Decyzja nr 59/2021 Sekretarza Generalnego Rady Unii Europejskiej ustanawiająca przepisy wykonawcze dotyczące stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 oraz ograniczenia praw osób, których dane dotyczą, do celów dochodzeń administracyjnych, postępowania dyscyplinarnego i sądowego

DECYZJA nr 59/2021 SEKRETARZA GENERALNEGO RADY UNII EUROPEJSKIEJ

ustanawiająca przepisy wykonawcze dotyczące stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 oraz ograniczenia praw osób, których dane dotyczą, do celów dochodzeń administracyjnych, postępowania dyscyplinarnego i sądowego

(2022/C 25/02)

SEKRETARZ GENERALNY RADY UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 235 ust. 4 i art. 240 ust. 2, uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE ¹ , w szczególności art. 25, uwzględniając opinię Europejskiego Inspektora Ochrony Danych z dnia 19 lipca 2021 r., z którym skonsultowano się zgodnie z art. 41 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725, a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie (UE) 2018/1725 ustanawia zasady i reguły mające zastosowanie do przetwarzania danych osobowych przez wszystkie instytucje i organy Unii, a także do praw osób, których dane dotyczą.

(2) W niektórych przypadkach Sekretariat Generalny Rady (SGR) może być zobowiązany do pogodzenia tych praw z celami dochodzeń administracyjnych, postępowania dyscyplinarnego i sądowego. Może być również wymagane zapewnienie równowagi między prawami osób, których dane dotyczą, a podstawowymi prawami i wolnościami innych osób, których dane dotyczą. W tym celu art. 25 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/1725 daje każdej instytucji lub organowi Unii możliwość ograniczenia stosowania art. 14-21, 35 i 36 rozporządzenia (UE) 2018/1725, a także art. 4, o ile ich przepisy odpowiadają prawom i obowiązkom przewidzianym w art. 14-21 tego rozporządzenia. O ile w akcie prawnym przyjętym na podstawie Traktatów nie przewidziano ograniczeń, konieczne jest przyjęcie przepisów wewnętrznych, na mocy których SGR jest uprawniony do ograniczenia tych praw.

(3) Artykuł 86 regulaminu pracowniczego ²  przewiduje możliwość prowadzenia przez organ powołujący dochodzeń i postępowań dyscyplinarnych w przypadku naruszenia przez urzędnika lub byłego urzędnika obowiązków wynikających z regulaminu pracowniczego, a w załączniku IX do regulaminu pracowniczego wyszczególniono zasady, środki i procedury dotyczące dochodzeń administracyjnych i postępowania dyscyplinarnego.

(4) Zgodnie z art. 13 decyzji nr 1/2018 Sekretarza Generalnego Rady w sprawie zadań Dyrekcji Bezpieczeństwa i Ochrony w zakresie bezpieczeństwa i ciągłości działania, dyrekcja ta jest uprawniona do prowadzenia dochodzeń w sprawach związanych z bezpieczeństwem, w sprawach wszelkich strat, nieuprawnionego ujawnienia lub narażenia na szwank informacji niejawnych UE, które miały miejsce w miejscach, w których prowadzone są prace Rady Europejskiej lub Rady, w SGR lub za pośrednictwem systemów teleinformatycznych obsługiwanych przez SGR, a także w ramach swoich obowiązków w zakresie zwalczania szpiegostwa oraz zapewniania ochrony przed biernym i aktywnym podsłuchem skierowanym przeciwko interesom UE, w pomieszczeniach SGR lub w miejscach, w których prowadzone są prace Rady Europejskiej i Rady.

(5) Art. 6 decyzji nr 6/2021 Sekretarza Generalnego Rady Unii Europejskiej w sprawie przyjęcia ogólnych przepisów wykonawczych dotyczących dochodzeń administracyjnych i postępowania dyscyplinarnego stanowi, że wszystkie zgromadzone dane osobowe są traktowane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 oraz że ograniczenia praw osób, których dane dotyczą, są rozpatrywane zgodnie z jego art. 25.

