoby. Postępowanie wyjaśniające na podstawie skargi powinno być prowadzone, z zastrzeżeniem kontroli sądowej, w zakresie odpowiadającym konkretnej sprawie. Europejski Inspektor Ochrony Danych powinien w rozsądnym terminie poinformować osobę, której dane dotyczą, o postępach i wynikach rozpatrywania skargi. Jeżeli dana sprawa wymaga dalszej koordynacji działań z krajowym organem nadzorczym, osoba, której dane dotyczą, powinna zostać o tym uprzednio poinformowana. Aby ułatwić wnoszenie skarg, Europejski Inspektor Ochrony Danych powinien zastosować takie środki, jak udostępnienie formularza skargi, który można wypełnić także elektronicznie, przy czym nie należy wykluczać innych sposobów komunikacji.
(80) Każda osoba, która poniosła szkodę majątkową lub niemajątkową w wyniku naruszenia niniejszego rozporządzenia, powinna mieć prawo uzyskania od administratora lub podmiotu przetwarzającego odszkodowania za poniesioną szkodę, z zastrzeżeniem warunków przewidzianych w Traktach.
(81) Aby wzmocnić rolę nadzorczą Europejskiego Inspektora Ochrony Danych i skuteczne wdrażanie przepisów niniejszego rozporządzenia, Europejski Inspektor Ochrony Danych powinien mieć prawo do nakładania administracyjnych kar pieniężnych jako ostatecznej sankcji. Celem kar pieniężnych powinno być ukaranie za nieprzestrzeganie przepisów niniejszego rozporządzenia nie tyle poszczególnych osób, co instytucji lub organów Unii, aby powstrzymać przed kolejnymi naruszeniami niniejszego rozporządzenia i upowszechniać kulturę ochrony danych osobowych wewnątrz instytucji i organów Unii. W niniejszym rozporządzeniu należy wymienić rodzaje naruszeń zagrożonych administracyjnymi karami pieniężnymi oraz wskazać górne granice i kryteria ustalania związanych z nimi kar pieniężnych. Europejski Inspektor Ochrony Danych powinien określać wysokość kar pieniężnych indywidualnie dla każdego przypadku z uwzględnieniem wszystkich stosownych okoliczności danej sytuacji, charakteru, wagi, czasu trwania naruszenia i jego konsekwencji, a także środków podjętych w celu wywiązania się z obowiązków wynikających z niniejszego rozporządzenia oraz w celu zapobieżenia konsekwencjom naruszenia lub ich złagodzenia. Nakładając administracyjną karę pieniężną na instytucję lub organ Unii, Europejski Inspektor Ochrony Danych powinien wziąć pod uwagę proporcjonalność wysokości kary pieniężnej. Procedura administracyjna nakładania kar pieniężnych na instytucje i organy Unii powinna być zgodna z ogólnymi przepisami prawa Unii, w myśl wykładni ustalonej przez Trybunał Sprawiedliwości.
(82) Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że naruszane są jej prawa wynikające z niniejszego rozporządzenia, powinna mieć ona prawo zlecić podmiotowi, organizacji lub zrzeszeniu, które nie mają charakteru zarobkowego, zostały ustanowione zgodnie z prawem Unii lub z prawem państwa członkowskiego, mają statutowo na celu interes publiczny i działają w dziedzinie ochrony danych osobowych, wniesienie skargi w jej imieniu do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Taki organ, organizacja lub zrzeszenie powinny mieć również możliwość wykonywania prawa do środka ochrony prawnej w imieniu osób, których dane dotyczą, lub wykonywania prawa do odszkodowania w imieniu osób, których dane dotyczą.
(83) Urzędnik lub inny pracownik Unii, który nie dopełni zobowiązań wynikających z niniejszego rozporządzenia, podlega karze dyscyplinarnej lub innej zgodnie z regułami i procedurami ustanowionymi w regulaminie pracowniczym urzędników Unii Europejskiej i w warunkach zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej, ustanowionych w rozporządzeniu Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 10 ("regulamin pracowniczy").
(84) Aby zapewnić jednolite warunki wdrażania niniejszego rozporządzenia, należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze. Uprawnienia te powinny być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 182/2011 11 . W przypadku przyjmowania standardowych klauzul umownych między administratorami a podmiotami przetwarzającymi oraz między podmiotami przetwarzającymi, przyjmowania wykazu operacji przetwarzania, jeżeli wymagane są uprzednie konsultacje administratorów dokonujących przetwarzania danych osobowych z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych na potrzeby wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, oraz przyjmowania standardowych klauzul umownych zapewniających stosowne gwarancje dla międzynarodowego przekazywania danych należy stosować procedurę sprawdzającą.
(85) Należy chronić informacje poufne, które organy statystyczne Unii i państw członkowskich gromadzą do celów opracowywania oficjalnych statystyk europejskich i krajowych. Statystyki europejskie należy opracowywać, tworzyć i rozpowszechniać zgodnie z zasadami statystycznymi przewidzianymi w art. 338 ust. 2 TFUE. Dalsze szczegółowe informacje o zasadzie poufności odnoszącej się do statystyki europejskiej zawiera rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 223/2009 12 .
