Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego.
Czytaj poradnik w LEX: Kowalska Karolina, Malinowski Michał, Nowa wersja projektu obowiązkowego wystawiania e-faktur i KSeF 2.0>
Odliczenie VAT z opóźnieniem
Jak wyjaśnia Cezary Szymaś, współwłaściciel biura rachunkowego ASCS Consulting, może to w praktyce pogorszyć sytuację finansową niektórych przedsiębiorców. - Przedstawmy to na przykładzie firmy A (podwykonawca), która świadczy usługi na rzecz firmy B. Jeśli dana usługa została wykonana np. w kwietniu, to firma A zapłaci VAT za kwiecień. Dla tej firmy po wejściu w życie obowiązkowego KSeF nic się nie zmieni, ponieważ zgodnie z art. 19a ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jednak, aby firma B mogła odliczyć VAT za kwiecień, firma A musi wystawić fakturę w kwietniu. Jeśli np. faktura trafi do KSeF nie 30 kwietnia, a 4 maja (czyli ustawowy termin zostanie zachowany), to firma B odliczy VAT za maj, czyli miesiąc później – wyjaśnia Cezary Szymaś.
Czytaj także pytanie w LEX: Czy planowane jest wprowadzenie przepisu wyłączającego odpowiedzialność za nieterminowe przesłanie faktury do KSeF z uwagi na wystąpienie „siły wyższej”?>
Zgodnie z art. 86 ust. 10 i 10b ustawy o VAT u nabywcy prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy (co zwykle oznacza dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi), jednak nie wcześniej niż w dniu otrzymania faktury.
- Może to być dużym problemem, zwłaszcza dla małych firm. Przez miesiąc będą kredytować fiskusa. Ta sama sytuacja będzie powtarzać się co miesiąc – ostrzega Cezary Szymaś.
Zobacz także szkolenie w LEX: Nikończyk Andrzej, Zmiany w VAT na 2025 r.>
- Wystarczyłoby z art. 86 ustawy o VAT wykreślić warunek, iż prawo do odliczenia VAT zależy od momentu otrzymania faktury. To przepis, który ma zastosowanie do faktur papierowych, a jego celem było zapobieganie oszustwom. Nie jest racjonalne utrzymywanie tego warunku w KSeF – mówi Cezary Szymaś.
Czytaj także komentarz w LEX: Pałys Andrzej, Pokrop Dorota, Krajowy System e-Faktur (KSeF) – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców>
Jakie zmiany wprowadzi KSeF
- Przepisy dotyczące daty odliczania VAT pozostaną bez zmian. Należy jednak zwrócić uwagę, że dotychczas organy podatkowe wykrywały wiele nieprawidłowości związanych z datowaniem faktur. W KSeF takie praktyki nie będą możliwe, ponieważ datą wystawienia faktury będzie data przesłania jej do KSeF- mówi Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, partner w kancelarii Chojnacka & Łagowski.
Zaznacza, że wejście w życie obligatoryjnego KSeF oznacza dla wszystkich przedsiębiorców konieczność przemyślenia obiegu faktur oraz usprawnienia niektórych procesów. Ważne jest, by ustalić z kontrahentami kwestię oznaczenia faktur oraz terminy przekazywania dokumentów związanych z rozliczeniami.
Jednocześnie zaznacza, że KSeF wprowadzi ułatwienie związane z korygowaniem VAT.
- Zniknie uciążliwy obowiązek uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej in minus. Dotychczas, jeśli faktura korygująca obniża podstawę opodatkowania, czego efektem jest korekta podatku należnego, konieczne jest posiadanie dokumentacji dotyczącej uzgodnienia z nabywcą warunków obniżenia VAT. W KSeF nie będzie już tego wymogu, ponieważ data wystawienia faktury będzie taka sama, jak data jej otrzymania przez nabywcę. To bardzo korzystna zmiana - mówi Arkadiusz Łagowski.
Cena promocyjna: 143.1 zł
|Cena regularna: 159 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 114.48 zł
Uwaga na daty w KSeF
Przypomnijmy, że Ministerstwo Finansów przedstawiło na początku kwietnia nową wersję projektu nowelizacji ustawy o VAT, wprowadzającego obowiązkowy KSeF (poprzednia wersja pochodzi z listopada 2024 r.) Nie zmieni się założenie, iż najwięksi polscy przedsiębiorcy będą obowiązkowo wystawiać e-faktury w systemie KSeF od 1 lutego 2026 r., a pozostali od kwietnia 2026 r. (Do weryfikacji progu 200 mln złotych, powyżej którego duże przedsiębiorstwa będą musiały korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 roku, brana będzie pod uwagę sprzedaż z 2024 r., a nie z 2025 r.). Wprowadzono natomiast szereg zmian dotyczących m.in. trybu offline i załączników do faktur.
Tylko do końca 2026 r. przedsiębiorcy będą mieli możliwość wystawiania przez faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych, w sytuacji gdy wystawiają wyłącznie faktury, których wartość należności ogółem jest mniejsza lub równa 450 zł, a łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu takimi fakturami jest mniejsza lub równa 10 tys. zł. Oba warunki muszą być spełnione łącznie. Przepis ten nie będzie miał zastosowania, jeżeli wartość należności ogółem na fakturze jest większa niż 450 zł lub gdy łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu takimi fakturami jest większa niż 10 tys. zł.
Zobacz także szkolenie w LEX: Matarewicz Jacek, Odroczenie KSeF na rok 2026 i zapowiedzi zmian>
Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, nie są planowane zmiany dotyczące art. 106na ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w myśl którego fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Z wyjaśnień MF wynika też, że nawet jeśli w polu P_1 faktury zostanie wskazana inna data niż data przesłania, np. w polu P_1 podatnik wskaże np. 2025-07-01, ale do KSeF plik xml wyśle dopiero 2025-07-02, to plik nie zostanie z tego powodu odrzucony przez KSeF, ale faktura jest wystawiona z dniem 2 lipca 2025 r.
Natomiast jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF przed północą, to datą wystawienia faktury w KSeF jest data rozpoczęcia przesyłania pliku (2025-07-01), nawet jeśli numer zostanie efektywnie nadany po północy (2025-07-02).
Czytaj także artykuł w LEX: Malinowski Dariusz M., Główne zmiany dotyczące ewidencji podatkowych na rok 2025>
Czytaj również: Rząd wprowadza kolejne zmiany w KSeF - jest projekt
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