(6) Zgodnie z art. 13 decyzji nr 1/2018 Sekretarza Generalnego Rady w sprawie zadań Dyrekcji Bezpieczeństwa i Ochrony w zakresie bezpieczeństwa i ciągłości działania, dochodzenia prowadzone przez Dyrekcję Bezpieczeństwa i Ochrony są zgodne z przepisami wewnętrznymi określonymi w decyzji nr 6/2021 Sekretarza Generalnego Rady Unii Europejskiej w sprawie przyjęcia ogólnych przepisów wykonawczych dotyczących dochodzeń administracyjnych i postępowania dyscyplinarnego gdy tylko wyjdzie na jaw ewentualny udział urzędnika.

(7) Zgodnie z umową administracyjną z dnia 15 lutego 2017 r. zawartą między Europejskim Urzędem ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) a SGR, SGR jest również zobowiązany do powiadamiania OLAF-u o przypadkach ewentualnego oszustwa, korupcji i o wszelkich innych nielegalnych działaniach szkodzących interesom Unii, na które zwróci uwagę, oraz do przekazywania informacji OLAF-owi w tych sprawach.

(8) Prowadząc dochodzenia administracyjne i postępowania dyscyplinarne, właściwe departamenty gromadzą i przetwarzają różne rodzaje danych osobowych, w tym dane identyfikacyjne, informacje kontaktowe, zakresy obowiązków służbowych i zadania służbowe, informacje na temat zachowań prywatnych i postępowania zgodnego z etyką zawodową, dane finansowe lub dane dotyczące łączności. Osoby prowadzące dochodzenie zapewniają, by gromadzone przez nie dane osobowe były adekwatne, istotne i nienadmierne w stosunku do celów dochodzenia. Osoby, których dotyczy dochodzenie, są niezwłocznie informowane na piśmie po jego wszczęciu. Powinny one być również informowane o rodzaju danych, które są lub będą gromadzone, o tym, w jaki sposób będą one przetwarzane i jakie są prawa tych osób w tym zakresie.

(9) W należycie uzasadnionych przypadkach, jeżeli istnieje poważne ryzyko, że poinformowanie danej osoby zaszkodzi ustaleniu faktów i dowodów, konieczne może być odroczenie powiadomienia o wszczęciu postępowania wyjaśniającego. W takich przypadkach istnieje potrzeba pogodzenia praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725, z koniecznością ustalenia przez organ powołujący, czy urzędnicy naruszyli swoje obowiązki wynikające z regulaminu pracowniczego. Wszelkie ograniczenia praw osób, których dane dotyczą, wobec których prowadzone jest dochodzenie, powinny być stosowane wyłącznie w ograniczonych okolicznościach i rozpatrywane w sposób przejrzysty i proporcjonalny jeśli chodzi o zakres i czas trwania.

(10) Może być konieczna ochrona anonimowości świadka lub źródła. W takim przypadku prawo dostępu do tożsamości, zeznań i innych danych osobowych takich osób może zostać ograniczone w granicach prawa do obrony.

(11) Zgodnie z zasadą rozliczalności odpowiednie służby SGR powinny prowadzić rejestr stosowania wszelkich ograniczeń.

(12) Art. 25 ust. 6 rozporządzenia (UE) 2018/1725 zobowiązuje administratora do informowania osób, których dane dotyczą, o podstawowych powodach zastosowania ograniczenia oraz przysługującym im prawie do wniesienia skargi do EIOD.

(13) Zgodnie z art. 25 ust. 8 rozporządzenia (UE) 2018/1725, SGR jest uprawniony do tego, by wstrzymać przekazanie informacji, pominąć je lub go odmówić, gdyby mogło ono w jakikolwiek sposób unieważnić skutek ograniczenia. SGR powinien w poszczególnych przypadkach ocenić, czy powiadomienie o ograniczeniu unieważniłoby jego skutek.

(14) Ograniczenia powinny zostać zniesione, gdy tylko uzasadniające je warunki przestaną mieć zastosowanie lub jeżeli ich utrzymanie naruszyłoby prawo do obrony. Potrzeba wprowadzenia środków ograniczających powinna być regularnie oceniana.

(15) Należy konsultować z inspektorem ochrony danych (IOD) w odpowiednim czasie wszelkie ograniczenia, które należy zastosować, i informować go o nich; powinien on też mieć możliwość zgłaszania uwag na temat ich zgodności z niniejszą decyzją.

