Rezolucja 2020/1918 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Wsparcia BEREC (przed 20 grudnia 2018 r.: Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej) za rok budżetowy 2018

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2020/1918

z dnia 14 maja 2020 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Wsparcia BEREC (przed 20 grudnia 2018 r.: Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej) za rok budżetowy 2018

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Wsparcia BEREC za rok budżetowy 2018,

– uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0050/2020),

A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ¹  ostateczny budżet Agencji Wsparcia BEREC (zwanej dalej "Agencją") na rok budżetowy 2018 wyniósł 4 331 000 EUR, co stanowi wzrost o 2,00 % w porównaniu z 2017 r.; mając na uwadze, że budżet Agencji pochodzi w całości z budżetu Unii ² ;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2018 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdza, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2018 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,85 %, co oznacza spadek o 0,09 % w porównaniu z rokiem 2017; zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 82,68 %, co oznacza spadek o 4,24 % w porównaniu z rokiem 2017;

2. z niepokojem zauważa, że w Agencji odnotowano dużą rotację personelu, która stanowi zagrożenie dla realizacji jej programu prac; zauważa, że w celu ograniczenia tego ryzyka komitet zarządzający złożył wniosek o ustanowienie listy rezerwowej dla 75 % stanowisk, tak aby utrzymać procent wakatów na poziomie poniżej 15 %; zauważa ponadto, że po stworzeniu nowych stanowisk w celu uwzględnienia nowego mandatu Agencji zdefiniowanego w rozporządzeniu (UE) 2018/1971 Agencja zatrudniła w przyspieszonym trybie dodatkowo trzech nowych pracowników z istniejących list rezerwowych;

Wyniki

3. odnotowuje, że Agencja stosuje kilka rodzajów środków jako kluczowe wskaźniki skuteczności działania do oceny wartości dodanej wynikającej z jej działalności oraz do usprawnienia zarządzania budżetem;

4. przyjmuje do wiadomości, że Agencji zapewniono lepsze wsparcie informatyczne, w tym możliwość korzystania ze specjalistycznych technologii informacyjno-komunikacyjnych oraz usług w zakresie bezpieczeństwa IT;

5. z niepokojem zauważa, że Agencja nie dzieli zasobów z innymi agencjami ze względu na ograniczone zasoby własne; zauważa jednak, że w 2014 r. Agencja podpisała z agencją ENISA umowę o gwarantowanym poziomie usług dotyczącą dzielenia się zasobami w dziedzinie kontroli wewnętrznej; zauważa, że umowa ta została rozwiązana przez ENISA z dniem 1 stycznia 2020 r. w wyniku zmian w strukturze ENISA w związku z rozszerzeniem jej nowego mandatu; zauważa z zadowoleniem, że Agencja rozpoczęła wspólny projekt dotyczący współdzielenia infrastruktury informatycznej i inne projekty IT z kilkoma wspólnymi przedsięwzięciami i innymi agencjami unijnymi; z zadowoleniem przyjmuje tę inicjatywę i wzywa Agencję do dalszego eksplorowania możliwości outsourcingu oraz współpracy w zakresie nakładających się zadań z innymi instytucjami i organami Unii;

6. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że w 2018 r. Agencja ogłosiła zaproszenie do składania ofert w celu zawarcia umowy ramowej, przy czym zamówienia udzielono bez zwrócenia się do wybranego oferenta o uzasadnienie potencjalnie rażąco niskiej oferty; przyjmuje do wiadomości odpowiedź Agencji, z której wynika, że do 2018 r. nie dysponowała ona odrębnymi wytycznymi w zakresie rażąco niskich ofert, ale z zadowoleniem zauważa, że Agencja zawarła w swoim wewnętrznym podręczniku dotyczącym zamówień definicję rażąco niskiej oferty; wzywa Agencję do zwrócenia się o podanie przyczyn rażąco niskich ofert i przeanalizowania ich, tak aby zagwarantować zrównoważony charakter potencjalnie rażąco niskich ofert;

7. zachęca Agencję do dalszej cyfryzacji świadczonych usług;

