Rezolucja 2023/1938 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej (FRA) za rok budżetowy 2021

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2023/1938

z dnia 10 maja 2023 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej (FRA) za rok budżetowy 2021

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej za rok budżetowy 2021,

- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając opinię przedstawioną przez Komisję Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0141/2023),

A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ¹  ostateczny budżet Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej (zwanej dalej "Agencją") na rok budżetowy 2021 wyniósł 24 860 491 EUR, co stanowi wzrost o 2,87 % w porównaniu z 2020 r.; mając na uwadze, że budżet Agencji pochodzi niemal wyłącznie z budżetu Unii;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2021 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdza, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że operacje leżące u jego podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. odnotowuje z uznaniem, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w roku budżetowym 2021 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 100,00 %, co odpowiada wskaźnikowi z 2020 r.; zauważa, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 70,95 %, co oznacza nieznaczny wzrost o 0,1 % w porównaniu z rokiem 2020;

2. zauważa, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału Agencja przeniosła na 2022 r. 7 mln EUR (27 %) środków na zobowiązania z 2021 r., z czego 96 % dotyczyło działań operacyjnych; zwraca uwagę na kolejną opinię Trybunału, zgodnie z którą wysoki poziom przeniesień wskazuje na problemy strukturalne w wykonywaniu budżetu przez Agencję i jest sprzeczny z budżetową zasadą jednoroczności; zauważa, że jest to kwestia występująca po raz kolejny; uznaje odpowiedź Agencji, że wysoki poziom przeniesień odzwierciedla przede wszystkim charakter podstawowej działalności Agencji, obejmującej projekty trwające kilka miesięcy, a nawet wykraczające poza koniec roku, oraz że wyniki Agencji przekraczają 99 %; z zadowoleniem przyjmuje wysiłki Agencji na rzecz poprawy planowania budżetu przez ustanowienie narzędzia monitorowania planowanych na kolejne lata przeniesień; wzywa Agencję, aby nadal monitorowała poziom przeniesień i usprawniała cykle wdrażania;

3. ubolewa, że plan zatrudnienia Agencji nie został zwiększony od 2017 r. oraz że wzrost budżetu odzwierciedlał głównie indeksację w oparciu o stopę inflacji i nie był współmierny do zwiększonego obciążenia pracą i wniosków, zwłaszcza po wejściu w życie rozporządzenia Rady (UE) 2022/555 ² , które zmieniło rozporządzenie Rady (WE) nr 168/2007 ³  ("rozporządzenie ustanawiające") w celu wprowadzenia nowych działań w obszarach współpracy sądowej i policyjnej; podkreśla, że bez odpowiednich zasobów finansowych i kadrowych Agencja nie będzie w stanie wykonywać wszystkich powierzonych jej zadań i w pełni realizować swojego nowego mandatu, co stworzy sytuację, która może wpłynąć na jakość świadczonych przez nią prac;

Wyniki działalności

4. zauważa z zadowoleniem, że przy pomiarze efektywności Agencja wykorzystuje system kluczowych wskaźników skuteczności działania; zauważa, że w 2021 r. zakończono aktualizację systemu pomiaru wyników Agencji i kluczowych wskaźników skuteczności działania, aby lepiej dostosować je do wymogów i potrzeb dokumentów programowych oraz sprawozdań z działalności; pochwala wysoki wskaźnik osiągnięć w odniesieniu do kluczowych wskaźników skuteczności działania w 2021 r., przy czym Agencja przekroczyła prawie wszystkie cele wyznaczone dla każdego kluczowego wskaźnika efektywności; odnotowuje w szczególności wybitne wyniki w odniesieniu do liczby uzyskanych wyników badań naukowych, wkładu Agencji i dostępu do wyników, a także zadowolenie zainteresowanych stron z działań Agencji;

5. z zadowoleniem przyjmuje inicjatywy Agencji mające na celu stworzenie synergii z innymi agencjami ds. wymiaru sprawiedliwości i spraw wewnętrznych (WSiSW) w wielu dziedzinach, w tym w zakresie cyfryzacji i wdrażania Europejskiego Zielonego Ładu; z uznaniem odnotowuje aktywny wkład Agencji w łącznie 60 działań w obszarze WSiSW w 2021 r.; z zadowoleniem przyjmuje decyzję Agencji o udziale w różnych wspólnych postępowaniach o udzielenie zamówienia, takich jak dotyczące oceny umiejętności zarządzania; odnotowuje w szczególności współpracę Agencji z Eurojustem w zakresie uzgodnienia wykazu konkretnych działań w obszarach będących przedmiotem wspólnego zainteresowania (np. europejski nakaz aresztowania), które mają zostać wdrożone w latach 2021-2022; zauważa ponadto, że w 2021 r. Agencja podpisała umowy robocze lub protokoły ustaleń z Europolem, CEPOL-em, Eurojustem i EIGE; z zadowoleniem przyjmuje wsparcie w zakresie praw podstawowych oferowane przez Agencję na rzecz projektów związanych ze sztuczną inteligencją i biometrią, prowadzonych przez Europejską Agencję Straży Granicznej i Przybrzeżnej (Frontex) i Europol;

