DECYZJA kontrolera gwarancji proceduralnych w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych dotyczących rozpatrywania skarg

DECYZJA kontrolera gwarancji proceduralnych w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych dotyczących rozpatrywania skarg

(2022/C 494/07)

KONTROLER,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady i rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 ¹ , w szczególności jego art. 9a i 9b,

uwzględniając Kartę praw podstawowych Unii Europejskiej ² ,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) W rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2020/2223 ³  zmieniającym rozporządzenie (UE, Euratom) nr 883/2013 ustanowiono wewnętrzną funkcję kontrolera gwarancji proceduralnych ("kontroler") do celów ochrony i poszanowania gwarancji proceduralnych i praw podstawowych. Kontroler rozpatruje skargi dotyczące przestrzegania przez OLAF gwarancji proceduralnych, a także pod kątem naruszenia przepisów mających zastosowanie do dochodzeń prowadzonych przez OLAF, w szczególności naruszenia wymogów proceduralnych i praw podstawowych.

(2) Art. 9b ust. 11 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 zawiera wymóg, aby kontroler przyjmował przepisy wykonawcze dotyczące rozpatrywania skarg, po zasięgnięciu opinii Komitetu Nadzoru OLAF ⁴ .

(3) Opinii Komitetu Nadzoru OLAF zasięgnięto w dniu 29 września 2022 r.,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł  1

Definicje

Do celów niniejszej decyzji i bez uszczerbku dla definicji zawartych w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 883/2013 ("rozporządzenie w sprawie OLAF") stosuje się następujące definicje:

1) "dochodzenie OLAF-u" oznacza dochodzenie administracyjne prowadzone przez OLAF na podstawie art. 3, 4, art. 12e ust. 1 lit. c) lub art. 12f rozporządzenia w sprawie OLAF;

2) "osoba objęta dochodzeniem" oznacza każdą osobę lub podmiot gospodarczy, wobec których prowadzone jest dochodzenie OLAF-u;

3) "świadek" oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną, która może przekazać kontrolerowi informacje istotne dla ustalenia faktów dotyczących rozpatrywanej skargi.

Artykuł  2

Przedmiot i zasady

1. Niniejszą decyzją ustanawia się zasady, których należy przestrzegać w odniesieniu do wnoszenia i rozpatrywania skarg składanych do kontrolera na mocy art. 9b rozporządzenia w sprawie OLAF oraz do podejmowania działań następczych w związku z tymi skargami.

2. Kontroler rozpatruje skargi niezależnie, również od OLAF-u i Komitetu Nadzoru, nie ingerując w przebieg toczących się dochodzeń OLAF-u.

3. Kontroler jest związany ogólnymi zasadami prawa UE, w tym zasadami rzetelności i dobrej administracji.

4. Sekretariat Komitetu Nadzoru ("Sekretariat") zapewnia kontrolerowi wszelkie niezbędne wsparcie administracyjne i prawne na potrzeby procedury postępowania ze skargami. W szczególności Sekretariat wykonuje zadania administracyjne związane z procesem rozpatrywania skarg, takie jak rejestracja skarg i powiązanych dokumentów, korespondencja administracyjna i wymiana dokumentów ze stronami.

Artykuł  3

Wnoszenie skargi

1. Skargi składa się na piśmie - drogą elektroniczną lub pocztą. Zdecydowanie zachęca się skarżących do korzystania z formularza skargi dostępnego na stronie internetowej kontrolera. Skarżący mają prawo do bycia reprezentowanymi lub wspomaganymi przez wybraną przez siebie osobę.

2. Skarżący może się posługiwać dowolnym językiem urzędowym UE: Kontroler komunikuje się ze skarżącym w tym języku. W razie konieczności, w celu przyspieszenia procedury, do czasu przetłumaczenia potrzebnych dokumentów na język skargi, kontroler może uzgodnić ze skarżącym wymianę korespondencji w innym języku UE.