Polityka kadrowa

8. zauważa, że w dniu 31 grudnia 2018 r. plan zatrudnienia zrealizowano w 100 % - przyjęto 14 pracowników na czas określony, podczas gdy budżet Unii przewidywał 14 stanowisk dla tej kategorii pracowników (w porównaniu z 14 stanowiskami zatwierdzonymi w 2017 r.); zauważa, że w 2018 r. w Agencji pracowało ponadto 9 pracowników kontraktowych i 4 oddelegowanych ekspertów krajowych;

9. zauważa z zaniepokojeniem, że Agencja jest zależna od zasobów zewnętrznych i od jednego przedsiębiorstwa, co stwarza zagrożenie dla ciągłości działania; zauważa z zaniepokojeniem, że Agencja nie osiągnęła masy krytycznej w zakresie personelu i kompetencji; wzywa Komisję do przedstawienia władzy budżetowej odpowiednich zasobów;

10. zauważa z zadowoleniem, że pod koniec 2018 r. prawie osiągnięto równowagę płci wśród personelu (52 % kobiet i 48 % mężczyzn), a także że osiągnięto równowagę płci na stanowiskach kierowniczych średniego szczebla (50 % kobiet i 50 % mężczyzn), a także zauważa że osiągnięto dobrą równowagę geograficzną, ponieważ Agencja zatrudnia pracowników z 13 państw członkowskich; ubolewa jednak, że pośród członków zarządu nie osiągnięto równowagi płci, ponieważ w gronie 28 osób jest tylko 5 kobiet; w związku z tym zwraca się do Komisji i państw członkowskich o uwzględnienie równowagi płci podczas przedstawiania kandydatur na członków zarządu;

11. z zaniepokojeniem zauważa, że w 2017 r. średni okres zatrudnienia w Agencji wynosił zaledwie 2,7 lat, co znajduje odzwierciedlenie w dużej rotacji personelu; zdaje sobie sprawę, że Agencji trudno jest przyciągnąć specjalistów, między innymi z powodu niskiego współczynnika korekty wynagrodzeń dla kraju siedziby Agencji (74,9 %); podkreśla, że częsta rotacja personelu wskazuje na możliwe problemy w Agencji z polityką "drzwi obrotowych"; wzywa Agencję do ponownej oceny polityki "drzwi obrotowych"; wyraża zaniepokojenie tym, że zmniejszenie liczby stanowisk zatwierdzanych w ostatnich latach w budżecie Unii oraz wprowadzenie dodatkowych zadań zwiększyło obciążenie pracą personelu Agencji; wskazuje, że taka sytuacja może stanowić zagrożenie dla realizacji jej programów prac; zauważa, że Agencja dąży do poprawy warunków zatrudnienia swojego personelu, a w 2018 r. rozpoczęła wdrażanie planu działania na rzecz zapewnienia świadczeń socjalnych; wzywa Agencję do znalezienia dalszych możliwości poprawy warunków pracy i życia personelu, biorąc pod uwagę, że władze łotewskie dążą do zawarcia nowej umowy w sprawie siedziby;

12. z zaniepokojeniem zauważa w sprawozdaniu Trybunału, że 4 maja 2018 r. Agencja podpisała umowę ramową z jednym przedsiębiorstwem na świadczenie usług biurowych i sekretarskich na okres czterech lat, a jej budżet wynosił maksymalnie 433 000 euro (kwota płatności dokonanych w 2018 r. to 27 655 EUR) i że od czerwca 2018 r. średnio 4 pracowników tego przedsiębiorstwa pracowało w Agencji wraz z 27 pracownikami Agencji; podkreśla, że wykorzystywanie umowy o świadczenie usług w celu uzyskania świadczenia pracy jest niezgodne z unijnymi przepisami socjalnymi i przepisami prawa pracy i naraża Agencję na ryzyko prawne i ryzyko uszczerbku na reputacji; wzywa Agencję do naprawienia tej sytuacji i złożenia sprawozdania organowi udzielającemu absolutorium;