6. zauważa, że Agencja przyczyniła się do realizacji łącznie około 60 działań w dziedzinie WSiSW, w tym 24 w dziedzinie migracji, azylu i zarządzania granicami oraz 16 w dziedzinie bezpieczeństwa wewnętrznego oraz poważnej i zorganizowanej przestępczości; podkreśla, że Agencja wspierała projekty związane ze sztuczną inteligencją i biometrią, prowadzone przez Europol i Frontex, oraz uważa, że zalecenia Agencji należy wziąć pod uwagę;

7. z zadowoleniem przyjmuje wsparcie Agencji dla Fronteksu w organizacji stanowisk i rekrutacji obserwatorów praw podstawowych i zastępcy urzędnika ds. praw podstawowych Fronteksu; podkreśla, że Agencja kontynuowała współpracę z Fronteksem, a dyrektor Agencji brał udział w posiedzeniach zarządu Fronteksu; ponadto z zadowoleniem przyjmuje aktywną rolę odgrywaną przez Agencję w szkoleniu obserwatorów praw podstawowych Fronteksu; przypomina, że przez cały 2021 r. Agencja zapewniała wsparcie z perspektywy praw podstawowych prowadzonym przez Europol i Frontex projektom związanym ze sztuczną inteligencją i biometrią;

Polityka kadrowa

8. zauważa, że na dzień 31 grudnia 2021 r. plan zatrudnienia zrealizowano w 93 % - zatrudnionych było 67 pracowników na czas określony, podczas gdy budżet Unii przewidywał 72 stanowisk dla tej kategorii pracowników (taka sama liczba zatwierdzonych stanowisk jak w 2020 r.); odnotowuje, że w 2021 r. dla Agencji pracowało dodatkowo 30,1 pracowników kontraktowych (w ekwiwalencie pełnego czasu pracy - EPC) i 6 oddelegowanych ekspertów krajowych (EPC);

9. z satysfakcją odnotowuje równowagę płci wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla Agencji - 3 mężczyzn (50 %) i 3 kobiety (50 %) na szczeblu zarządu, przy czym 37 z 64 członków (58 %) to kobiety, a wśród ogółu personelu Agencji - 49 z 96 członków (51 %) to kobiety;

10. przyjmuje do wiadomości bieżące prace Agencji nad opracowaniem długoterminowych zasad organizacji zasobów ludzkich na podstawie wyników trzech kluczowych wskaźników dotyczących kompetencji, oceny obciążenia pracą i badania dobrostanu; w tym kontekście z zadowoleniem przyjmuje ustanowienie nowego planu zarządzania zasobami ludzkimi Agencji; wzywa Agencję do zakończenia pozostałych etapów (ocena kompetencji i analiza braków kadrowych), aby wprowadzić oparty na kompetencjach system zarządzania talentami;

11. z zadowoleniem przyjmuje przyjęcie systemu SYSPER przez Agencję w 2021 r.; zauważa z uznaniem, że Agencja wdrożyła 9 modułów i pracuje nad wdrożeniem kolejnych trzech, zamierzając przyjąć dodatkowe moduły z pakietów podstawowych i opcjonalnych;

12. zauważa, że w 2021 r. Agencja nie zgłosiła żadnych przypadków wypalenia zawodowego; z zadowoleniem przyjmuje środki podejmowane przez Agencję w celu wspierania dobrostanu pracowników, takie jak świadczenie usług wsparcia psychologicznego dla personelu lub obecność doradcy medycznego raz w tygodniu;

Zamówienia publiczne

13. zauważa, że w 2021 r. Agencja wszczęła osiem postępowań o udzielenie zamówienia, trzy otwarte i pięć negocjowanych i podpisała 546 umów, z których trzy były umowami bezpośrednimi na łączną kwotę 2 768 596 EUR, 480 były umowami szczegółowymi lub formularzami zamówień na podstawie umów ramowych o całkowitej wartości 9 564 632 EUR, a 63 - zamówieniami o niskiej wartości na łączną kwotę 269 428 EUR;