3. Skarga zawiera wyraźne odniesienie do (i) tożsamości skarżącego, (ii) przedmiotu skargi oraz, w miarę możliwości, (iii) numeru referencyjnego dochodzenia OLAF-u będącego przedmiotem skargi. Skarga obejmuje w szczególności: (i) jasny i zwięzły opis istotnych faktów oraz (ii) jasny i zwięzły opis domniemanego(-ych) naruszenia(-ń) gwarancji proceduralnych lub zasad mających zastosowanie do dochodzeń OLAF-u. Powyższe informacje muszą być wystarczające, aby kontroler mógł ustalić zakres skargi. W razie potrzeby skarżący może załączyć do skargi odpowiednie dokumenty potwierdzające.

4. Skargi wniesione do kontrolera nie mają wpływu na terminy postępowania sądowego. Nie mają one również skutku zawieszającego w odniesieniu do toczącego się dochodzenia, które jest przedmiotem skargi.

Artykuł  4

Rejestracja skarg

1. Skargi są rejestrowane najpóźniej w dniu roboczym następującym po dniu otrzymania skargi i otrzymują niepowtarzalny numer skargi.

2. Po dokonaniu rejestracji kontroler przesyła skarżącemu potwierdzenie odbioru i jednocześnie przekazuje skargę dyrektorowi generalnemu OLAF.

Artykuł  5

Wstępne rozpatrzenie skargi

1. W terminie 10 dni roboczych od daty otrzymania skargi kontroler decyduje, czy skarga jest dopuszczalna.

2. Kontroler odrzuca skargę jako niedopuszczalną, jeżeli:

a) została złożona przez osobę inną niż osoba objęta dochodzeniem;

b) nie dotyczy ona dochodzenia OLAF-u;

c) nie dotyczy ona domniemanego(-ych) naruszenia(-ń) gwarancji proceduralnych lub naruszenia(-ń) przepisów mających zastosowanie do dochodzeń OLAF-u;

d) została złożona po upływie terminów określonych w art. 9b ust. 2 rozporządzenia w sprawie OLAF ⁵ .

3. Kontroler uznaje również za niedopuszczalne wszelkie skargi dotyczące kwestii wchodzących w zakres kompetencji Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EIOD), tj. skargi dotyczące stosowania rozporządzenia 2018/1725 (UE) ⁶  oraz poszanowania podstawowego prawa do ochrony danych osobowych.

4. Kontroler bada również, w tym samym terminie, czy skarga jest ewidentnie bezzasadna, stanowi powtórzenie uprzedniej skargi lub stanowi nadużycie.

5. Jeżeli kontroler uzna skargę za niedopuszczalną, ewidentnie bezzasadną, stanowiącą powtórzenie lub nadużycie, zamyka sprawę i niezwłocznie informuje zarówno skarżącego, jak i dyrektora generalnego OLAF-u o powodach takiej decyzji.

Artykuł  6

Postępowanie sądowe

W przypadku gdy kontroler się dowie, że fakty przedstawione w skardze są lub były przedmiotem postępowania sądowego, zamyka sprawę i informuje o tym skarżącego i OLAF.

Artykuł  7

Postępowanie kontradyktoryjne

1. Kontroler nie może zakończyć oceny skargi, zanim nie wysłucha skarżącego i OLAF-u. Obie strony mają możliwość przedstawienia swojego punktu widzenia i przedłożenia wszelkich dokumentów potwierdzających. Zostają oni również poinformowani o złożeniu takich oświadczeń lub dokumentów przez drugą stronę i mają możliwość zgłoszenia uwag do nich w terminie wyznaczonym przez kontrolera.

2. W należycie uzasadnionych okolicznościach kontroler danych może podjąć decyzję o nieprzekazywaniu stronie informacji lub materiałów, które są istotne dla oceny skargi, jeżeli druga strona wystąpiła z wnioskiem o zachowanie poufności. Podejmując decyzję w tej sprawie, kontroler rozważa między innymi potrzebę ochrony poufności i skuteczności dochodzenia OLAF-u w świetle poszanowania zasady kontradyktoryjności. Skarżący nie może uzyskiwać dokumentów z akt sprawy OLAF-u, do których skarżący nie ma prawa dostępu na mocy innych przepisów prawnych lub do których OLAF już odmówił dostępu.

Artykuł  8

Działania w zakresie gromadzenia informacji

1. OLAF zapewnia kontrolerowi terminowy i odpowiedni dostęp do dokumentów związanych ze sprawą, niezbędnych do oceny skargi.