(16) Niniejsza decyzja była przedmiotem konsultacji z Komitetem Pracowniczym,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł  1

Zakres

1. Niniejsza decyzja określa zasady związane z warunkami, zgodnie z którymi Sekretariat Generalny Rady (SGR) może ograniczyć stosowanie art. 14-21, 35 i 36 rozporządzenia (UE) 2018/1725, a także art. 4, o ile jego przepisy odpowiadają prawom i obowiązkom przewidzianym w art. 14-21 tego rozporządzenia, zgodnie z jego art. 25.

2. Do celów niniejszej decyzji SGR uznaje się za administratora w rozumieniu art. 3 pkt 8 rozporządzenia (UE) 2018/1725. SGR jest reprezentowany przez Sekretarza Generalnego.

Artykuł  2

Ograniczenia

1. SGR może ograniczyć stosowanie art. 14-21, 35 i 36 rozporządzenia (UE) 2018/1725, a także art. 4, o ile jego przepisy odpowiadają prawom i obowiązkom przewidzianym w art. 14-21 rozporządzenia (UE) 2018/1725:

(a) zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. a), b), c), d), f), g) i h) rozporządzenia (UE) 2018/1725, przy prowadzeniu dochodzeń w sprawie bezpieczeństwa i dochodzeń administracyjnych lub postępowania dyscyplinarnego na podstawie decyzji nr 1/2018 Sekretarza Generalnego Rady w sprawie zadań Dyrekcji Bezpieczeństwa i Ochrony w zakresie bezpieczeństwa i ciągłości działania oraz na podstawie art. 86 i załącznika IX do regulaminu pracowniczego prowadzonych zgodnie z decyzją nr 6/2021 Sekretarza Generalnego Rady w sprawie przyjęcia ogólnych przepisów wykonawczych dotyczących dochodzeń administracyjnych i postępowania dyscyplinarnego;

(b) zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. a), b), c), d), f), g) i h) rozporządzenia (UE) 2018/1725, przy zapewnianiu pracownikom możliwości poufnego zgłaszania faktów, jeżeli odnośne służby uznają, że występują poważne nieprawidłowości, jak określono w decyzji nr 3/2016 Sekretarza Generalnego Rady w sprawie przyjęcia wewnętrznych zasad zgłaszania poważnych nieprawidłowości - Procedury wdrażania art. 22a, 22b i 22c regulaminu pracowniczego oraz art. 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego;

(c) zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. b), d) i h) rozporządzenia (UE) 2018/1725, przy prowadzeniu dochodzeń w kontekście wniosków o pomoc otrzymanych na podstawie art. 24 regulaminu pracowniczego;

(d) zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. h) rozporządzenia (UE) 2018/1725, przy zapewnieniu, że pracownicy mogą zgłaszać się do zaufanych doradców w kontekście postępowania w sprawie molestowania, zdefiniowanego decyzją nr 23/2021 Sekretarza Generalnego Rady Unii Europejskiej w sprawie mobbingu i molestowania seksualnego w miejscu pracy w Sekretariacie Generalny Rady;

(e) zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. a), b), c), d), f), g) i h) rozporządzenia (UE) 2018/1725, przy udzielaniu pomocy innym instytucjom, organom, urzędom i agencjom Unii lub otrzymywaniu od nich pomocy lub współpracy z nimi na podstawie odpowiednich umów o gwarantowanym poziomie usług, protokołów ustaleń i umów o współpracy;

(f) zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. a), b), c), d), f), g) i h) rozporządzenia (UE) 2018/1725, przy udzielaniu pomocy organom publicznym państw członkowskich UE lub otrzymywaniu od nich pomocy lub podczas współpracy z nimi, na ich wniosek lub z własnej inicjatywy;

(g) zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. a), b), c), d), f), g) i h) rozporządzenia (UE) 2018/1725, przy udzielaniu pomocy organom krajowym państw trzecich i organizacjom międzynarodowym lub otrzymywaniu od nich pomocy lub współpracy z takimi organami i organizacjami, na ich wniosek lub z własnej inicjatywy;

(h) zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. e) i h) rozporządzenia (UE) 2018/1725, przy przetwarzaniu danych osobowych w kontekście postępowania sądowego.