13. zwraca uwagę, że Agencja podpisała umowę ramową z jednym przedsiębiorstwem na świadczenie usług biurowych i sekretarskich; przypomina jednak, że wypożyczenia personelu można dokonywać jedynie na mocy umów zawieranych z autoryzowanymi agencjami pracy tymczasowej oraz zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/104/WE ³  i ze szczegółowymi przepisami przyjętymi przez państwa członkowskie; z zaniepokojeniem stwierdza, że korzystanie z tej umowy na świadczenie usług nie jest zgodne z unijnymi przepisami socjalnymi i dotyczącymi zatrudnienia; przyjmuje do wiadomości odpowiedź Agencji, zgodnie z którą w wyniku otwartej procedury przetargowej zawarła ona umowę ramową na świadczenie usług biurowych i sekretarskich, które jest gwarantowane przez cały okres obowiązywania umowy, inaczej niż w przypadku korzystania z pracowników tymczasowych; zauważa, że zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia w umowie ramowej, która została załączona do zamówienia, wykonawca ma obowiązek przestrzegać obowiązujące przepisy unijne i krajowe;

Zamówienia publiczne

14. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że do końca 2017 r. Agencja wprowadziła elektroniczne procedury przetargowe w niektórych postępowaniach, lecz nie zaczęła jeszcze stosować elektronicznego fakturowania ani elektronicznego składania ofert; na podstawie odpowiedzi Agencji zauważa, że po podpisaniu w 2018 r. przez Agencję i Dyrekcję Generalną ds. Informatyki Komisji Europejskiej protokołu ustaleń w sprawie aplikacji e-PRIOR na użytek Agencji uruchomiono elektroniczny system składania ofert za pomocą aplikacji;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

15. odnotowuje już zrealizowane i aktualnie wdrażane działania Agencji służące zapewnieniu przejrzystości, a także zapobieganiu konfliktom interesów i zarządzaniu nimi; z zaniepokojeniem zauważa jednak, że Urząd nie publikuje życiorysów członków zarządu na swojej stronie internetowej; zauważa, że zarząd rozpoczął przegląd swojej dotychczasowej polityki określającej zasady zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi, gdzie przewidziano obowiązek składania przez członków zarządu deklaracji interesów wraz z życiorysami, które zostaną opublikowane na stronie internetowej Agencji;

Mechanizmy kontroli wewnętrznej

16. docenia, że Agencja przyjęła w końcu 7 grudnia 2018 r. wytyczne dotyczące informowania o nieprawidłowościach;

17. zauważa, że w 2018 r. Agencja przeprowadziła wewnętrzną procedurę oceny swoich systemów kontroli wewnętrznej i stwierdziła, że zostały one skutecznie wdrożone;

18. zauważa, że w 2018 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie z kontroli na temat planowania, sporządzania budżetu i monitorowania działań oraz sprawozdawczości w Urzędzie BEREC, w którego następstwie uzgodniono plan działań naprawczych;

Inne uwagi

19. zauważa, że Agencja przeprowadziła analizę prawdopodobnego wpływu decyzji Zjednoczonego Królestwa o wystąpieniu z Unii i opracowała niezbędne środki zaradcze; zauważa, że w Agencji nie ma pracowników posiadających jedynie obywatelstwo Zjednoczonego Królestwa, a zatem nie ma zagrożenia dla kwestii kadrowych;

20. wzywa Agencję, by położyła nacisk na rozpowszechnianie wyników swoich badań wśród ogółu społeczeństwa oraz docierała do obywateli za pośrednictwem mediów społecznościowych i innych narzędzi komunikacji;

o

o o

21. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 14 maja 2020 r. ⁴  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 108 z 22.3.2018, s. 157.

2 Dz.U. C 108 z 22.3.2018, s. 158.

3 Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/104/WE z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie pracy tymczasowej (Dz.U. L 327 z 5.12.2008, s. 9).

4 Teksty przyjęte, P9_TA(2020)0121.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2020.417.253
• Rodzaj: Rezolucja
• Tytuł: Rezolucja 2020/1918 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Wsparcia BEREC (przed 20 grudnia 2018 r.: Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej) za rok budżetowy 2018
• Data aktu: 14/05/2020
• Data ogłoszenia: 11/12/2020