2. Kontroler zwraca się do OLAF-u o przedstawienie opinii na temat skargi lub jej konkretnych aspektów w określonym terminie, który zwykle nie przekracza 10 dni roboczych. OLAF może wystąpić z wnioskiem o przedłużenie tego terminu. Kontroler może zwrócić się do OLAF-u o dostarczenie dalszych informacji lub dostęp do akt sprawy (lub ich części). Kontroler może również zwrócić się do OLAF-u o dostarczenie tłumaczenia uwag na język skargi.

3. Kontroler zwraca się do skarżącego o przedstawienie uwag do opinii i informacji OLAF-u w terminie 5 dni roboczych. Skarżący może wystąpić z wnioskiem o przedłużenie tego terminu. Kontroler może również zwrócić się do skarżącego o dostarczenie dodatkowych informacji lub dokumentów bądź o wyjaśnienia dotyczące informacji lub dokumentów już przekazanych kontrolerowi.

4. Biorąc pod uwagę wkład, jaki w wyjaśnienie istotnych faktów mogą wnieść świadkowie, kontroler może zwrócić się do nich o udzielenie informacji, jeżeli takie postępowanie nie wpływa na poufność i skuteczność toczącego się dochodzenia OLAF-u oraz na prawa osób objętych dochodzeniem. Kontroler przekazuje zarówno skarżącemu, jak i OLAF-owi wszelkie zeznania świadków istotne dla skargi.

5. Kontroler może zażądać informacji, o których mowa w ust. 2-4, na piśmie lub w formie ustnych wyjaśnień.

Artykuł  9

Przesłuchania

1. Kontroler może organizować i przeprowadzać przesłuchania. Celem przesłuchań jest (i) uzyskanie informacji istotnych dla skargi lub (ii) znalezienie szybkiego rozwiązania dla skargi. Kontroler nie może prowadzić przesłuchań bez obecności zarówno OLAF-u, jak i skarżącego. Jeżeli jednak chodzi o świadków, kontroler przesłuchuje ich z wyłączeniem jawności, bez obecności OLAF i skarżącego.

2. Przesłuchania mogą odbywać się w siedzibie kontrolera lub wirtualnie za pośrednictwem wideokonferencji. Nie są one publiczne.

3. Kontroler określa datę, czas trwania i tryb przesłuchania. Kontroler zaprasza uczestników w odpowiednim czasie i podaje główne punkty przesłuchania. Skarżący może być reprezentowany lub wspierany przez swojego przedstawiciela prawnego. Kontroler jest wspierany przez kierownika sekretariatu i jego pracowników, którzy biorą udział w przesłuchaniu.

4. Kontroler sporządza protokół lub streszczenie przesłuchania i udostępnia go zarówno skarżącemu, jak i OLAF-owi. Obie strony mogą przedstawić swoje uwagi w terminie dwóch dni roboczych. Protokół włącza się do akt skargi.

Artykuł  10

Stwierdzenie braku naruszenia gwarancji proceduralnych lub przepisów mających zastosowanie do dochodzeń OLAF-u

Jeżeli kontroler, po dokonaniu oceny wszystkich zgromadzonych informacji i dowodów, stwierdzi, że nie udowodniono domniemanych naruszeń, zamyka sprawę i informuje o tym skarżącego i dyrektora generalnego OLAF-u.

Artykuł  11

Wezwanie do załatwienia skargi

1. Jeżeli kontroler stwierdzi, że OLAF nie przestrzegał przepisów, o których mowa w art. 9b ust. 1 rozporządzenia w sprawie OLAF, wzywa OLAF do podjęcia działań w celu załatwienia skargi. Kontroler może zaproponować podjęcie konkretnych działań.

2. OLAF informuje kontrolera o wszelkich działaniach, które zostały lub mają zostać podjęte w tym zakresie, w terminie 15 dni roboczych.

3. Kontroler dostarcza skarżącemu kopię odpowiedzi OLAF-u z prośbą o przedstawienie uwag w terminie 5 dni roboczych.

4. Jeżeli kontroler uzna rozwiązanie przedstawione przez OLAF za zadowalające, zamyka sprawę i informuje o tym OLAF i skarżącego.