14. docenia fakt, że Agencja korzysta z systemów eNotices, eTendering i eSubmission w swoich postępowaniach o udzielenie zamówienia; zachęca Agencję do dalszej cyfryzacji jej procedur udzielania zamówień i z zadowoleniem przyjmuje wysiłki Agencji na rzecz wdrożenia narzędzia zarządzania zamówieniami publicznymi (PPMT);

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

15. z zadowoleniem odnotowuje już zrealizowane i aktualnie wdrażane działania Agencji służące zapewnieniu przejrzystości, zapobieganiu konfliktom interesów i zarządzaniu nimi oraz w zakresie ochrony sygnalistów; z zadowoleniem przyjmuje działania podjęte przez Agencję w 2021 r. w odniesieniu do opracowania szczegółowych instrukcji roboczych określających procedury w zakresie wewnętrznego zgłaszania nieprawidłowości i późniejszego informowania o tych instrukcjach pracowników; przyjmuje do wiadomości, że w 2021 r. Agencja zmodyfikowała praktyczny przewodnik na temat zarządzania konfliktami interesów i zapobiegania im, skierowany do jej pracowników; zauważa też, że w 2021 r. nie zgłoszono żadnego przypadku konfliktu interesów ani żadnych nieprawidłowości; wyraża uznanie, że Agencja wprowadziła własne przepisy wewnętrzne w związku z tym, że w prawodawstwie UE brak jest przepisów regulujących podejmowanie działalności przez członków jej zarządu;

16. odnotowuje z uznaniem, że życiorysy i deklaracje o braku konfliktu interesów prawie wszystkich członków zarządu i członków jej komitetu naukowego zostały opublikowane na stronie internetowej Agencji; zauważa, że Agencja nie opublikowała życiorysów członków zespołu zarządzającego ani ekspertów wewnętrznych; zauważa jednak, że Agencja publikuje krótkie notki biograficzne członków zespołu zarządzającego i ekspertów wewnętrznych; wzywa Agencję do opublikowania pozostałych życiorysów i deklaracji o braku konfliktu interesów oraz z zadowoleniem przyjmuje środki już podjęte w celu ograniczenia ryzyka;

Mechanizmy kontroli wewnętrznej

17. zauważa, że w 2021 r. Agencja przeprowadziła kontrolę ex post wybranych transakcji przeprowadzonych w pierwszych miesiącach pandemii w 2020 r.; odnotowuje wniosek Agencji, zgodnie z którym kontrola ta ujawniła dwa potencjalne drobne błędy i doprowadziła do sformułowania pewnych uwag formalnych, ale nie stwierdzono w niej żadnych problemów o fundamentalnym znaczeniu; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w 2021 r. Agencja przyjęła zaktualizowaną wersję swojej strategii zwalczania nadużyć finansowych opartą na ocenie zorientowanej na konkretne rodzaje ryzyka, która to strategia obejmuje szkolenia w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym, podnoszenie świadomości pracowników przez sesje informacyjne i oceny ryzyka nadużyć finansowych;

18. zauważa, że w 2021 r. Agencja przeprowadziła ocenę poziomu wdrożenia nowych ram kontroli wewnętrznej; odnotowuje wniosek Agencji, że wszystkie elementy systemu są obecne i funkcjonują, przy czym konieczne są pewne ulepszenia zasad 3, 4, 5 i 14; zauważa w odniesieniu do zasad 3 i 5, że aktualizacja opisów stanowisk pracy dla wszystkich pracowników została pomyślnie zakończona w 2022 r. i w jej ramach dostosowano je do modelu SYSPER Komisji; zauważa w odniesieniu do zasady 4, że ramy kompetencji są w trakcie wdrażania i wzywa Agencję do przyspieszenia działań, aby zakończyć outsourcing zintegrowanej polityki komunikacji wewnętrznej (zasada 14);

19. zauważa w odniesieniu do prowadzonego przez Agencję procesu rejestracji i zatwierdzania wyjątków, że w 2021 r. zarejestrowano cztery wyjątki o łącznej wartości transakcji wynoszącej ponad 5 000 EUR, z których żaden zgodnie z oceną Agencji nie miał wpływu finansowego;

Cyfryzacja i zielona transformacja

20. docenia ciągłe wysiłki Agencji na rzecz stworzenia racjonalnego pod względem kosztów i przyjaznego dla środowiska miejsca pracy; odnotowuje zobowiązanie Agencji do przeprowadzenia oceny sposobu zmniejszenia jej śladu środowiskowego przy jednoczesnym uwzględnieniu sytuacji obecnej siedziby;