Artykuł  3

Stosowanie ograniczeń

1. Wszelkie ograniczenia praw i obowiązków, o których mowa w art. 2, muszą być konieczne i proporcjonalne oraz uwzględniać zagrożenia dla praw i wolności osób, których dane dotyczą.

2. Przed zastosowaniem jednego z ograniczeń wymienionych w art. 2 odnośne służby SGR przeprowadzają w poszczególnych przypadkach analizę konieczności i proporcjonalności. Ograniczenia nie mogą wykraczać poza to, co jest bezwzględnie konieczne do osiągnięcia ich celu.

3. Odnośna służba SGR odnotowuje powody wszelkich ograniczeń zastosowanych zgodnie z niniejszą decyzją, w tym analizę przewidzianą w art. 2 i przyczyny przewidziane w art. 25 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/1725. Zapis ten oraz, w stosownych przypadkach, leżące u jego podstaw dokumenty zawierające elementy stanu faktycznego oraz aspekty prawne stanowią część protokołu przechowywanego przez odnośną służbę SGR. Udostępnia się je EIOD na żądanie.

4. Przed zastosowaniem ograniczeń w odniesieniu do danych osobowych uzyskanych od innych instytucji, organów, agencji i urzędów Unii, od właściwych organów państw członkowskich lub państw trzecich lub od organizacji międzynarodowych na podstawie art. 2 ust. 1 lit. e), f) i g), SGR konsultuje się z tymi organizacjami w sprawie potencjalnych przyczyn nałożenia przedmiotowych ograniczeń, chyba że zagrażałoby to celowi działalności SGR.

Artykuł  4

Czas trwania i przegląd ograniczeń

1. Ograniczenia, o których mowa w art. 2, mają zastosowanie tak długo, jak długo mają zastosowanie powody je uzasadniające.

2. Odnośne służby SGR dokonują okresowego przeglądu stosowania ograniczeń, o których mowa w art. 2., co najmniej raz na sześć miesięcy.

3. Ograniczenia zostają zniesione, gdy tylko uzasadniające je okoliczności przestają mieć zastosowanie.

4. W przypadku gdy przyczyny ograniczenia, o którym mowa w art. 2, nie mają już zastosowania, SGR znosi ograniczenie i podaje powody ograniczenia osobie, której dane dotyczą. Jednocześnie SGR informuje osobę, której dane dotyczą, o możliwości wniesienia skargi do EIOD.

Artykuł  5

Udział inspektora ochrony danych

1. W przypadku gdy odnośna służba SGR stwierdzi, że prawa osoby, której dane dotyczą, powinny zostać ograniczone na podstawie niniejszej decyzji, informuje o tym IOD. Zapewnia ponadto IOD dostęp do zapisów oraz wszelkich leżących u ich podstaw dokumentów zawierających elementy stanu faktycznego oraz aspekty prawne. Odnośna służba SGR szczegółowo dokumentuje zaangażowanie IOD w stosowanie ograniczeń.

2. IOD może zwrócić się do odnośnych służb SGR o dokonanie przeglądu stosowania ograniczeń. Dana służba informuje na piśmie IOD o wyniku wnioskowanego przeglądu.

Artykuł  6

Przekazywanie informacji osobom, których dane dotyczą

1. SGR umieszcza w notach na temat ochrony danych publikowanych w rejestrze operacji przetwarzania prowadzonym przez IOD sekcję zawierającą ogólne informacje dla osób, których dane dotyczą, na temat możliwości ograniczenia praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 2 ust. 1. W informacjach tych uwzględnia się, które prawa mogą być ograniczane, przyczyny ewentualnego stosowania ograniczeń i ich potencjalny czas trwania.

2. Odnośne służby indywidualnie informują, stosując odpowiedni format, osoby, których dane dotyczą, o bieżących lub przyszłych ograniczeniach ich praw. Informują osobę, której dane dotyczą, o głównych powodach stosowania ograniczenia, o przysługującym jej prawie do konsultacji z IOD oraz o przysługującym jej prawie do wniesienia skargi do EIOD.