(86) Należy uchylić rozporządzenie (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji 13 . Odesłania do uchylonego rozporządzenia oraz uchylonej decyzji należy rozumieć jako odesłania do niniejszego rozporządzenia.
(87) Aby chronić pełną niezależność członków niezależnego organu nadzorczego, niniejsze rozporządzenie powinno pozostać bez wpływu na kadencję obecnego Europejskiego Inspektora Ochrony Danych i obecnego zastępcy inspektora. Obecny zastępca inspektora powinien pozostać na stanowisku do końca swojej kadencji, chyba że spełniony zostanie jeden z warunków wcześniejszego zakończenia kadencji Europejskiego Inspektora Ochrony Danych przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu. Odnośne przepisy niniejszego rozporządzenia powinny mieć zastosowanie do zastępcy inspektora do końca jego kadencji.
(88) Zgodnie z zasadą proporcjonalności do osiągnięcia podstawowego celu polegającego na zapewnieniu jednakowego stopnia ochrony osób fizycznych przy przetwarzaniu danych osobowych oraz swobodnego przepływu danych osobowych w całej Unii niezbędne i właściwe jest ustanowienie przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych w instytucjach i organach Unii. Niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia celów założonych zgodnie z art. 5 ust. 4 TUE
(89) Zgodnie z art. 28 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który wydał opinię w dniu 15 marca 2017 r. 14 ,
PRZYJMUJĄ NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
| W imieniu Parlamentu Europejskiego | W imieniu Rady |
| Przewodniczący | Przewodniczący |
| A. TAJANI | K. EDTSTADLER |
W ciągu pierwszych 5 miesięcy obowiązywania mechanizmu konsultacji społecznych projektów ustaw udział w nich wzięły 24 323 osoby. Najpopularniejszym projektem w konsultacjach była nowelizacja ustawy o broni i amunicji. W jego konsultacjach głos zabrało 8298 osób. Podczas pierwszych 14 miesięcy X kadencji Sejmu RP (2023–2024) jedynie 17 proc. uchwalonych ustaw zainicjowali posłowie. Aż 4 uchwalone ustawy miały źródła w projektach obywatelskich w ciągu 14 miesięcy Sejmu X kadencji – to najważniejsze skutki reformy Regulaminu Sejmu z 26 lipca 2024 r.
24.04.2025
Senat bez poprawek przyjął w środę ustawę, która obniża składkę zdrowotną dla przedsiębiorców. Zmiana, która wejdzie w życie 1 stycznia 2026 roku, ma kosztować budżet państwa 4,6 mld zł. Według szacunków Ministerstwo Finansów na reformie ma skorzystać około 2,5 mln przedsiębiorców. Teraz ustawa trafi do prezydenta Andrzaja Dudy.
23.04.2025
Rada Ministrów przyjęła we wtorek, 22 kwietnia, projekt ustawy o zmianie ustawy – Prawo geologiczne i górnicze, przedłożony przez minister przemysłu. Chodzi o wyznaczenie podmiotu, który będzie odpowiedzialny za monitorowanie i egzekwowanie przepisów w tej sprawie. Nowe regulacje dotyczą m.in. dokładności pomiarów, monitorowania oraz raportowania emisji metanu.
22.04.2025
Na wtorkowym posiedzeniu rząd przyjął przepisy zmieniające rozporządzenie w sprawie zakazu stosowania materiału siewnego odmian kukurydzy MON 810, przedłożone przez ministra rolnictwa i rozwoju wsi. Celem nowelizacji jest aktualizacja listy odmian genetycznie zmodyfikowanej kukurydzy, tak aby zakazać stosowania w Polsce upraw, które znajdują się w swobodnym obrocie na terytorium 10 państw Unii Europejskiej.
22.04.2025
Od 18 kwietnia policja oraz żandarmeria wojskowa będą mogły karać tych, którzy bez zezwolenia m.in. fotografują i filmują szczególnie ważne dla bezpieczeństwa lub obronności państwa obiekty resortu obrony narodowej, obiekty infrastruktury krytycznej oraz ruchomości. Obiekty te zostaną specjalnie oznaczone.
17.04.2025
Kompleksową modernizację instytucji polskiego rynku pracy poprzez udoskonalenie funkcjonowania publicznych służb zatrudnienia oraz form aktywizacji zawodowej i podnoszenia umiejętności kadr gospodarki przewiduje podpisana w czwartek przez prezydenta Andrzeja Dudę ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Ustawa, co do zasady, wejdzie w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
11.04.2025| Identyfikator: | Dz.U.UE.L.2018.295.39 |
| Rodzaj: | Rozporządzenie |
| Tytuł: | Rozporządzenie 2018/1725 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE |
| Data aktu: | 23/10/2018 |
| Data ogłoszenia: | 21/11/2018 |
| Data wejścia w życie: | 11/12/2018, 12/12/2019 |