Artykuł  12

Zalecenia

1. Jeżeli kontroler uzna rozwiązanie przedstawione przez OLAF za niezadowalające i uzna, że skarga może zostać załatwiona, wydaje zalecenie dotyczące sposobu załatwienia skargi w terminie określonym w art. 9b ust. 5 rozporządzenia w sprawie OLAF.

2. Jeżeli kontroler nie wyda zalecenia ani decyzji o zamknięciu sprawy w terminie określonym w art. 9b ust. 5 rozporządzenia w sprawie OLAF, uznaje się, że kontroler oddalił skargę bez wydania zalecenia.

3. Przed wydaniem zalecenia kontroler zasięga opinii Komitetu Nadzoru. W tym celu kontroler przygotowuje sprawozdanie zawierające wszystkie informacje niezbędne do wydania opinii przez Komitet Nadzoru. Sprawozdanie nie zawiera, w miarę możliwości, danych osobowych ani innych informacji, które mogłyby doprowadzić do identyfikacji skarżącego lub zagrozić poufności dochodzeń OLAF-u. Komitet Nadzoru udziela odpowiedzi w wyznaczonym przez kontrolera terminie, który nie może być krótszy niż 5 dni roboczych.

4. Kontroler zaleca OLAF-owi podjęcie, w określonym terminie, konkretnych działań w celu załatwienia skargi, w tym przynajmniej w celu zmiany lub uchylenia jego zaleceń lub sprawozdań, powtórzenia czynności dochodzeniowych lub wprowadzenia usprawnień w swoich procedurach w odniesieniu do spraw będących przedmiotem skargi. Kontroler informuje skarżącego o wydanym zaleceniu.

Artykuł  13

Działania następcze w związku z zaleceniami oraz zamknięcie

1. Dyrektor generalny OLAF-u informuje kontrolera o działaniach podjętych w celu wdrożenia zaleceń w terminie określonym w tych zaleceniach. W należycie uzasadnionych przypadkach dyrektor generalny OLAF-u może wystąpić z wnioskiem o przedłużenie tego terminu. Kontroler zamyka sprawę i informuje o tym OLAF i skarżącego.

2. Jeżeli dyrektor generalny OLAF podejmie decyzję, że nie zastosuje się do zalecenia, informuje o tym kontrolera i przedstawia główne powody swojej decyzji. Dyrektor generalny informuje o tym również skarżącego w zakresie, w jakim takie powiadomienie nie wpłynie na toczące się dochodzenie. Skarżący może zgłosić uwagi w terminie 5 dni roboczych. Po przeanalizowaniu decyzji dyrektora generalnego i ewentualnych uwag zgłoszonych przez skarżącego kontroler zamyka sprawę, przedstawiając ostateczne ustalenia.

3. Dyrektor generalny OLAF-u może podjąć decyzję o odstąpieniu od zalecenia, jeżeli w międzyczasie dowie się o okolicznościach dotyczących:

a) wszelkich postępowań sądowych toczących się przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej lub sądami krajowymi, związanych z dochodzeniem OLAF-u, które jest przedmiotem skargi;

b) ram prawnych regulujących stosunki OLAF-u z Prokuraturą Europejską (EPPO), a w szczególności spoczywającego na OLAF obowiązku zaprzestania wszelkich dochodzeń, gdy EPPO prowadzi dochodzenie w sprawie tych samych faktów. W takim przypadku dyrektor generalny OLAF-u informuje kontrolera o tych okolicznościach i ich wpływie na zalecenie.

Artykuł  14

Obowiązek współpracy

Zgodnie z zasadą lojalnej współpracy OLAF współpracuje z kontrolerem we wszystkich sprawach wchodzących w zakres kompetencji kontrolera.

Artykuł  15

Opinie doradcze

Dyrektor generalny OLAF może zwrócić się do kontrolera o opinię we wszelkich sprawach związanych z interpretacją lub stosowaniem gwarancji proceduralnych lub praw podstawowych, które wchodzą w zakres mandatu kontrolera, w tym w sprawie decyzji o odroczeniu poinformowania osoby objętej dochodzeniem na podstawie art. 9 ust. 3 rozporządzenia w sprawie OLAF. Dyrektor generalny wskazuje w takim wniosku termin, w jakim kontroler ma udzielić odpowiedzi.