3. Odnośne służby mogą wstrzymać przekazanie informacji, pominąć je lub go odmówić osobom, których dane dotyczą, o których mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, tak długo jak zniweczyłoby to skutek tego ograniczenia. Oceny zasadności dokonuje się w poszczególnych przypadkach. Gdy tylko nie zniweczy to już skutku ograniczenia, informacje należy przekazać osobie, której dane dotyczą.

4. W przypadku gdy odnośne służby SGR ograniczają, całkowicie lub częściowo, przekazywanie informacji osobom, których dane dotyczą, o których mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, SGR zapisuje i rejestruje powody ograniczenia zgodnie z art. 3.

Artykuł  7

Zawiadamianie osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych

1. Jeżeli SGR jest zobowiązany do zawiadomienia o naruszeniu ochrony danych zgodnie z art. 35 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/1725, może, w wyjątkowych okolicznościach, ograniczyć takie zawiadomienie w całości lub w części. Dokumentuje tę decyzję zgodnie z art. 3 ust. 3 niniejszej decyzji.

2. Jeżeli przyczyny ograniczenia przestają mieć zastosowanie, SGR zawiadamia osobę, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych i informuje ją o głównych powodach ograniczenia oraz o przysługującym jej prawie do wniesienia skargi do EIOD.

Artykuł  8

Poufność łączności elektronicznej

1. W wyjątkowych okolicznościach SGR może ograniczyć prawo do poufności łączności elektronicznej na mocy art. 36 rozporządzenia (UE) 2018/1725.

2. Jeżeli SGR ogranicza prawo do poufności łączności elektronicznej, informuje osobę, której dane dotyczą, w odpowiedzi na każdy wniosek osoby, której dane dotyczą, o głównych powodach stosowania ograniczenia oraz o przysługującym jej prawie do wniesienia skargi do EIOD.

3. SGR może wstrzymać przekazanie informacji, pominąć je lub go odmówić gdy informacje dotyczą przyczyn ograniczenia i prawa do wniesienia skargi do EIOD tak długo, jak długo podważałoby to skutek tego ograniczenia. Oceny zasadności dokonuje się w poszczególnych przypadkach.

Artykuł  9

Ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą

1. Wszelkie ograniczenia respektują istotę podstawowych praw i wolności oraz są konieczne i proporcjonalne w społeczeństwie demokratycznym.

2. Ilekroć służba dochodzeniowa, której powierzono dochodzenie, ocenia konieczność i proporcjonalność ograniczenia, bierze pod uwagę potencjalne zagrożenia dla praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

3. Żadne ograniczenie nie może skutkować uniemożliwieniem osobom objętym dochodzeniem skorzystania z przysługującego im prawa do obrony, w szczególności prawa do bycia wysłuchanym. W przypadkach, w których powiadomienie o wszczęciu dochodzenia wobec danej osoby jest opóźnione, nie można wyciągnąć żadnych wniosków bez dania jej możliwości bycia wysłuchanym. W przypadkach gdy dowody i zeznania zostały opatrzone pseudonimem na etapie dochodzenia, pseudonimizacja lub jakiekolwiek inne ograniczenie muszą zostać zniesione w przypadku postępowania dyscyplinarnego.

Artykuł  10

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie dwudziestego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 20 grudnia 2021 r.

	Sekretarz Generalny
	Jeppe TRANHOLM-MIKKELSEN

1 Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39.

2 Rozporządzenie Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 z dnia 29 lutego 1968 r. ustanawiające regulamin pracowniczy urzędników Wspólnot Europejskich i warunki zatrudnienia innych pracowników Wspólnot oraz ustanawiające specjalne środki stosowane tymczasowo wobec urzędników Komisji (Dz.U. L 56 z 4.3.1968, s. 1).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2022.25.2
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja nr 59/2021 Sekretarza Generalnego Rady Unii Europejskiej ustanawiająca przepisy wykonawcze dotyczące stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 oraz ograniczenia praw osób, których dane dotyczą, do celów dochodzeń administracyjnych, postępowania dyscyplinarnego i sądowego
• Data aktu: 20/12/2021
• Data ogłoszenia: 18/01/2022
• Data wejścia w życie: 07/02/2022