21. zauważa, że w latach 2020-2021 Agencja przyjęła usługi w chmurze (powiązane z telefonią, konferencjami wideo i internetowymi, współpracą online i zarządzaniem dokumentami), co doprowadziło do cyfryzacji wewnętrznych procesów finansowych i innych procesów; pochwala przyjęcie zintegrowanego systemu planowania podróży służbowych (MiPS), który przyczynia się do cyfryzacji działań Agencji oraz optymalizacji zasobów ludzkich i finansowych, w tym przez zastąpienie obiegu dokumentów w formie papierowej, przy jednoczesnym zapewnieniu pracownikom Agencji i działowi zasobów ludzkich lepszych zdolności w zakresie sprawozdawczości; ponadto pochwala bieżące działania Agencji mające na celu zapewnienie cyberbezpieczeństwa, a także nowe środki wdrożone w 2021 r., takie jak stosowanie uwierzytelniania dwuskładnikowego, monitorowanie połączeń geolokalizacyjnych oraz instalowanie najnowszych aktualizacji produktów; zachęca Agencję do ścisłej współpracy z Agencją Unii Europejskiej ds. Cyberbezpieczeń- stwa (ENISA) i zespołem reagowania na incydenty komputerowe w instytucjach, organach i agencjach Unii (CERT-UE), a także do regularnej oceny ryzyka w zakresie infrastruktury informatycznej oraz zapewnienia regularnych audytów i testów swojego cyberbezpieczeństwa;

Ciągłość działania w czasie kryzysu związanego z COVID-19

22. zauważa, że plan ciągłości działania był nadal aktywny w 2021 r., a wszystkie posiedzenia i wydarzenia Agencja prowadziła online; podkreśla, że w rezultacie z 29 zaplanowanych działań szkoleniowych tylko 13 faktycznie odbyło się i przeprowadzono je z wykorzystaniem rozwiązań internetowych, co stanowi niski wskaźnik realizacji wynoszący 45 %; zauważa ponadto, że aby ułatwić proces decyzyjny w obliczu braku posiedzeń fizycznych, zarząd podjął szereg decyzji w drodze procedur pisemnych; stwierdza, że w odniesieniu do rekrutacji Agencja korzystała z technologii wideokonferencji podczas rozmów kwalifikacyjnych;

23. zauważa, że w 2021 r. Agencja przeprowadziła szczegółową ocenę ryzyka w odniesieniu do wszystkich projektów w 2021 r., uwzględniając ryzyka związane z pandemią COVID-19; w tym kontekście wyraża uznanie dla Agencji za wskazanie działań łagodzących, których wdrożenie zapobiegło poważnym skutkom dla zakończenia planowanych działań w ramach projektu; podkreśla, że Forum Praw Podstawowych w 2021 r. - sztandarowe wydarzenie dotyczące stanu praw podstawowych w Unii - zostało zorganizowane w formacie hybrydowym; zachęca Agencję, aby wykorzystała doświadczenia z okresu pandemii COVID-19 w praktyce, żeby lepiej organizować posiedzenia, wydarzenia i rozmowy, które można w przyszłości skuteczniej przeprowadzać w trybie zdalnym niż przy udziale fizycznym;

Inne uwagi

24. odnotowuje stałe prace Agencji na rzecz zwiększenia jej widoczności publicznej i obecności w internecie, obejmujące szereg inicjatyw, takich jak zestaw narzędzi e-media dotyczący migracji, narzędzie e-uczenia się dotyczące Karty praw podstawowych Unii Europejskiej oraz podcast dotyczący praw podstawowych; zauważa w szczególności, że w 2021 r. w platformie praw podstawowych Agencji uczestniczyło 798 organizacji z wszystkich państw członkowskich oraz krajów kandydujących i że zgromadziła ona ponad 3 000 osób z całego świata; podkreśla, że Agencja nadal była agencją Unii o największej liczbie zamówionych publikacji; zauważa, że odniesienia do Agencji w mediach wzrosły o 35 %;

25. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2023 r. ⁴  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 141 z 29.3.2022, s. 60.

2 Rozporządzenie Rady (UE) 2022/555 z dnia 5 kwietnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 168/2007 ustanawiające Agencję Praw Podstawowych Unii Europejskiej (Dz.U. L 108 z 7.4.2022, s. 1).

3 Rozporządzenie Rady (WE) nr 168/2007 z dnia 15 lutego 2007 r. ustanawiające Agencję Praw Podstawowych Unii Europejskiej (Dz.U. L 53 z 22.2.2007, s. 1).

4 Teksty przyjęte, P9_TA(2023)0190.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2023.242.452
• Rodzaj: Rezolucja
• Tytuł: Rezolucja 2023/1938 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej (FRA) za rok budżetowy 2021
• Data aktu: 10/05/2023
• Data ogłoszenia: 29/09/2023