Artykuł  16

Poufność i ochrona danych

1. Kontroler jest zobowiązany do zachowania tajemnicy zawodowej przy wykonywaniu swoich funkcji i dopilnowuje, aby informacje i dokumenty dostarczone przez OLAF były traktowane jako poufne. Kontroler zapewnia poufność dochodzeń nawet po ich zamknięciu.

2. Kontroler zapewnia stosowanie rozporządzenia (UE) 2018/1725. Kontroler jest w tym względzie wspomagany przez sekretariat Komitetu Nadzoru, reprezentowany przez kierownika sekretariatu, który działa jako "administrator danych" do celów rozporządzenia (UE) 2018/1725. Kontroler współpracuje również z inspektorem ochrony danych OLAF.

Artykuł  17

Wnioski o dostęp do akt skargi

Skarżący ma prawo dostępu do akt skargi, z poszanowaniem uzasadnionych interesów poufności i tajemnicy zawodowej, zgodnie z art. 41 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej. Skarżącemu nie przyznaje się dostępu do dokumentów OLAF-u, do których nie może uzyskać dostępu zgodnie z ramami prawnymi mającymi zastosowanie do dochodzeń OLAF-u. Kontroler konsultuje się z OLAF przed udzieleniem dostępu do dokumentów związanych z dochodzeniem.

Artykuł  18

Wnioski o publiczny dostęp do dokumentów

Wnioski o publiczny dostęp do dokumentów będących w posiadaniu kontrolera będą rozpatrywane zgodnie z warunkami i ograniczeniami przewidzianymi w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001 ⁷  i decyzji Komisji 2001/937 z dnia 5 grudnia 2001 r. zmieniającej jej regulamin wewnętrzny ⁸ .

Artykuł  19

Komitet Nadzoru

1. Działając niezależnie od Komitetu Nadzoru, kontroler nawiązuje z nim stosunki robocze oparte na wzajemnym zaufaniu i dobrej współpracy.

2. Kontroler konsultuje się z Komitetem Nadzoru przed wydaniem zalecenia zgodnie z art. 12 ust. 3 niniejszych przepisów.

3. Bez uszczerbku dla obowiązku zapewnienia poufności dochodzeń OLAF-u, nawet po ich zamknięciu, kontroler informuje Komitet:

(i) o wszystkich zaleceniach wydanych w następstwie opinii Komitetu;

(ii) o wszelkich kwestiach systemowych wynikających z oceny skarg;

(iii) o zaleceniach, do których nie zastosował się dyrektor generalny OLAF-u.

Artykuł  20

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem przyjęcia.

Sporządzono w Brukseli dnia 16 listopada 2022 r.

1 Dz.U. L 248 z 18.9.2013, s. 1.

2 Dz.U. C 326 z 26.10.2012, s. 391.

3 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2020/2223 z dnia 23 grudnia 2020 r. zmieniające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 883/2013 w odniesieniu do współpracy z Prokuraturą Europejską i skuteczności dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (Dz.U. L 437 z 28.12.2020, s. 49).

4 Art. 15 rozporządzenia w sprawie OLAF.

5 Art. 9b ust. 2 stanowi: Skargi wnosi się w terminie jednego miesiąca od powzięcia przez skarżącego wiadomości o istotnych faktach stanowiących zarzucane naruszenie gwarancji proceduralnych lub przepisów, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu. W każdym razie skargi wnosi się nie później niż jeden miesiąc od zakończenia dochodzenia. Skargi dotyczące terminu, o którym mowa w art. 9 ust. 2 i 4, wnosi się jednak przed upływem terminu dziesięciu dni. o którym mowa w tych przepisach.

6 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39).

7 Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43).

8 Dz.U. L 345 z 29.12.2001, s. 94.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2022.494.17
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: DECYZJA kontrolera gwarancji proceduralnych w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych dotyczących rozpatrywania skarg
• Data aktu: 28/12/2022
• Data ogłoszenia: 28/12/2022