Kodeks postępowania cywilnego od dawna przewiduje możliwość wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, jeżeli przepis szczególny tak stanowi albo dokonano wyboru wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Jest jednak jedno „ale”, które powoduje, że istnieje przeszkoda w postaci przyczyn technicznych, wskazana w art. 125 par. 2 (1a) i par. 2 (3) kodeksu postępowania cywilnego. Tak naprawdę to nie przepisy prawa, ale brak wyposażenia teleinformatycznego sądów wydłuża i komplikuje procedury sądowe oraz zwiększa koszty postępowań, a także osłabia konkurencyjność Polski w porównaniu do innych krajów UE, a unijne regulacje (Rozporządzenie UE nr 910/2014) wymagają przecież równego traktowania podpisów elektronicznych w całej Unii Europejskiej. Jest to zatem jeden z powodów długiego czasu trwania procedur sądowych w Polsce (czas ich trwania jest jednym z najdłuższych na tle innych państw UE).

Czytaj: E-apelacja także w sprawach cywilnych, po roku obligatoryjnie - projekt w opiniowaniu>>

Co możemy zrobić, aby przyspieszyć procesy?

Propozycja zmiany pt. Cyfryzacja sądów zgłoszona w ramach projektu deregulacji zebrała pokaźną liczbę głosów obywateli – ponad 3000 i znalazła się na szczycie listy pomysłów w tzw. wielkiej siódemce deregulacji. Zabieg legislacyjny jest bardzo prosty – jak na deregulację przystało proponuje się „odchudzenie regulacji” poprzez skreślenie tych przepisów, które stanowią, że „przyczyny techniczne” mogące być przeszkodą w korzystaniu z możliwości kierowania do sądów korespondencji drogą elektroniczną we wszystkich rodzajach postępowań cywilnych, a nie tylko w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Sama strona rządowa przyznaje, że istnieje możliwość kierowania wielostronnego korespondencji przez Portal Informacyjny Sądów Powszechnych lub na dedykowane skrzynki e-mail i uznawania kwalifikowanych podpisów elektronicznych na potrzeby procedur sądowych we wszystkich postępowaniach cywilnych (Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw UDER 5).

Przykład dysfunkcji występującej de lege lata: przedsiębiorca prowadzi spór o wykonanie dużego kontraktu, w którym trzeba powołać biegłego i przeprowadzić postępowanie dowodowe (nie spełnia warunków rozpoznania w EPU). Obieg korespondencji sądowej odbywa się wyłącznie w formie papierowej. Przedsiębiorca musi dostarczyć papierową dokumentację do reprezentującego go pełnomocnika, który następnie wykonuje kserokopie, odpisy (które powinien doręczyć je papierowo tradycyjną pocztą pozostałym stronom postępowania lub sądowi w liczbie odpisów równej liczbie stron (uczestników postępowania). Przy dużych i skomplikowanych sprawach, gdzie występuje duża liczba stron, generuje to dodatkowe koszty i wydłuża czas pracy poświęcany na czynności techniczne, przez co wydłuża czas trwania postępowań oraz podwyższa koszty ostatecznie obciążające przedsiębiorców. Jeżeli te same czynności mogłaby zastąpić korespondencja elektroniczna opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to spowodowałoby to znaczne obniżenie ponoszonych wydatków oraz skróciło czas trwania postępowań.

Sądy polubowne i arbitrażowe dopuszczają w swoich regulaminach obieg korespondencji w formie elektronicznej, co bardzo wpływa na ograniczenie kosztów i czas trwania postępowań (trwają średnio sześć miesięcy).

Umożliwienie szerokiego stosowania e-korespondencji i e-podpisów to więc same korzyści – ułatwienie formalności, obniżenie kosztów dla przedsiębiorców (wysyłek, poświadczeń, dostarczania do sądu, dostarczania do pełnomocników w celu podpisywania i poświadczania dokumentów) przekładające się na przyspieszenie procesów sądowych z uwagi na znacznie szybszy obieg korespondencji.

 

Skąd wziąć na to fundusze?

Problem jak zwykle tkwi w realiach i finansach. Korekta przepisów, jak już wyżej zostało opisane, jest bowiem niewielka - koszty oprogramowania do weryfikacji podpisów elektronicznych oraz rozszerzenie funkcjonalności Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych i inne konieczne narzędzia IT, w które trzeba będzie wyposażyć wszystkie wydziały sądów, a nie tylko te zajmujące się EPU.

Ale czy nikt nie bierze pod uwagę długoterminowych oszczędności i wymiernych korzyści zarówno dla budżetu państwa, jak również obywateli? Skrócenie czasu trwania procedur to oczywista wymierna korzyść dla wszystkich. Podkreślić jednak trzeba, że na tym rozwiązaniu skorzysta także budżet państwa (koszty funkcjonowania sądów) i nasze środowisko naturalne. Zaoszczędzone tony papieru, koszty pracy drukarek, kopiarek i koszt licznych przesyłek pocztowych z pewnością szybko zrekompensują wydatki poniesione na inwestycje w rozwiązania i narzędzia IT oraz przeszkolenie pracowników sądów.

Nikt nie będzie wykluczony

W razie awarii czy innej przyczyny powodującej niemożność skorzystania z elektronicznej formy korespondencji jest przewidziany wentyl bezpieczeństwa w postaci możliwości złożenia oświadczenia o wyborze lub rezygnacji z wyboru wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, które będzie mogło być złożone za pośrednictwem tego systemu lub w formie oświadczenia pisemnego złożonego w sądzie. Zatem osoby wykluczone cyfrowo i niedysponujące odpowiednim sprzętem mogą złożyć oświadczenie o wyborze tradycyjnej formy korespondencji w sprawie sądowej.

Co więcej, propozycja upowszechnienia elektronicznego prowadzenie spraw i zobowiązanie sądów do komunikacji elektronicznej w prowadzonych sprawach sądowych jest w pełni popierana przez Krajową Administrację Skarbową, która stwierdziła, że przywiązanie sądów do tradycyjnej komunikacji utrudnia komunikację z nimi także innym instytucjom państwowym, wydłużając czas prowadzenia przez nich spraw. 

Maria Młotkowska, radczyni prawna i mediatorka, ekspertka prawna sektora publicznego i samorządowego

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.